Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Электронная трудовая книжка в 2025 году: что нужно знать работодателю и работнику

С 2020 года в России началась масштабная реформа трудового законодательства, связанная с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2025 году система окончательно сформировалась, и понимание её нюансов становится критически важным для всех участников трудовых отношений. В этой статье разберём ключевые аспекты, которые должен знать каждый работодатель и работник.

Электронная трудовая книжка — это запись о трудовой деятельности работника, ведущаяся в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В отличие от привычной бумажной книжки, все данные о приёме на работу, переводах, увольнении и стаже хранятся в защищённом электронном формате и доступны через личный кабинет на портале Госуслуг.

По состоянию на 2025 год действуют следующие ключевые правила:

Для работников:
— С 2020 года при трудоустройстве в новую организацию можно выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажную или электронную.
— Если работник родился после 1966 года и выбрал электронный формат, бумажная книжка перестает обновляться.
— Работник в любой момент может запросить выписку из электронной трудовой книжки через работодателя или личный кабинет ПФР/Госуслуг.
Для работодателей:
— Обязанность направлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в течение 3 рабочих дней с момента издания соответствующего приказа (приём, увольнение, перевод).
— Необходимость предоставлять работнику выписку из ЭТК при увольнении по запросу.
— С 2023 года полностью сформирована инфраструктура обмена данными между работодателями и ПФР.

Сроки и форма отчётности

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) не позднее 3 рабочих дней с даты:
— заключения трудового договора;
— перевода на другую постоянную работу;
— увольнения работника;
— выявления ошибок в ранее предоставленных сведениях.

Ответственность за нарушения

В 2025 году штрафы за нарушения в сфере электронных трудовых книжек остаются актуальными:
— Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
— Для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Взаимодействие с бумажным архивом

Если работник продолжает вести бумажную тК, работодатель обязан:
— вести бумажную книжку по всем правилам;
— при этом также направлять сведения в ПФР (дублирование);
— при увольнении работника с электронной ТК — выдать выписку из ЭТК.

Доступ к сведениям

Любой работник может проверить свои электронные трудовые книжки:
— через личный кабинет на портале Госуслуг;
— через личный кабинет ПФР;
— запросив выписку у работодателя.

При смене работы

При увольнении важно:
Получить выписку из ЭТК (особенно если следующий работододатель требует подтверждение стажа).
Проверить корректность внесённых сведений в личном кабинете.
При обнаружении ошибок — сразу обратиться к предыдущему работодателю для внесения корректировок.

Пенсионные права

Электронная трудовая книжка напрямую влияет на пенсионные права. Неполный или некорректный стаж может привести к снижению пенсии, поэтому контроль за данными в ПФР — прямая обязанность каждого работника.

Если вы решили перейти на электронный формат:
Направьте заявление работодателю, в свободной форме с указанием выбора электронной ТК.
Получите свою бумажную книжку — она остаётся у вас на руках, новые записи в неё не вносятся.
Проверьте данные в ПФР — через 10-15 дней после подачи заявления убедитесь, что сведения поступили в систему.
При смене работы сообщайте новому работодателю о формате ведения ТК.

Ошибка работодателя: Задержка с отправкой СЗВ-ТД.
Решение: Автоматизируйте процесс через кадровую систему или настройте календарные напоминания.

Ошибка работника: Не проверяет данные в ПФР годами.
Решение: Устанавливайте напоминание проверять сведения раз в полгода.

Ошибка обеих сторон: Игнорирование расхождений между бумажной и электронной ТК.
Решение: При обнаружении несоответствий немедленно инициировать сверку через работодателя.

К 2025 году электронная трудовая книжка стала стандартом де-факто для большинства российских работников. Система позволила снизить бюрократические издержки, повысить прозрачность трудовых отношений и упростить контроль за пенсионными правами.

Главное правило для работодателя: Своевременно и корректно направлять данные в ПФР.
Главное правило для работника: Регулярно проверять актуальность сведений о своём стаже в личном кабинете.

Следование этим простым принципам позволит избежать проблем при оформлении пенсии, расчёте больничных пособий и других социальных гарантий.

—
Если у вас остались вопросы о порядке ведения электронных трудовых книжек, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому учёту или в территориальное отделение ПФР.