В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового делопроизводства и основным инструментом подтверждения стажа для миллионов россиян․ Несмотря на то, что в законодательстве нет отдельного закона с названием «Об электронной трудовой книжке», этот термин прочно закрепился в обиходе․ Юридически речь идет о сведениях о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ․
Используя авторитетные источники, такие как система КонсультантПлюс и разъяснения Социального фонда России (СФР, ранее ПФР), разберем все аспекты ведения, хранения и использования ЭТК в текущих реалиях․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это единая база данных, содержащая историю карьерного пути гражданина․ В ней фиксируется:
- Место работы (наименование работодателя);
- Дата приема, перевода и увольнения;
- Должность, профессия или специальность;
- Причины прекращения трудовых отношений;
- Сведения о награждениях и совместительстве (по желанию работника)․
Важно: Отправной точкой для формирования электронной базы стал период работы по состоянию на 1 января 2020 года․ Именно данные о должности, занимаемой сотрудником на эту дату, стали первыми записями в ЭТК․ Вся более ранняя история (до 2020 года) в электронном виде не отражается автоматически, если работник не предоставил бумажную трудовую для оцифровки при переходе․
Правовые основы и выбор формата
Согласно статьям 66 и 66․1 ТК РФ, у работников есть право выбора способа ведения трудовой книжки, однако этот выбор должен был быть сделан в переходный период (до конца 2020 года для работавших тогда граждан)․
Как обстоят дела в 2026 году?
- Для новых сотрудников (принятых с 2021 года): Трудовые книжки в бумажном виде не заводятся вообще․ Сведения о их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде․
- Для тех, кто работал до 2020 года: Если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки, она считается ненужной, и все сведения с 2020 года вносятся только в электронную базу․ Если заявление было подано, работодатель ведет и бумажную, и электронную версию параллельно․
В системе КонсультантПлюс подчеркивается, что отсутствие бумажного носителя не лишает работника прав․ Электронный формат обеспечивает меньше ошибок благодаря автоматизации и исключает риск потери документа при смене места работы․
Обязанности работодателя в 2026 году
Работодатель несет полную ответственность за своевременность и достоверность передаваемых сведений․ Основные требования:
- Регистрация и передача данных: Сведения о приеме, переводе и увольнении должны быть переданы в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (в 2026 году действуют ускоренные сроки отчетности)․
- Форма отчетности: Используется форма СЗВ-ТД (или ее актуальный цифровой аналог в системе СФР)․
- Выдача сведений работнику: По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан предоставить заверенную выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р) или подтвердить факт подачи сведений․
Обратите внимание: При приеме на работу в 2026 году от соискателя требуются паспорт и СНИЛС․ Бумажная трудовая книжка нужна только тем, кто ранее выбрал этот формат и продолжает его вести․ Для «цифровых» сотрудников достаточно запросить сведения из базы СФР (форма СТД-СФР)․
Как работнику проверить свою электронную трудовую?
Одно из главных преимуществ ЭТК — прозрачность․ Каждый гражданин может в любой момент проверить, передает ли работодатель сведения в СФР․ Сделать это можно через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги;
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России;
- Запросив выписку у текущего или бывшего работодателя;
- Обратившись в клиентскую службу СФР или МФЦ․
Это позволяет своевременно обнаружить ошибки (например, неверно указанную дату увольнения или должность) и потребовать их исправления․
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли писать заявление на переход на ЭТК в 2026 году?
Нет, сроки выбора формата (бумажный или электронный) для действующих сотрудников истекли еще в 2020 году․ В 2026 году заявления пишутся только в случае утери бумажной книжки (для восстановления записей) или при первом устройстве на работу (хотя для новых сотрудников с 2021 года бумажная уже не заводится)․
Что делать, если в электронной книжке ошибка?
Необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку․ Он обязан подать корректирующую форму СЗВ-ТД в СФР․ Если работодатель ликвидирован, исправлением занимается архив или СФР на основании имеющихся документов․
Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой?
Да․ Работодатель обязан по запросу выдать заверенную выписку (форма СТД-Р)․ Также аналогичный документ можно получить в СФР (форма СТД-СФР), который будет равнозначен выписке работодателя․
Электронная трудовая книжка в 2026 году — это удобный, защищенный и современный инструмент учета стажа․ Переход на «цифру», начавшийся в 2020 году, позволил создать единую базу данных, доступную гражданам в любой точке страны․ Работодателям важно помнить о строгой ответственности за передачу данных, а работникам, регулярно мониторить свой лицевой счет, чтобы гарантировать сохранность своего пенсионного стажа и трудового пути․
Информация подготовлена на основе актуального законодательства РФ и материалов справочно-правовой системы КонсультантПлюс по состоянию на май 2026 года․