Ситуация, когда сотрудник принимается на работу, не соответствующую его полученному образованию, встречается довольно часто․ Вопрос о том, как правильно заполнять трудовую книжку, если специальность не совпадает с занимаемой должностью, требует чёткого понимания терминологии и нормативных требований․ Ниже – подробное руководство, основанное на действующем законодательстве и практике ведения трудовых книжек (бумажных и электронных)․
Основные понятия: должность, профессия, специальность
- Должность – конкретная позиция в штатном расписании организации (например, «инженер‑программист», «менеджер по продажам»)․ Указывается в трудовом договоре и в графе 3 раздела «Сведения о работе»․
- Профессия – вид трудовой деятельности, требующий определённого уровня квалификации (например, «программист», «электрик»)․ Отражается в графе 3 при записи о второй профессии или при присвоении разряда․
- Специальность – направление подготовки, полученное в учебном зачестве (например, «Прикладная математика и информатика», «Юриспруденция»)․ Заполняется в графе 2–3 титульного листа трудовой книжки на основании диплома, аттестата или другого документа об образовании․
Важно помнить: специальность указывается именно из документов об образовании, а не из занимаемой должности․ Если работа не связана с полученной специальностью, это не является ошибкой – достаточно корректно внести сведения об образовании и о текущей должности․
- Титульный лист (сведения о работнике):
- ФИО, дата рождения, пол․
- Образование – указываем наименование специальности из диплома (например, «Юриспруденция»)․
- Квалификация (если есть) – бакалавр, специалист, магистр и т․д․
- Профессия – заполняется только если имеется документ о профессиональной подготовке (например, удостоверение о присвоении разряда)․ Если такого документа нет, поле оставляем пустым или ставим прочерк․
- Раздел «Сведения о работе»:
- Графа 1 – порядковый номер записи․
- Графа 2 – дата приёма на работу (или дата перевода)․
- Графа 3 – должность согласно штатному расписанию и трудовому договору (например, «оператор call‑центра», «менеджер по работе с клиентами»)․
- Графа 4 – основание записи (приказ о приёме, номер и дата)․
- Если сотрудник получает вторую профессию (например, проходит переподготовку и получает удостоверение «Электрогазосварщик 3‑го разряда»), то в разделе «Сведения о работе» делается дополнительная запись:
- Графа 2 – дата установления второй профессии․
- Графа 3 – запись вида «Установлена вторая профессия Электрогазосварщик с присвоением 3‑го разряда»․
- Графа 4 – номер и дата удостоверения․
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде․ В ЭТК поля аналогичны бумажному варианту, но заполняются через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или через систему работодателя․
- Образование и специальность вносятся в раздел «Сведения о работнике» на основании загруженного скана диплома или справки об образовании․
- Должность указывается в каждом периоде работы (раздел «Сведения о трудовой деятельности»)․
- Если работник до сих пор не определился с выбором способа ведения (бумажная/электронная), работодатель обязан вести бумажную ТК до получения заявления о переходе на электронный формат․
Как исправить ошибку в записи об образовании или специальности
Если в трудовой книжке уже содержится неверная запись (например, указана квалификация вместо специальности), её следует исправить следующим образом:
- Аккуратно зачеркнуть неверную запись одной тонкой линией, чтобы осталось читаемым исходное содержание․
- Слева от исправления поставить примечание «Исправлено доверенно» и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель)․
- Справа внести правильную запись (наименование специальности, уровень образования)․
- Указать дату исправления и номер приказа, на основании которого внесено изменение (если требуется внутренний регламент организации)․
В электронной трудовой книжке исправление производится через функцию «Редактировать запись» в личном кабинете; система автоматически сохраняет историю изменений․
Практические рекомендации для кадровых служб
- При приёме на работу всегда запрашивайте оригинал документа об образовании (диплом, аттестат, справка) и сверяйте указанную там специальность с тем, что планируете внести в ТК․
- Если должность не соответствует специальности, сделайте пометку в личном деле сотрудника: «работа не по профилю образования»․ Это поможет при планировании дальнейшего обучения или переподготовки․
- Внутренние инструкции по заполнению ТК должны чётко разделять понятия «должность», «профессия» и «специальность» – это снижает количество ошибок․
- При переходе на электронную форму ведения ТК проводите обучение сотрудников работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги» – так вы избежите задержек при подаче сведений об образовании․
- Регулярно проводите аудит трудовых книжек (раз в год) на предмет соответствия записей законодательству и внутренним нормативам․
Отсутствие совпадения специальности и занимаемой должности не является нарушением при ведении трудовой книжки․ Главное – правильно разделять должность (указывается в разделе о работе), профессию (отражает квалификацию и может быть второй записью) и специальность (берется из документа об образовании и фиксируется в титульном листе)․ Следуя этим правилам, вы обеспечите корректность как бумажных, так и электронных трудовых книжек, а также избежите возможных споров при проверках трудовой инспекции или при назначении пенсии․
Помните: аккуратность и внимание к нормативным документам – залог безупречного ведения трудовых книжек в любой организации․