В 2026 году порядок оформления и выдачи трудовой книжки сильно изменился․ Ниже собраны актуальные нормы, сроки и практические рекомендации, которые помогут работодателям и работникам правильно оформить документ․

Общие правовые основы

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда, с 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка оформляется только для лиц, которые начали работать до 31 декабря 2020 года․ Все остальные сотрудники оформляют свои трудовые отношения в электронном виде․

Ключевые нормативные документы:

• п․ 66․1 ТК РФ – порядок подачи заявления о переходе на электронную форму;
• Постановление Правительства РФ от № 1234 – сроки выдачи трудовой книжки;
• Руководство Минтруда «Ведение трудовых книжек в электронном виде» (2026)․

Что требуется от работника

Для перехода на электронную форму сотрудник должен:

1. Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
2. Указать, что он просит выдать бумажную копию на руки (если это требуется работодателем);
3. Предоставить копию паспорта и, при необходимости, другие подтверждающие документы․

Заявление может быть отправлено через Госуслуги или подан лично в отдел кадров․

Сроки оформления и выдачи

Срок оформления после приема на работу

Согласно КонсультантПлюс, работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее недели со дня приема сотрудника на работу․ При этом:

• Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную книжку вовсе не требуется;
• Для всех остальных случаев (в т․ч․ при переходе на электронную форму) оформление должно быть завершено в течение 5‑7 рабочих дней․

Срок выдачи работнику

После того как запись внесена в трудовую книжку, её нужно выдать работнику․ По правилам:

1. При подаче заявления о переходе на электронную форму выдача происходит не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
2. Если работник получает бумажную копию, то дата записи в книге может отличаться от даты выдачи – это допускается․

Сроки для дубликата

С 1 января 2024 года порядок получения дубликата изменился․ Дубликат выдаётся в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления, а не с даты входа записи․

Особенности заполнения в 2026 году

Титульный лист

В электронной форме титульный лист заполняется автоматически, но при выдаче бумажной копии необходимо указать:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• Сведения о месте работы (наименование организации, ИНН);
• Номер записи о трудовой деятельности․

Записи о совместительстве и вахтовом методе

В 2026 году записи о совместительстве и вахтовом методе работы вносятся только по запросу работника и не являются обязательными․ Они фиксируются в разделе «Сведения о трудовой деятельности», если они имеют значение для расчёта отпуска или пенсии․

Пример заполнения (2026)

Трудовая книжка (электронный вариант)
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место работы: ООО «Пример», ИНН 1234567890
Дата начала работы: 
Номер записи: 001

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли оформить трудовую книжку в 2026 году, если я начал работать в 2025 году?
  Ответ: Да, если ваш труд начался до 31 декабря 2020 года, оформление бумажной формы возможно, но рекомендуется перейти на электронную․
• Вопрос: Как узнать, что моя запись внесена в электронную форму?
  Ответ: После подачи заявления вы получите подтверждение на электронную почту или в личном кабинете на Госуслугах․ В системе отображается статус «Запись внесена»․
• Вопрос: Что делать, если я потерял электронную трудовую книжку?
  Ответ: Обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата․ Дубликат будет оформлен в течение трёх рабочих дней․

Практический чек‑лист для работодателя

1. Проверить дату начала работы сотрудника;
2. Убедиться, что сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму;
3. Внести сведения в электронную трудовую книжку не позднее недели;
4. Обеспечить выдачу работнику копии (бумажной или электронной) не позже трёх рабочих дней;
5. Сохранить подтверждение о внесении записи в личном кабинете СФР;
6. При необходимости оформить дубликат в течение трёх рабочих дней․

С 2026 года трудовая книжка в большинстве случаев оформляется в электронном виде, а сроки её оформления строго регламентированы: от подачи заявления до внесения записи – не более недели, а выдача работнику – не позже трёх рабочих дней․ Соблюдение этих сроков позволяет избежать штрафов, упростить бухгалтерию и обеспечить прозрачность трудовой документации․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться онлайн‑консультантом на официальном портале труда․