Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве. Цифровизация кадрового документооборота продолжается, и в 2026 году правила работы с ЭТК имеют свои четкие регламенты. Одним из ключевых аспектов остается вопрос сроков: когда работник должен подать заявление, в какие сроки работодатель обязан реагировать и что делать с новыми сотрудниками?
Исторические сроки: этап 2020 года
Для понимания текущей ситуации важно вспомнить изначальные сроки, установленные законом. В соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 года, работодатель был обязан:
- До 30 июня 2020 года включительно — уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- До 31 декабря 2020 года включительно — получить от работников письменные заявления о выборе способа ведения трудовой книжки: оставить бумажную или перейти на электронную.
Если работник до не подал заявление, его трудовая книжка автоматически оставалась бумажной, однако работодатель продолжал вести ее наравне с передачей электронных сведений.
Сроки предоставления заявления в текущий период
Несмотря на то, что массовый этап выбора завершился в 2020 году, право подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку у сотрудников сохраняется. В 2026 году действуют следующие правила и сроки:
Для действующих сотрудников
Работник, который ранее сохранил бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент изменить свое решение и подать работодателю заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ). Утвержденной формы такого заявления нет, оно подается в произвольной форме.
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления.
При увольнении
Если работник принимает решение о переходе на ЭТК в связи с увольнением, выдача бумажной трудовой книжки производится в день прекращения трудового договора.
Сроки передачи данных в СФР
С января 2023 года сведения, которые содержат информацию о поданных заявлениях о переходе на ЭТК, необходимо подавать в Социальный фонд России (СФР) с помощью формы ЕФС-1. Работодатель обязан передать эти данные не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имела место подача соответствующего заявления.
Прием на работу в 2026 году
Отдельного внимания заслуживают граждане, которые только начинают свою трудовую деятельность. Согласно актуальным правилам:
Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную трудовую книжку для него не нужно. Ведение документа осуществляется исключительно в электронном виде.
- У таких работников нет возможности выбрать способ ведения книжки.
- Никаких заявлений о переходе на ЭТК или сохранении бумажного варианта оформлять не требуется.
Что делать, если работник подал заявление в день приема на работу?
На практике встречаются ситуации, когда новый сотрудник, имеющий стаж до 2021 года и бумажную трудовую книжку, приносит ее при трудоустройстве и сразу же пишет заявление о переходе на ЭТК.
В этом случае алгоритм действий работодателя следующий:
- Оформить прием на работу в штатном режиме.
- Принять заявление о переходе на электронный формат.
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику в установленный срок — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (дата приема на работу).
Срок предоставления заявления на электронную трудовую книжку зависит от конкретной ситуации. Для «ветеранов» рынка, пропустивших кампанию 2020 года, право выбора остается бессрочным, а на выдачу бумажного документа работодателю дается три рабочих дня. Для новичков, выходящих на рынок в 2026 году, выбор сделан на законодательном уровне — только электронный формат без необходимости писать какие-либо заявления. Главное для работодателя, соблюдать сроки выдачи документов и своевременно отчитываться в СФР по форме ЕФС-1.