Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) правила их ведения и оформления претерпели существенные изменения. Актуальной датой сегодня является 22 мая 2026 года, и к этому моменту кадровикам и работодателям необходимо учитывать новые требования законодательства.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно «написать» трудовую книжку, оформить записи при переходе на электронный формат и что делать с сотрудниками, для которых это первое трудоустройство.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как работает

Электронная трудовая книжка — это цифровая информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, когда и по какой причине уволился. С 2020 года у работодателей появилась возможность вести сведения о трудовой деятельности в электронном формате в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Важно понимать ключевое различие:

• Бумажная трудовая книжка оформляется и ведется исключительно работодателем по основному месту работы в соответствии со статьей 66 ТК РФ.
• Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой след, который работодатель передает в Пенсионный фонд (ПФР).

Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году

Если вы принимаете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, который впервые устраивается на работу в 2025–2026 годах, бумажную книжку заводить не нужно. Вновь принятые сотрудники могут использовать только электронный вариант документа.

Пошаговая инструкция для работодателя:

1. Соберите документы. Попросите у нового сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
2. Оформите прием. Подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приеме на работу.
3. Сформируйте ЭТК. При первом трудоустройстве работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде, автоматически передавая сведения в ПФР.

Переход на электронную трудовую книжку: как написать запись

Если работник завел бумажную книжку до 2020 года, у него остается право выбора: продолжить ведение бумажного варианта или перейти на ЭТК. Работодатель обязан уведомить сотрудника о такой возможности.

Как оформить переход сотрудника на ЭТК:

1. Получите заявление. Работник должен написать заявление о переходе на электронный формат.
2. Внесите запись в бумажную трудовую. В бумажный бланк необходимо внести специальную запись о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и перешел на электронный формат.
3. Заверьте запись. Запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью (при наличии), чтобы у контролирующих органов не было вопросов.
4. Выдайте документ на руки. После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель прекращает ее ведение.

Как сделать выписку и где посмотреть ЭТК

Сотрудникам важно знать, как получить информацию из своей электронной трудовой книжки. Рекомендуется рассказать работникам о способах проверки данных:

• Через Госуслуги — самый быстрый способ получить выписку из ЭТК.
• В личном кабинете на сайте ПФР — можно оформить электронную трудовую книжку самостоятельно и посмотреть стаж.
• В МФЦ или отделении ПФР — для личного обращения и получения официальной выписки.
• У работодателя, по запросу работника компания обязана предоставить выписку из ЭТК.

Что важно помнить работодателю в 2026 году

1. Если сотрудник отказывается от ведения бумажной трудовой, работодатель не имеет права заставить его оставить бумажный формат.
2. В любой момент сотрудник может изменить свое решение и подать заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки.
3. Своевременная и корректная передача данных в ПФР — прямая обязанность работодателя. Ошибки в «написании» электронной трудовой книжки могут привести к штрафам.

Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил документооборот, но потребовал от кадровых специалистов внимательности. В 2026 году для новых сотрудников оформляется только ЭТК, а для опытных — сохраняется возможность выбора. Главное при работе с трудовыми книжками — соблюдать требования ТК РФ, правильно заверять записи о переходе на «электронку» и своевременно сдавать отчетность.