Сегодня 23:59:48 () актуальность вопроса о трудовой книжке остаётся высокой. В связи с переходом на цифровые сервисы в сфере труда и социальной защиты, Министерство труда и социальной защиты населения РК (МТСЗН) активно продвигает идею электронной трудовой книжки. Ниже представлен подробный обзор того, что такое электронная трудовая книжка, зачем она нужна, как её оформить и как она влияет на расчёт пенсии.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: места работы, должности, периоды работы, награды и взыскания. Традиционно она велась в бумажном виде и являлась основным доказательством трудового стажа при:

• назначении пенсии по возрасту или выслуге лет;
• оформлении социальных выплат (пособия по безработице, больничные);
• подтверждении опыта при приёме на новую работу;
• разрешении трудовых споров.

С 6 октября 2025 года МТСЗН РК напомнило гражданам, что трудовая книжка необходима для подтверждения стажа при расчёте пенсии, однако её форма может быть как бумажной, так и электронной.

Переход к электронной трудовой книжке в РК

В рамках государственной программы «Digital Kazakhstan» и в соответствии с Законом РК «О трудовой книжке» (с поправками 2024 года) с 1 января 2026 года вводится обязательный электронный учёт трудовой деятельности. Основные этапы перехода:

1. Пилотный проект (2023‑2024 гг.) – тестирование системы в отдельных регионах и крупных предприятиях.
2. Масштабирование (2025 г.) – подключение всех государственных и частных работодателей к единой информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).
3. Обязательный переход (с ) – все новые записи о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях вносятся исключительно в электронный формат.

Бумажные трудовые книжки, выданные до , сохраняют своё юридическое действие, но новые записи в них больше не вносятся.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Процесс оформления ЭТК включает несколько шагов, доступных как работнику, так и работодателю:

Регистрация в государственной информационной системе

• Гражданин получает личный кабинет на портале egov.kz (или через мобильное приложение «eGov Mobile»).
• В разделе «Трудовая деятельность» пользователь подтверждает свою личность mediante ЭЦП или через SMS‑код;
• Система автоматически создаёт электронную трудовую книжку, привязанную к ИИН.

Внесение записей работодателем

• Работодатель, имея доступ к системе через корпоративный аккаунт, при оформлении приказа о приёме на работу заполняет электронную форму:
• дата приёма;
• должность, подразделение;
• вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• реквизиты приказа.
• После подписания приказа ЭЦП запись сразу появляется в трудовой книжке сотрудника.
• Аналогично оформляются переводы, отпуска, больничные, увольнения и награды.

Просмотр и выписка

• Сотрудник может в любой момент выгрузить выписку из ЭТК в формате PDF или XML.
• Выписка заверяется электронной подписью МТСЗН и имеет равную юридическую силу с бумажной книжкой.
• При необходимости можно заказать заверенную бумажную выписку в центре обслуживания населения.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность: информация доступна 24/7 из любого места с интернет‑подключением.
• Безопасность: защита данных шифрованием и электронной подписью исключает подделку и утрату.
• Скорость: внесение записи происходит мгновенно после подписания приказа.
• Сокращение бюрократии: отсутствие необходимости хранения и передачи бумажных документов между отделами кадров.
• Интеграция: автоматическая синхронизация с системами начисления пенсии, социального страхования и налоговой службы.

Недостатки и возможные риски

• Технические сбои: при отказе системы доступ к данным может быть временно ограничен.
• Цифровое неравенство: пожилые работники или жители удалённых районов могут испытывать трудности с использованием портала.
• Зависимость от ЭЦП: потеря или компрометация электронной подписи требует восстановления доступа.
• Конфиденциальность: необходимость строгого контроля доступа к личным данным работников.

Как подтверждать трудовой стаж для расчёта пенсии?

Согласно разъяснениям МТСЗН от 6 октября 2025 года, для назначения пенсии достаточно предоставить:

1. Выписку из электронной трудовой книжки (PDF с ЭЦП).
2. Справку о периодах работы, выданную работодателем и заверенную в системе «Электронная трудовая книжка».
3. При отсутствии электронных данных (например, работа до 2026 года) – бумажную трудовую книжку или архивные справки из бывших работодателей;

Пенсионный фонд РК автоматически получает данные из ЭТК через межведомственное взаимодействие, поэтому в большинстве случаев гражданину достаточно подать заявление онлайн, а система сама подсчитает стаж и размер выплаты.

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников:

• Регулярно проверять свою электронную трудовую книжку в личном кабинете egov.kz.
• Своевременно обновлять контактные данные и обеспечивать действительность ЭЦП.
• При переходе к новому работодателю запрашивать подтверждение о внесении записи в ЭТК.
• Сохранять копии выписок из ЭТК на надёжных носителях (облачное хранилище, USB‑накопитель).

Для работодателей:

• Обеспечить доступ кадровой службы к корпоративному аккаунту в системе ЭТК.
• Обучить сотрудников работе с электронными трудовыми книжками и использованию ЭЦП.
• Внутренние приказы о приёме, переводе и увольнении оформлять исключительно в электронном виде с обязательной подписью.
• Проводить периодические аудиты соответствия данных в ЭТК первичной документации (трудовые договоры, приказы).

Электронная трудовая книжка в Республике Казахстан – это важный шаг к цифровизации трудовой сферы, повышению прозрачности и упрощению взаимодействия между работником, работодателем и государственными органами. Несмотря на некоторые технические и социальные вызовы, преимущества ЭТК значительно перевешивают потенциальные риски. Соблюдение простых правил регистрации, timely обновления данных и взаимодействия с системой позволит гражданам без труда подтверждать свой трудовой стаж для расчёта пенсии и получения других социальных выплат.

Следите за обновлениями на официальном портале egov.kz и консультируйтесь с отделом кадров вашей организации, чтобы быть уверенными в корректности ведения вашей электронной трудовой книжки.