В 2026 году вопрос «Прошу вас предоставить мне трудовую книжку» звучит иначе, чем ещё пять лет назад. Из-за масштабной цифровой трансформации в сфере трудовых отношений в России, понятие «трудовая книжка» претерпело фундаментальные изменения. Теперь это не просто бумажный документ с печатями и записями, а цифровой архив, хранящийся в системе Пенсионного фонда России (ПФР). В этой статье мы подробно разберём, что делать, если вы — новый сотрудник, увольняющийся работник или работодатель — получаете запрос на предоставление трудовой книжки.

Что изменилось с 2021 года?

С 1 января 2021 года в России вступил в силу закон, согласно которому все новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная трудовая книжка для них больше не заводится — ни по инициативе работника, ни по требованию работодателя.

Это означает, что если вы пришли на первую работу в 2025 или 2026 году и просите «предоставить трудовую книжку», вам ответят:

• «У вас нет бумажной трудовой книжки — она не заводится»;
• «Ваша трудовая история хранится в электронном виде в ПФР»;
• «Вы можете получить выписку из ЭТК в любое время, бесплатно и в бумажном или электронном виде».

Что делать, если вы — новый сотрудник?

Вы не обязаны предоставлять бумажную трудовую книжку

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при поступлении на работу соискатель должен предъявить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• документ об образовании;
• трудовую книжку — если она есть.

Если вы впервые устраиваетесь на работу — трудовой книжки у вас нет. Это нормально. Вы не нарушаете закон, не предоставляя её. Работодатель обязан завести для вас электронную трудовую книжку автоматически — на основании ваших данных, переданных в ПФР.

Как получить доступ к своей ЭТК?

Ваша электронная трудовая книжка хранится в базе данных Пенсионного фонда России. Чтобы посмотреть её содержимое, вам нужно:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (подтверждённая учётная запись).
2. Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Просмотреть все записи о вашей трудовой деятельности: даты приёма, увольнения, должности, организации.

Если у вас нет учётной записи на Госуслугах, вы можете:

• Обратиться в любое отделение Пенсионного фонда России с паспортом и СНИЛС, вам выдадут бумажную выписку из ЭТК;
• Зайти в личный кабинет на сайте ПФР: https://es.pfrf.ru (требуется регистрация и подтверждение личности);
• Подать запрос через МФЦ, там также выдадут выписку в течение 3–5 рабочих дней.

Что делать, если вы, работник, у которого уже есть бумажная трудовая книжка?

Если вы работали до 2021 года и имеете бумажную трудовую книжку — вы можете выбрать один из двух вариантов:

Вариант 1: Оставить бумажную трудовую книжку

Вы имеете право сохранить бумажную трудовую книжку и продолжать использовать её. В этом случае:

• Новый работодатель вносит записи в вашу существующую бумажную книжку;
• Электронная трудовая книжка не создаётся, вы не переходите на цифровой формат.

Вариант 2: Перейти на электронную трудовую книжку

Если вы хотите перейти на ЭТК, вам нужно:

1. Написать заявление на имя работодателя о переходе на электронную трудовую книжку (образец есть в любом кадровом отделе).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней:
• вносит в вашу бумажную трудовую книжку запись: «Переведена на ведение в электронной форме»;
• передаёт все данные о вашей трудовой деятельности в ПФР;
• возвращает вам бумажную трудовую книжку с пометкой о переходе.
3. После этого все новые записи будут вестись только в ЭТК.

Важно! После перехода на ЭТК бумажная книжка остаётся у вас как исторический документ — её нельзя уничтожать. Она содержит важные сведения о вашей трудовой деятельности до 2021 года.

Что делать, если вы — работодатель?

Если сотрудник пришёл с запросом: «Прошу вас предоставить мне трудовую книжку», ваш ответ зависит от его статуса:

Ситуация 1: Сотрудник — новичок (никогда не работал)

• Вы не можете завести ему бумажную трудовую книжку — это противоречит закону с 2021 года.
• Вы обязаны передать сведения о его приёме на работу в ПФР в течение 1 рабочего дня через систему ЕФС-1 (форма отчёта).
• Сотрудник получит доступ к ЭТК через Госуслуги или ПФР.
• Предоставлять ему бумажную книжку нельзя — это административное нарушение (штраф до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ).

Ситуация 2: Сотрудник, опытный работник с бумажной трудовой книжкой

• Вы принимаете его трудовую книжку и вносите в неё все записи (приём, переводы, увольнение).
• Если он подаст заявление о переходе на ЭТК — вы обязаны внести запись о переходе и передать данные в ПФР.
• После перехода, все новые записи ведутся только в ЭТК, а бумажная книжка остаётся у сотрудника как архив.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Если вам нужна бумажная копия трудовой истории — например, для оформления кредита, визы или приёма на новую работу, вы можете получить выписку из ЭТК в следующих форматах:

• Электронная выписка, скачивается с Госуслуг или ПФР в PDF (с электронной подписью).
• Бумажная выписка, выдаётся в ПФР, МФЦ или через работодателя (если вы ещё работаете).
• Выписка от работодателя, если вы уволились, предыдущий работодатель обязан выдать вам выписку из ЭТК в течение 3 дней по вашему письменному запросу.

Образец запроса:

Заявление
Руководителю [ФИО] от [ФИО сотрудника]
Прошу предоставить мне выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде в соответствии с частью 5 статьи 62 ТК РФ.
Подпись: __________

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет. Если вы устраиваетесь на работу впервые — ЭТК обязательна. Если у вас уже есть бумажная книжка — вы можете её сохранить, но не можете запретить работодателю вести ЭТК для новых записей, если вы подали заявление о переходе.

Вопрос 2: Что будет, если работодатель не передаст данные в ПФР?

Это нарушение. Работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей. Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или ПФР с жалобой — и тогда работодателю придётся исправлять ошибки за свой счёт.

Вопрос 3: Можно ли посмотреть ЭТК без Госуслуг?

Да. Через Пенсионный фонд, МФЦ, или через предыдущего работодателя. Также можно запросить выписку по почте — но это занимает больше времени.

Вопрос 4: Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Обязательно! Бумажная книжка содержит историю вашей трудовой деятельности до 2021 года. Она нужна для подтверждения стажа, особенно при выходе на пенсию. Храните её как важный документ.

В 2026 году ответ зависит от контекста:

• Если сотрудник, новичок: «У вас нет бумажной трудовой книжки — она не заводится. Ваша трудовая история хранится в электронной форме в ПФР. Вы можете получить выписку через Госуслуги или у нас в кадровом отделе».
• Если сотрудник — опытный работник: «Ваша трудовая книжка у вас на руках. Мы внесём новую запись в неё. Если вы хотите перейти на электронную форму, подайте заявление».
• Если сотрудник увольняется: «Ваша трудовая книжка (бумажная или выписка из ЭТК) будет выдана вам в день увольнения в соответствии с ТК РФ».

Помните: Трудовая книжка — это не просто документ. Это ваша профессиональная биография. В эпоху цифровизации она стала более защищённой, доступной и надёжной — но требует от вас и работодателя нового подхода к её ведению.

Если вы сомневаетесь — всегда обращайтесь в Пенсионный фонд России или в службу поддержки Госуслуг. Лучше перепроверить, чем получить штраф или потерять трудовой стаж.

Важно! С 2026 года все работодатели обязаны вести ЭТК для новых сотрудников. Никто не имеет права требовать бумажную трудовую книжку у соискателя, который впервые устраивается на работу — это противоречит закону.