Трудовая книжка — один из самых важных документов в трудовых отношениях. В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные зарплаты, а также сведения о переходе на электронный формат. Вопрос о том, где можно получить копию трудовой книжки, часто возникает у работников, которые потеряли оригинал, переехали в другой город или просто хотят иметь резервный документ.
Копия бумажной трудовой книжки
Если у вас осталась бумажная трудовая книжка, но вы хотите получить её копию, то это можно сделать в следующих местах:
- Кадровый отдел работодателя – обычно работодатель предоставляет копию по письменному заявлению работника. Важно приложить копию самого заявления, заверенную работодателем.
- Территориальное подразделение СФР (Службы Федеральной регистрации) – можно запросить копию у специалиста по кадровому учету.
- Госуслуги (портал gosuslugi.ru) – в разделе «Услуги» под категорией «Работа и занятость» есть пункт «Выписка из трудовой книжки». Заполните онлайн‑заявление, и в течение 3–5 рабочих дней получите копию в электронном виде.
Копия электронной трудовой книжки
С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в системе «Мои документы» и доступна через портал Госуслуги. Чтобы получить копию ЭТК, следуйте этим шагам:
- Перейдите на портал Госуслуг.
- В разделе «Услуги» выберите категорию «Работа и занятость».
- Найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите «Получить выписку».
- Заполните онлайн‑заявление. При необходимости приложите копию заявления о переходе на ЭТК, заверенную прежним работодателем.
- После проверки документов вы получите электронную копию в формате PDF. Она будет иметь электронную подпись и будет действительной в течение 3 лет.
Если у вас есть УКЭП (установленная квалифицированная электронная подпись), вы можете получить выписку быстрее, так как система будет автоматически проверять вашу личность.
Как заверить копию трудовой книжки
Для того чтобы копия трудовой книжки была признана официальной, её необходимо заверить. В 2026 году действуют следующие правила:
- Копия должна быть сделана с всех страниц оригинала.
- На каждой странице должна быть надпись «Копия» и штамп «Копия верна».
- В конце копии указывается, где хранится оригинал (например, «Оригинал хранится у работодателя»).
- Заверить копию можно в отделе кадров работодателя или в нотариальной конторе.
Где взять копию трудовой книжки, если вы уже сменили работодателя
Если вы сменили работу и хотите получить копию трудовой книжки от прежнего работодателя, вам понадобится:
- Письменное заявление о выдаче копии, подписанное вами.
- Справка от прежнего работодателя, подтверждающая, что вы подавали заявление о переходе на ЭТК (если применимо).
- Копию самого заявления, заверенную прежним работодателем.
После подачи всех документов в кадровый отдел прежнего работодателя, вы получите копию в течение 3–5 рабочих дней.
Практические советы
- Сохраняйте копию трудовой книжки в безопасном месте, но также храните её в электронном виде.
- Регулярно проверяйте, что в копии нет ошибок и что все страницы сохранены.
- Если вы работаете в Москве, можно обратиться в центр «Мои документы» — там работают специалисты, которые помогут быстро оформить копию.
- При работе с электронными копиями обязательно проверяйте наличие электронных подписей и штампов.
Получить копию трудовой книжки можно в нескольких местах: в кадровом отделе работодателя, в территориальном подразделении СФР, через портал Госуслуги или в центрах «Мои документы». Важно помнить, что копия должна быть заверена и содержать надписи «Копия» и «Копия верна». При переходе на электронную трудовую книжку процесс упрощается, но при этом необходимо соблюдать все требования к оформлению и заверению документов.
Для более подробной информации и актуальных форм можно обратиться к официальным источникам: КонсультантПлюс, Госуслуги и Мос.ру.