Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат учета трудового стажа и деятельности работников. Переход на ЭТК начался в России еще в 2020 году, однако с 1 января 2026 года полностью завершается переходный период по их внедрению. Это означает, что трудовой стаж граждан теперь будет подтверждаться преимущественно в цифровом формате. В данной статье мы подробно разберем, как работает новая система, какие шаги необходимо предпринять работодателю и работнику, и на что обратить внимание в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В отличие от бумажной версии, которая является документом строгой отчетности и может быть утеряна или повреждена, ЭТК хранится в базе Социального фонда России (СФР). С помощью электронной книжки россияне всегда могут в режиме реального времени проверить, передает ли работодатель сведения в СФР и какая информация о их карьере зафиксирована.
История и сроки перехода
- С 1 января 2020 года — старт перехода на ЭТК. Работодатели начали отчитываться в ПФР (ныне СФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.
- С 2023 года — введены новые бланки бумажных трудовых книжек для тех, кому они еще оформляются.
- С 1 января 2026 года — завершение переходного периода. Теперь трудовой стаж полностью переводится в цифровой формат, а бумажные трудовые постепенно утрачивают свою актуальность для новых трудоустройств.
Инструкция для работодателей
Работодатель играет ключевую роль в функционировании системы ЭТК. Важно помнить, что работник не обязан нести расходы, связанные с переходом на электронный формат — все затраты ложатся на плечи организации.
Шаг 1. Подготовка кадрового учета и ПО
Убедитесь, что ваше программное обеспечение обновлено и поддерживает формирование отчетов по форме СЗВ-ТД. С появлением ЭТК действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков, однако ошибок в кодах и датах допускать нельзя — СФР строго проверяет сведения.
Шаг 2. Своевременная подача отчетов СЗВ-ТД
С 2020 года работодателям необходимо отчитываться в СФР обо всех кадровых изменениях:
- Приеме на работу.
- Увольнении.
- Переводе на другую должность.
- Присвоении новой квалификации, установлении второй профессии.
- Изменении наименования работодателя.
Сроки подачи СЗВ-ТД жестко регламентированы: при приеме и увольнении отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Шаг 3. Выдача бумажных трудовых на руки
Если сотрудник выбрал ведение ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки. В нее вносится запись о том, что работник подал заявление о продолжении ведения сведений в электронном виде. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажного бланка.
Инструкция для работников
Несмотря на то, что переходный период завершается , у многих россиян еще остаются на руках бумажные трудовые книжки. Вот что нужно знать работникам:
Как подтвердить наличие ЭТК?
Подтвердить наличие электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России.
- На портале «Госуслуги» (в разделе «Работа и занятость»).
- Через приложение «Мой налог» или другие приложения банков-партнеров СФР.
- Обратившись лично в клиентскую службу СФР или МФЦ.
Оформление на работу впервые
С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? С 2021 года. Если человек впервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка ему уже не заводится. Сведения о его стаже изначально формируются в электронном виде.
Что делать со старой бумажной трудовой?
Бумажная трудовая не уничтожается и не сдается в архив. Она выдается на руки работнику и остается у него. Несмотря на переход на ЭТК, бумажная книжка может служить дополнительным подтверждением стажа, накопленного до перехода на цифровой формат. Храните её дома как важный документ.
Нюансы и частые ошибки
Новый порядок записей действительно облегчает работу кадровиков, так как избавляет от необходимости вручную вписывать длинные формулировки. Однако на практике встречаються ошибки:
- Неверный код выполняемой функции. При заполнении СЗВ-ТД необходимо указывать код по ОКЗ, что иногда вызывает затруднения.
- Опоздание с отчетностью. Нарушение сроков подачи СЗВ-ТД грозит работодателю штрафами от СФР.
- Дублирование записей. Не нужно дублировать в ЭТК все записи из бумажной книжки за прошлые годы. В электронном формате фиксируются только те события, которые произошли после подачи заявления о переходе на ЭТК (или после 2020 года).
Завершение переходного периода 1 января 2026 года ставит точку в многолетнем процессе цифровизации кадрового документооборота. Электронные трудовые книжки обеспечивают сохранность данных, прозрачность стажа и удобство проверки информации как для работника, так и для работодателя. Главное правило сегодня — это своевременная и безошибочная подача отчетов СЗВ-ТД и внимательное отношение к цифровым следам своей карьеры.