С 1 января 2021 г. в России полностью перешли к электронному формату трудовой книжки (ЭТК) для всех работников, которые впервые устраиваются на работу. Бумажный вариант теперь выдаётся лишь в исключительных случаях (например, при переводе из организации, где использовалась бумажная книжка).

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это персональный электронный документ, хранящий сведения о трудовой истории сотрудника в Пенсионном фонде России (ПФР). Информация в ЭТК включает:

• наименования работодателей;
• даты приема и увольнения;
• занимаемые должности и виды работ;
• перерывы в трудовой деятельности (отпуска, командировки и т.п.);
• сведения о повышении квалификации и обучении.

Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение «ПФР – личный кабинет».

Кому обязательна электронная трудовая книжка?

ЭТК обязана быть оформлена у:

1. Работников, впервые трудоустроившихся после  г.;
2. Сотрудников, которые ранее имели бумажную трудовую книжку, но отказались от её ведения в пользу электронного варианта;
3. Иностранных граждан, получивших разрешение на работу в РФ, если их трудовой стаж начинается после 2021 г.

Для работников, принятых на работу до  г., по‑прежнему может быть выдана бумажная книжка, однако большинство работодателей уже переводят их данные в электронный реестр.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, 66, 67);
• Постановление Правительства РФ от № 2369 «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 438н «Об утверждении формы электронного документа «Трудовая книжка»»;
• Инструкция ПФР по работе с системой «Электронная трудовая книжка» (обновлена в 2025 г.).

Согласно этим документам, работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после оформления трудового договора передать сведения о работнике в Систему Федерального реестра (СФР) через форму ЭФС‑1 (подраздел 1.1).

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка учетной записи на портале Госуслуги (если её ещё нет). Для этого понадобится СНИЛС и подтверждённый телефон.
2. Создать в системе ЭФС‑1 (подраздел 1.1) – форму передачи данных о новом сотруднике в ПФР.
3. Заполнить форму:
   • ФИО, дата рождения, СНИЛС;
   • Серия и номер паспорта;
   • Дата начала работы, должность, код ОКВЭД организации;
   • Условия труда (полный/неполный день, удалённый режим и т.п.).
4. Отправить форму в ПФР. После обработки система автоматически создаёт Электронную трудовую книжку и привязывает её к СНИЛС сотрудника.
5. Сообщить работнику о том, что ЭТК создана, и предоставить инструкцию по входу в личный кабинет «Госуслуги».
6. При последующих изменениях (перевод, повышение, отпуск, увольнение) в течение 5 рабочих дней подать соответствующие формы ЭФС‑2, ЭФС‑3 и т.д.

Что нужно подготовить сотруднику

Для ускорения процесса в первый рабочий день возьмите с собой:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС (страница с фотографией и номером);
• Документы об образовании (диплом, сертификаты);
• Военный билет (для мужчин) – при необходимости;
• Согласие на обработку персональных данных (обычно включено в трудовой договор).

Никаких дополнительных действий со стороны работника не требуется – всё оформляется работодателем.

Как проверить, что электронная трудовая книжка создана

1. Зайдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь (смс‑код + пароль).
2. В разделе «Мои услуги» найдите пункт «Электронная трудовая книжка».
3. Откроется страница с перечнем всех записей: работодатели, даты, должности.
4. При необходимости можно распечатать выписку (в PDF) – она имеет юридическую силу.

Как получить выписку из ЭТК

Выписка может потребоваться при:

• Оформлении кредита или ипотеки;
• Переезде в другой регион и смене работодателя;
• Пенсионных расчётах.

Для получения выписки:

1. Войдите в личный кабинет «Госуслуги»;
2. Выберите «Электронная трудовая книжка» → «Сформировать выписку»;
3. Укажите период (например, «с по »);
4. Скачайте PDF‑файл или отправьте его на электронную почту.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне подписывать электронную трудовую книжку?

Подпись в традиционном виде не требуется. Приём данных подтверждается цифровой подписью работодателя в системе ПФР.

Можно ли отказаться от ЭТК и получить бумажную?

Отказ возможен только в случае, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, оформленная до  г., и он официально отказывается от её дальнейшего ведения. Для новых сотрудников отказ невозможен.

Что делать, если в ЭТК нет записи о моём работодателе?

Свяжитесь с отделом кадров, попросите предоставить подтверждение отправки формы ЭФС‑1. При необходимости работодатель может подать корректирующую форму в течение 5 рабочих дней.

Как изменить ошибку в записи (например, неверная должность)?

Работодатель вносит исправление через форму ЭФС‑2 (изменение условий труда) или ЭФС‑3 (корректировка записей). После обработки ПФР обновит запись в ЭТК.

Можно ли использовать ЭТК при международных командировках?

Да. Электронный документ доступен из любой точки мира при наличии доступа к Интернету и подтверждённого аккаунта на Госуслугах.

Электронная трудовая книжка – современный, удобный и надёжный способ фиксировать трудовую историю. При первом трудоустройстве в 2026 году процесс полностью автоматизирован: работодатель передаёт данные в ПФР, а сотрудник получает доступ к своему документу через Госуслуги без необходимости подписывать бумажные формы.

Помните, что своевременное и корректное заполнение форм ЭФС‑1/2/3 – залог отсутствия проблем с пенсионными начислениями, получением кредитов и другими юридическими вопросами. При возникновении затруднений обратитесь к специалисту по кадрам или в службу поддержки ПФР.

Полезные ссылки:

• Портал Госуслуги
• Официальный сайт ПФР
• КонсультантПлюс – нормативные акты

Дата публикации: