С 1 января 2020 года в России действует закон, который вводит электронную трудовую книжку (ЭТК). Этот документ заменяет привычную бумажную форму и становится основным источником сведений о трудовой деятельности работника. В статье собраны самые важные детали, которые помогут понять, как работает ЭТК, какие у неё плюсы и минусы, и как правильно оформить все необходимые действия.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой аналог традиционной трудовой книжки. Она хранится в Социальном фонде России (СФР) и представляет собой лицевой счёт, где фиксируются:

• ФИО работника;
• СНИЛС и дата рождения;
• Места и периоды работы;
• Стаж работы;
• Сведения о выплатах (пенсия, больничные и др.).

Электронный документ доступен в любой момент через Госуслуги или портал СФР, а также может быть использован при трудоустройстве, оформлении выплат и иных официальных процедурах.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для большинства граждан процесс прост:

1. Подача заявления работодателю. Сотрудник направляет работодателю заявление о переходе на ЭТК в установленной форме.
2. Передача данных работодателем. Работодатель вносит сведения о сотруднике в систему СФР.
3. Подтверждение в личном кабинете. Работник получает уведомление о том, что его ЭТК создана, и может просматривать её через Госуслуги.

Если работник хочет оформить ЭТК самостоятельно (например, при смене работодателя), он может запросить выписку о своей трудовой деятельности через:

• Сайт Госуслуги;
• Портал СФР;
• МФЦ или отделение СФР.

Для получения выписки достаточно зайти в личный кабинет, выбрать раздел «Трудовая книжка» и запросить нужный документ.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

3.1 Плюсы

• Доступность 24/7. Информацию можно посмотреть в любой момент через интернет.
• Отсутствие риска потери. Поскольку документ хранится в облаке, его не могут украсть или потерять.
• Упрощение оформления выплат. Государственные органы получают данные автоматически, что ускоряет расчёт пенсий, больничных и других выплат.
• Сокращение бумажной волокиты. Работодателям не нужно хранить и передавать бумажные копии.

3.2 Минусы

• Зависимость от интернета. Для доступа к данным нужен стабильный интернет.
• Риск ошибок при переносе данных. При переносе информации в электронный формат возможны технические сбои.
• Требование ежедневного обновления. Внесение данных должно происходить в режиме реального времени, иначе возможны расхождения.

Что изменилось в законодательстве?

С 1 января 2020 года в ТК РФ были внесены поправки, согласно которым:

• Все сведения о трудовой деятельности и стаже работника должны вестись в электронном виде.
• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка.
• С 1 января 2021 года все новые сотрудники оформляются только в электронном формате.

Таким образом, бумажные книжки сохраняют силу, но их использование становится необязательным.

Как ЭТК влияет на получение соцвыплат?

Электронная трудовая книжка упрощает процесс получения:

• Пособий по уходу за ребёнком;
• Пенсионных выплат;
• Больничных;
• Иных социальных выплат.

Госорганы и СФР автоматически получают актуальные данные, поэтому работнику не нужно предоставлять подтверждённую копию бумажной трудовой книжки.

Что нужно знать работодателям?

Для организации перехода на ЭТК работодателям следует выполнить несколько обязательных действий:

1. Внести сведения о каждом сотруднике в систему СФР в течение 2020 года.
2. Обеспечить ежедневное обновление данных о новых местах работы и изменениях.
3. Обеспечить работников инструкциями по подаче заявления о переходе на ЭТК.
4. Сохранять архивные бумажные копии до полного перехода всех сотрудников в электронный формат.

Несоблюдение этих требований может привести к штрафам и проверкам со стороны трудовой инспекции.

Часто задаваемые вопросы

7.1 Можно ли оставить бумажную трудовую книжку?

Да, закон не запрещает использовать бумажный вариант. Однако с 2021 года новые сотрудники оформляются только в электронном виде.

7.2 Как получить выписку из ЭТК?

Через личный кабинет на портале Госуслуги или СФР. Достаточно выбрать раздел «Трудовая книжка» и запросить выписку.

7.3 Что делать, если в ЭТК ошибка?

Ошибку можно исправить, подав уточнённое заявление работодателю, который вносит корректировку в систему СФР. После этого данные автоматически обновятся.

7.4 Нужно ли оформлять ЭТК для самозанятых?

Самозанятые тоже могут создать ЭТК, но они сами отвечают за внесение своих данных в систему.

Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, который упрощает работу как работников, так и работодателей. Она обеспечивает постоянный доступ к информации о трудовой деятельности, ускоряет расчёт социальных выплат и уменьшает бумажную бюрократию. Однако переход на ЭТК требует внимательного подхода к заполнению и обновлению данных, а также понимания всех нюансов, связанных с её использованием.

Если вы только начинаете знакомство с электронной трудовой книжкой, следуйте рекомендациям выше, и вы сможете без проблем пользоваться всеми её преимуществами.