Да, создать и вести электронную трудовую книжку (ЭТК) в России не только можно, но и становится стандартом для большинства работодателей. Система полностью легализована и функционирует на основании изменений в Трудовом кодексе РФ; К 2026 году переход на электронный формат прошел индивидуальным порядком, и сегодня вопрос стоит не в «можно ли», а в «как правильно это оформить и использовать».
Правовая основа: на чем строится ЭТК?
Основой для электронных трудовых книжек стал Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, который внес соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ. С 1 января 2020 года работодатели получили право вести трудовые книжки в электронном виде. К 1 января 2026 года завершился переходный период, и система работает в полном объеме.
Ключевые отличия: бумажная vs. электронная
Понимание различий — первый шаг к правильному оформлению.
Бумажная трудовая книжка (ТК)
- Физический документ (обложка с вклейками).
- Заполняется от руки или печатным способом.
- Верится подписью руководителя и печатью организации.
- Сведения о стаже и работе хранятся только в ней.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Цифровая запись в единой государственной системе (в СФР — Социальном фонде России, ранее ПФР).
- Не имеет физического воплощения, но может быть распечатана по запросу.
- Сведения вносятся работодателем в электронном виде напрямую в базу СФР.
- Работник в любой момент может получить выписку (справку) из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
Как это работает на практике: сценарии для работника и работодателя
Для нового сотрудника (при приеме на работу)
Если сотрудник выбирает ЭТК, работодатель обязан:
- Получить от сотрудника минимальный набор данных: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные.
- Заключить трудовой договор.
- Внести сведения о приеме на работу в ЭТК через СФР (это делается автоматически через кадровое ПО или вручную в личном кабинете работодателя на сайте СФР).
- Выдать сотруднику справку по форме СТД-Р (если тот запросит бумажный документ) или сообщить, что вся информация доступна в электронном виде.
Важно: При увольнении работодатель также вносит запись об этом в ЭТК. Сотрудник может в любой момент заказать выписку со всеми записями.
Для действующего сотрудника с бумажной ТК (переход)
Если у работника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, он может:
- Оставить ее как есть. Работодатель будет вести ее традиционно, а параллельно передавать сведения о стаже в СФР в электронном виде. Это делается уже давно.
- Перейти на ЭТК добровольно. Для этого нужно:
- Написать заявление работодателю о переходе на электронную форму.
- Работодатель вносит в ЭТК (СФР) сведения из бумажной книжки (записи о приеме, увольнении, вводе в эксплуатацию и т.д.).
- В бумажную книжку вносится специальная запись: «Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в Социальном фонде России. Подпись работника: _________». Эта запись заверяется подписью работника и печатью организации.
- После этого бумажная книжка больше не ведется, а все новые записи идут только в ЭТК.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Это простой процесс, который сотрудник может выполнить самостоятельно.
Через портал Госуслуг:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись).
- В разделе «Социальные услуги» или через поиск найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Укажите период, за который нужна выписка.
- Подготовленный документ в формате PDF будет доступен для скачивания в личном кабинете.
Через сайт СФР:
- Зарегистрируйтесь/авторизуйтесь в Личном кабинете на сайте СФР.
- В меню найдите раздел, связанный с трудовой книжкой или сведениями о стаже.
- Сформируйте и сохраните выписку.
Форма выписки, это не справка СТД-Р, а документ, содержащий все записи из вашей ЭТК, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица СФР.
Что такое форма СТД-Р и зачем она нужна?
СТД-Р — это Справка о трудовой деятельности, подтверждающая трудовой стаж. Это основной документ, который работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении, если тот работает по ЭТК. Она также запрашивается для подтверждения стажа в других организациях (например, при оформлении пенсии или в МФЦ).
Работодатель формирует СТД-Р на основании данных, хранящихся в его кадровом ПО и переданных в СФР. Форма утверждена приказом Минтруда. В ней отражаются все периоды работы у данного работодателя.
Частые вопросы и ответы
Могу ли я отказаться от ЭТК и требовать бумажную книжку?
Да, абсолютно. Выбор формы трудовой книжки — исключительное право работника. Если вы не хотите переходить на электронный формат, вы должны письменно уведомить об этом работодателя. В этом случае вам будет выдана традиционная бумажная трудовая книжка, а работодатель будет обязан вести ее и передавать сведения в СФР в электронном виде (как и раньше).
Что делать с уже заполненной бумажной трудовой книжкой?
Если вы решите перейти на ЭТК, вашу старую бумажную книжку не изымают и не уничтожают. Ее храните как документ, подтверждающий вашу трудовую деятельность до момента перехода. После перехода в нее вносится специальная запись (см. выше), и она становится «архивной». Все новые записи, только в ЭТК.
Как подтвердить стаж для пенсии, если у меня ЭТК?
Для назначения пенсии ПФР (теперь СФР) самостоятельно запрашивает все сведения о вашем стаже из электронной базы. Вам не нужно предоставлять выписки из трудовой книжки. Однако на практике для подстраховки или при возникновении вопросов полезно иметь при себе недавнюю выписку из ЭТК или справку СТД-Р с последнего места работы.
Какие документы нужны работодателю для ведения ЭТК?
Помимо стандартного пакета для трудоустройства (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.), для корректного внесения записей в ЭТК работодателю необходимы точные данные. Если у сотрудника уже есть стаж, важно получить от него выписку из предыдущей ЭТК (или справку СТД-Р), чтобы корректно перенести все периоды. Если стаж только начинается — достаточно базовых данных.
Электронная трудовая книжка — это современный, удобный и юридически полноценный инструмент. Она упрощает жизнь и работникам (никогда не потеряется, всегда доступна онлайн), и работодателям (автоматизация отчетности, снижение рисков утери документов).
Главное, что нужно помнить:
- Выбор за работником. Никто не может принудить к переходу на ЭТК.
- Все записи в ЭТК имеют такую же юридическую силу, как и в бумажной книжке.
- Контролировать свои записи и получать выписки можно в любой момент через Госуслуги или сайт СФР.
- При смене работы новый работодатель запросит у вас выписку из ЭТК (или справку СТД-Р) для переноса стажа.
Система отработана, и к 2026 году все основные вопросы по ее использованию решены. Остается лишь грамотно ее применять.
Примечание: Информация в статье актуальна на условную дату и основана на действующем законодательстве РФ о переходе на электронные трудовые книжки. Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться в отдел кадров вашей организации, в территориальный отдел СФР или к юристу.