Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. В 2026 году в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что подход к оформлению и ведению документа о стаже кардинально изменился. В данной статье мы подробно разберем, как оформляется трудовая книжка сегодня, кто имеет право на бумажный вариант и какие действия должен предпринять работодатель.

Главное изменение 2026 года: Только электронная форма для новичков

Самое главное помнить, что с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу больше не оформляются. Если человек выходит на свой первый официальный рабочий место в текущем году, его трудовой стаж будет вестись исключительно в электронном виде.

Информация о трудовом стаже человека, где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился и по какой причине — теперь формируется автоматически в информационных системах Социального фонда России (СФР).

Кому и как оформляется трудовая книжка?

Порядок оформления напрямую зависит от трудового статуса гражданина:

• Сотрудники, принятые на работу впервые в 2026 году: Бумажный бланк им не заводится и не выдается. Работодатель обязан собрать необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании), подписать трудовой договор и издать приказ о приеме. После этого работодатель направляет в СФР отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) с информацией о приеме на работу. На основании этих данных формируется электронная трудовая книжка.
• Сотрудники, имевшие бумажную трудовую книжку до 2020 года: У них сохраняется право на ведение бумажного аналога параллельно с электронным. Работодатель по основному месту работы продолжает вносить записи в бумажную книжку и одновременно передавать данные в электронном виде.
• Сотрудники, отказавшиеся от бумажной книжки ранее: Если работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, бумажный документ ему возвращается на руки, и дальнейшее ведение стажа происходит только в цифровом формате.

Пошаговая инструкция: Как оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве

Если вы берете в штат студента или специалиста без официального опыта работы в 2026 году, следуйте этому алгоритму:

1. Запросите документы: Паспорт, СНИЛС (номер страхового свидетельства), ИНН и диплом/аттестат.
2. Оформите прием: Подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приеме на работу. Убедитесь, что в договоре верно указан СНИЛС сотрудника.
3. Подготовьте отчет ЕФС-1: В разделе о кадровых мероприятиях укажите сведения о приеме на работу. Бумажная трудовая книжка в этом случае не требуется и не запрашивается.
4. Передайте данные в СФР: Отправьте отчет в установленные законом сроки (обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа).
5. Уведомьте сотрудника: Сообщите работнику, что его стаж фиксируется в электронном виде, и объясните, как он может получить выписку через Госуслуги, в МФЦ или в клиентской службе СФР.

Что делать, если потеряна бумажная трудовая книжка?

Человек, который потерял или испортил бумажную трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Однако, важно учитывать текущий год:

• Если у работника не было бумажной книжки до 2020 года (или он впервые устраивается в 2026 году), новая бумажная книжка не оформляется. Стаж восстанавливается и ведется только в электронном виде на основе данных СФР.
• Если работник имел бумажную книжку и вел ее до потери, он может подать заявление работодателю о выдаче новой бумажной книжки (за свой счет) для восстановления записей, но только если он ранее не отказывался от бумажного формата. Если же он перешел на ЭТК, восстановление бумажного варианта не производится.

Права работника и получение выписок

Электронная трудовая книжка позволяет оформлять пенсию по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения. Работник в любой момент может:

Получить выписку о своей трудовой деятельности через личный кабинет на сайте Госуслуг.
Заказать справку в МФЦ.
Обратиться в отделение Социального фонда России.
Попросить выписку у текущего или бывшего работодателя (работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности).

Рекомендации для работодателей

В уведомлении или при приеме на работу важно указать на особенности ведения стажа. Хотя выбор между бумажной и электронной книжкой для новых сотрудников в 2026 году уже не стоит (только электронная), для тех, кто сохранил бумажный вариант, правила статьи 66 ТК РФ остаются актуальными: оформлять и вести бумажную трудовую книжку может только работодатель по основному месту работы.

Неверно оформленные записи или несвоевременная подача формы ЕФС-1 могут привести к штрафам. Поэтому бухгалтерии и отделам кадров необходимо внимательно сверять данные перед отправкой отчетов.

Трудовая книжка в 2026 году — это в первую очередь цифровой профиль гражданина в системе СФР. Оформление документа стало проще и быстрее для новых участников рынка труда, так как отпала необходимость в покупке и физическом заполнении бланков. Главное для работодателя — своевременно и точно передавать данные о кадровых перемещениях, а для работника — контролировать свой стаж через доступные электронные сервисы;