В 2025 году в России появилась электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая полностью заменяет традиционную бумажную форму. Эта новинка упрощает процесс ведения трудовой документации‚ ускоряет взаимодействие с работодателями и государственными инстанциями‚ а также снижает риск потери или повреждения бумажных записей. В этой статье мы подробно расскажем‚ как правильно завести новую трудовую книжку‚ какие шаги необходимо выполнить и на что обратить внимание.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ периоды труда‚ должности‚ воинский учёт‚ обучение и др. В отличие от бумажного аналога‚ ЭТК хранится в единой централизованной базе‚ доступной как работодателю‚ так и самому сотруднику через личный кабинет на портале trud.kz (или аналогичном региональном ресурсе).
Преимущества ЭТК
- Безопасность хранения – данные защищены шифрованием и резервным копированием.
- Удобный доступ – можно просматривать и редактировать информацию в любой момент.
- Экономия времени – отсутствие необходимости вручную заполнять и переносить данные.
- Снижение ошибок – автоматическая проверка вводимых значений.
Пошаговая инструкция по заведению новой трудовой книжки
Для того чтобы правильно оформить ЭТК‚ выполните следующие действия:
- Регистрация на портале.
Перейдите на официальный сайт trud.kz и создайте личный кабинет‚ используя СНИЛС и электронную подпись (или подтверждение через Госуслуги). - Заполнение личных данных.
Внесите сведения о себе: ФИО‚ дату рождения‚ паспортные данные‚ контактный телефон. Система автоматически проверит корректность ввода. - Выбор формата трудовой книжки.
На портале доступны два варианта оформления: текстовый (простой документ) и графический (с отметками и логотипами). Выберите тот‚ который удобнее для вас. - Внесение сведений о предыдущем опыте работы.
Добавьте сведения о предыдущих местах работы‚ датах начала и окончания‚ должностях и заработной плате. При необходимости загрузите сканы трудовой договора или справок. - Подтверждение информации.
После заполнения нажмите кнопку «Отправить на проверку». Специалист из службы занятости или HR‑отдела получит запрос на проверку и подтвердит данные. - Получение QR‑кода.
После успешного подтверждения в ваш личный кабинет будет выдан уникальный QR‑код‚ который можно распечатать или сохранить в смартфоне. Этот код служит официальным подтверждением наличия ЭТК; - Регулярное обновление данных.
При изменении места работы‚ должности или иных релевантных сведений обязательно обновляйте информацию в ЭТК‚ иначе она может стать причиной ошибок при оформлении новых договоров.
Как оформить бумажный экземпляр‚ если он всё ещё нужен?
Несмотря на переход на электронный формат‚ в некоторых случаях (например‚ при работе с государственными инстанциями‚ в банковских организациях или при оформлении виз) может потребоваться печатный вариант ЭТК. Для этого:
- В личном кабинете нажмите «Скачать PDF».
- Проверьте‚ чтобы все подписи и печати были корректно отображены.
- Распечатайте документ на качественной бумаге и подпишите его собственноручно.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Что делать‚ если я потерял доступ к личному кабинету?
Ответ: Восстановите пароль через функцию «Восстановление доступа» на портале‚ используя подтверждение по СМС или электронной почте.
Вопрос: Можно ли вести несколько ЭТК одновременно?
Ответ: Нет‚ у одного работника может быть только одна официальная ЭТК. При смене работы прежнюю запись следует архивировать‚ а новую – добавить.
Вопрос: Как отследить изменения в законодательстве‚ касающемся ЭТК?
Ответ: Подпишитесь на рассылку официального портала trud.kz и следите за новостями в официальных соцсетях Министерства труда.
Полезные ссылки
- Официальный портал электронной трудовой книжки
- Госуслуги – подтверждение личности
- Министерство труда и социальной защиты
- Видео‑инструкция «Как завести ЭТК за 5 минут» (YouTube‚ канал Трудовая Инспекция)
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации и упрощению трудовой документации. Правильное оформление и своевременное обновление данных позволяют избежать множества проблем в будущем‚ а также демонстрируют вашу ответственность и профессионализм. Следуйте нашему пошаговому плану‚ и вы без труда заведёте новую ЭТК‚ получите её официальный QR‑код и сможете пользоваться ею в любой момент.
Если возникнут дополнительные вопросы‚ не стесняйтесь обращаться в службу поддержки портала – они помогут вам разобраться во всех нюансах.