С начала 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу (ЭТК). К 2026 году переходный период завершён, и теперь законодательство чётко определяет, когда ведение трудовой книжки обязательно, а когда её можно не оформлять. Ниже – подробный разбор актуальных норм, практических рекомендаций и ответов на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – основной документ, регулирующий ведение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № XXX/2026 – «О правилах оформления, ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году».
• Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (в редакции от 2024 г.) – устанавливает порядок перехода на ЭТК.

Согласно этим нормам, трудовая книжка ведётся только в случае возникновения трудовых отношений. Если таких отношений нет – документ не оформляется.

Когда трудовая книжка не ведётся

Из приведённого материала из интернета следует, что отсутствие трудовых отношений – основание для неведения книжки. Примеры:

• Договор подряда, авторского заказа, оказания услуг (гражданско‑правовые договоры).
• Работа по гражданско‑правовому соглашению с физическим лицом, не являющимся ИП.
• Временные нетрудоспособности, отпуск, отстранение от работы – в эти периоды книжка не заполняется, но сохраняется.
• Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года и выбрал exclusivamente электронный формат – бумажная книжка не оформляется вовсе.

Важно: работодатель‑физическое лицо, не являющийся ИП, не имеет права вносить записи в трудовые книжки работников (см. выделенный фрагмент из сети).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 года переходный период завершён, и для всех newly hired сотрудников (устроившихся после 1 января 2021 г.) ведётся исключительно электронная трудовая книжка. Основные положения:

1. ЭТК – цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе.
2. Записи вносяться работодателем не реже одного раза в месяц (см. фрагмент: «В трудовую книжку не реже 1 раза в месяц вносились сведения о выполнении возложенных на нетрудящийся элемент общественных работ»).
3. При увольнении работнику выдаётся выписка по форме СТД‑Р только если он перешёл на электронный формат (ст. 66.1 ТК).
4. Если сотрудник не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой или подал заявление о продолжении ведения на бумаге, выдавать СТД‑Р не требуется.

Для тех, кто работал до 2021 года и не отказался от бумажного формата, бумажная книжка сохраняется, но ведение новых записей в неё уже не обязательно – достаточно продолжать вести ЭТК.

Право выбора формата ведения трудовой книжки

Согласно материалам из сети, право выбора сохраняется для следующих категорий граждан:

• Лица, находившиеся безработными в 2020 году.
• Граждане, не исполнявшие трудовые функции по причине временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы.
• Работники, которые до трудоустройства нигде ранее не работали (у них нет трудовой книжки и она заводится только в электронном виде).

Заявление о выборе способа ведения подаётся работником в произвольной форме. Работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней выдать трудовую книжку (или подтвердить электронный учёт) для целей обязательного социального страхования.

Особенности для индивидуальных предпринимателей и физических лиц

• Индивидуальные предприниматели (ИП) – могут вести трудовые книжки своих сотрудников как в бумажном, так и в электронном виде, соблюдая общие правила ТК.
• Физические лица, не являющиеся ИП – не имеют права вносить записи в трудовые книжки работников. При приёме на работу такого лица оформляются только гражданско‑правовые договоры, а трудовая книжка не ведётся.

Практический алгоритм для работодателя

1. Определить, возникают ли трудовые отношения с кандидатом (трудовой договор, соглашение о выполнении работы).
2. Если отношения трудовые – уточнить у сотрудника желаемый формат ведения трудовой книжки (бумажный/электронный) посредством письменного заявления.
3. При выборе электронного формата:
   • Внести запись в ЭТК в течение трёх рабочих дней с даты приёма.
   • Обеспечить ежемесячное обновление сведений (не реже одного раза в месяц).
   • При увольнении подготовить выписку СТД‑Р и передать её сотруднику.
4. При выборе бумажного формата (только для тех, кто работал до 2021 года и не отказался от него):
   • Завести или продолжить вести бумажную трудовую книжку согласно установленному образцу.
   • Хранить книжку в условиях, обеспечивающих её сохранность (сухое, защищённое от света место).
   • При увольнении выдать книжку сотруднику под расписку.
5. Если трудовые отношения отсутствуют (гражданско‑правовой договор, подряд и т.п.) – трудовую книжку не вести, оформить только соответствующий договор и акты сдачи‑приёмки работы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но только если сотрудник до 2021 года имел бумажную книжку и не отказался от неё. В этом случае новые записи вносятся в ЭТК, а бумажная остаётся архивным документом.

Нужно ли подавать заявление о выборе формата, если я устраиваюсь на работу впервые после 2021 года?

Нет. Для таких сотрудников законодательство предусматривает обязательное ведение только электронной трудовой книжки; заявление не требуется.

Что делать, если работодатель‑физическое лицо просит заполнить трудовую книжку?

Отказаться и потребовать оформления гражданско‑правового договора. Физическое лицо, не являющееся ИП, не вправе вести трудовые книжки.

Как часто нужно обновлять сведения в ЭТК?

Не реже одного раза в месяц. Это требование закреплено в приказе Минтруда и подтверждается фрагментом из сети о ежемесячном внесении записей.

К 2026 году в России сформировалась чёткая система: трудовая книжка ведётся только при наличии трудовых отношений, а выбор между бумажным и электронным форматом остаётся за работником (с учётом переходных положений). Для большинства newly hired сотрудников после 1 января 2021 года обязательна исключительно электронная трудовая книжка, тогда как лица, работавшие до этого периода, могут сохранить бумажный вариант при своём согласии.

Соблюдение вышеописанных правил позволит работодателям избежать штрафов и обеспечит работникам надёжное подтверждение их трудового стажа для пенсионного обеспечения и других социальных выплат.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и информации из открытых источников (данные на ).