С 1 января 2021 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот вопрос перестал быть предметом обсуждения «за или против» для большинства работников и работодателей и стал юридической обязанностью. Давайте разберемся подробно.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это официальный документ о трудовой деятельности, который ведётся в информационной системе «Справочник сведений о трудовой деятельности». Вместо традиционной бумажной книжки информация о приёме, увольнении, вручении наград и других сведениях вносится в электронный реестр.
Кто обязан перейти на ЭТК?
Переход обязателен для следующих категорий:
- Все работники, принятые на работу с 1 января 2021 года. Им с первого дня выдается только электронная трудовая книжка.
- Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку. Они могут продолжать её использовать до момента увольнения или до окончания срока действия (если она заполнена). Но при переходе на новое место работы работодатель обязан перевести их данные в ЭТК.
- Все работодатели (организации и ИП). Они обязаны вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников исключительно в электронном виде.
Исключения: кому можно (пока) оставить бумажную книжку?
По состоянию на 2026 год, право на бумажную трудовую книжку сохраняют только:
- Лица, уволенные до 31 декабря 2020 года и не работающие на момент введения обязательного ЭТК.
- Лица, работающие у физических лиц (не ИП), если работодатель не является плательщиком страховых взносов (например, работа по договору ГПХ). Но если физическое лицо нанимает работника по трудовому договору и платит взносы, оно тоже обязано перейти на ЭТК.
Важно: даже если у вас есть бумажная книжка, работодатель обязан передать сведения о вашей трудовой деятельности в СЗВ-ТД (электронный формат) в фонд.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Преимущества:
- Безопасность. Нельзя потерять, подделать или испортить.
- Удобство. Все записи в одном месте, доступ через портал Госуслуг или сайт ПФР.
- Прозрачность; Невозможно внести запись без вашего согласия (требуется ЭЦП).
- Скорость. При увольнении или приёме на работу данные передаются мгновенно.
Недостатки и сложности:
- Цифровой разрыв. Пожилым людям или тем, кто не пользуется интернетом, сложнее управлять документом.
- Зависимость от доступа. Нужен аккаунт на Госуслугах или сайт ПФР, а также ЭЦП для подписания записей.
- Риск ошибок. Если работодатель внесёт некорректные данные, их нужно будет исправлять через суд или через реестр с его согласия.
Как получить и вести электронную трудовую книжку?
Процесс прост:
- Создание учётной записи. Работник должен иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг (рекомендуется) или на сайте Пенсионного фонда России.
- Назначение представителя. Работник может назначить работодателя своим представителем для внесения записей (обычно это делается автоматически при приёме на работу).
- Подтверждение записей. Каждую новую запись (приём, увольнение, вручение награды) работодатель вносит в систему, а работник должен её подтвердить своей электронной подписью. Если не подтвердить, запись всё равно вступит в силу через 30 дней, но лучше контролировать процесс.
- Просмотр. В любой момент можно зайти в личный кабинет и посмотреть свою полную историю трудовой деятельности.
Что делать, если у вас уже есть бумажная трудовая книжка?
Не выбрасывайте её! Она остаётся вашим собственным документом.
2. При увольнении с последнего места работы, где она использовалась, работодатель обязан перевести все сведения из неё в электронный реестр и выдать вам выписку из ЭТК.
3. На новом месте работы вы работаете только с ЭТК. Бумажная книжка больше не используется для официальных записей.
Ответ на главный вопрос: обязательно ли?
Да, для подавляющего большинства россиян заводить и использовать электронную трудовую книжку — это не просто рекомендация, а прямое требование закона (Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 400-ФЗ).
Отказаться от ЭТК и продолжить вести только бумажную книжку может лишь ограниченная группа людей, указанная выше. Для всех остальных переход на электронный формат — единственно верный и законный вариант.
Электронная трудовая книжка — это современная, безопасная и удобная замена старой бумажной. Хотя на первый взгляд процесс может показаться сложным, на практике он отлажен. Главное — создать учётную запись на Госуслугах, следить за входящими в ЭТК записями и подтверждать их. Если у вас остались вопросы, их можно задать в отделе кадров вашей организации или напрямую в Пенсионный фонд России.