С 1 января 2026 года в России завершается переходный период, и электронная трудовая книжка (ЭТК) становится единственным обязательным форматом для фиксации трудового стажа. Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника. Поэтому вопрос «как добавить данные» актуален как никогда. Данные в ЭТК не вносятся вручную в книжку, а передаются в виде электронных отчетов в единую базу Пенсионного фонда России (ПФР).

Кто и как добавляет информацию? Два ключевых сценария

Процесс зависит от того, кто инициирует изменение: новый работодатель при приеме на работу или сам работник, желающий внести данные из старой бумажной книжки.

Работодатель добавляет данные о новой записи (основной сценарий)

Каждая новая запись об устройстве, увольнении или изменении условий труда формируется автоматически на основе отчета, который работодатель обязан подать в ПФР.

Пошаговая инструкция для работодателя (кадровика):

1. Оформление кадрового документа. При приеме на работу, увольнении или изменении трудового договора (например, перевода) оформляется соответствующий приказ (распоряжение) и трудовая карточка (форма Т-2).
2. Формирование отчета СЗВ-ТД. На основании приказа и данных из трудовой карточки кадровик формирует отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) в электронном виде через программное обеспечение для бухгалтерии или на портале ПФР. Этот отчет является единственным источником данных для ЭТК.
3. Передача отчета в ПФР. Отчет СЗВ-ТД передается в Пенсионный фонд через систему электронного документооборота (СЭД) или напрямую через портал ПФР. Дата приема отчета ПФР считается датой внесения записи в ЭТК.
4. Подтверждение. После успешной приема отчета ПФР работодатель (или сам работник) может проверить, что запись появилась в электронной книжке.

Важно: Работодатель не имеет доступа к интерфейсу для прямого «внесения» данных в ЭТК. Вся информация попадает туда исключительно через принятые отчеты СЗВ-ТД.

Работник добавляет данные из бумажной трудовой книжки (исторические записи)

Если у вас есть старые записи в бумажной книжке, их необходимо перенести в электронную. Это делается один раз при первом обращении.

Пошаговая инструкция для работника:

1. Подготовьте документ. Возьмите с собой свою бумажную трудовую книжку (или выписку из нее, заверенную последним работодателем) и паспорт.
2. Обратитесь в отделение ПФР. Посетите любое отделение Пенсионного фонда России (можно через МФЦ «Мои документы»).
3. Подайте заявление. Заполните заявление о внесении сведений о трудовой деятельности (форма утверждена ПФР). В заявлении укажите, что хотите перенести данные из бумажной книжки в электронную.
4. Предъявите документы. Предоставьте специалисту ПФР паспорт и бумажную трудовую книжку (или заверенную выписку). Сотрудник ПФР проверит документы и внесет исторические данные в вашу ЭТК на основании представленных записей.
5. Получите подтверждение. После обработки заявления вы можете проверить внесение записей через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте ПФР.

Альтернативный способ: Первые исторические записи (до 2020 года) могут быть внесены в ЭТК автоматически на основе данных, уже имеющихся в базе ПФР (из предыдущих отчетов СЗВ-ТД, поданных вашими работодателями). Поэтому перед походом в ПФР проверьте свою ЭТК на Госуслугах — возможно, часть записей уже там.

Как проверить, добавлены ли данные?

Как работник, так и работодатель (с согласия работника) могут проверить актуальность записей.

• Через портал «Госуслуги»: Зайдите в личный кабинет, найдите раздел «Электронная трудовая книжка» (обычно в категории «Пенсия» или «Труд»). Здесь отображаются все записи, поступившие в ПФР.
• Через сайт ПФР: На официальном сайте ПФР в разделе «Электронные услуги» можно получить выписку из ЭТК.
• Через работодателя: Вы можете запросить у кадровика копию отчета СЗВ-ТД, который он подавал о вас. Это документ, на основании которого ПФР вносил запись.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет, с 2026 года отказаться от ЭТК нельзя. Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника, но это не отменяет ведения электронной. Работодатель обязан подавать отчеты СЗВ-ТД в любом случае.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки при приеме на работу?

При приеме на работу вы не предъявляете саму книжку. Новый работодатель запрашивает у вас сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) через межведомственное взаимодействие с ПФР. Вы можете самостоятельно распечатать выписку с Госуслуг и принести ее в отдел кадров для ускорения процесса.

Что делать, если в ЭТК нет записи о последнем месте работы?

Это означает, что ваш предыдущий работодатель не подал отчет СЗВ-ТД или подал его с ошибками. Вам нужно:

1. Обратиться к бывшему работодателю с требованием подать корректный отчет.
2. Если работодатель бездействует, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в ПФР, приложив копии документов о приеме/увольнении.

Куда обращаться, если в записи об увольнении указана неверная дата или причина?

Исправление вносят работодатель, который подал некорректный отчет. Он должен подать в ПФР откорректированный отчет СЗВ-ТД (с типом операции «Исправление»). Вы можете инициировать этот процесс, предоставив работодателю копию правильного приказа об увольнении.

Добавление данных в электронную трудовую книжку — это в первую очередь обязанность работодателя через своевременную и точную подачу отчетов СЗВ-ТД. Для работника же ключевая задача — контролировать наличие и правильность записей через портал «Госуслуги» и, при необходимости, инициировать перенос исторических данных из бумажной книжки через отделение ПФР. Цифровизация упрощает процесс: не нужно носить с собой книжку, но требует внимания к электронным данным.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Все изменения регулируются Федеральным законом № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» и Постановлением Правительства РФ.