С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Эта цифровая форма документа заменяет традиционную бумажную и позволяет вести учёт трудовой деятельности работников в единой электронной базе Социального фонда России (СФР)․ В статье разберём, как появилась ЭТК, какие сведения в неё вносятся, какие плюсы она даёт работникам и работодателям, а также как правильно оформить переход․
История и правовая основа
В 2020 году в России была введена электронная форма трудовых книжек, однако до 2026 года использовались оба варианта одновременно․ Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовая книжка обязательна для всех, кто работает по трудовому договору, и является основным документом, фиксирующим трудовое стаж․
- Электронная форма – это сведения, хранящиеся в базе СФР․
- С 10 июня 2021 года в Украине также официально действуют электронные трудовые книжки․
- С 1 января 2026 года переходный период завершается, и ЭТК становится обязательной для всех новых работников․
Что изменилось в ТК РФ?
Минтруд планирует изменить правила ведения трудовых книжек, убрав избыточные требования и устаревшие сведения․ Это упрощает форму и делает её более гибкой․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой аналог бумажной книжки, в которой фиксируются:
- Сведения о месте и дате трудоустройства․
- Должность и условия работы․
- Трудовой стаж․
- Сведения о выплатах, отпуске, больничных и иных социальных гарантиях․
Все данные хранятся в единой электронной базе СФР, что упрощает их проверку и обновление․
Как выглядит форма ЭТК?
В электронном виде трудовая книжка представлена в виде структурированного документа, доступного через личный кабинет работника на портале СФР․ Форма соответствует требованиям ТК РФ и включает все обязательные поля․
Плюсы электронной формы
Переход на ЭТК даёт ряд преимуществ как работникам, так и работодателям․
- Удобство хранения․ Нет риска потери или повреждения бумажного документа․
- Быстрый доступ․ Информацию можно проверить в любой момент через интернет․
- Автоматическое обновление․ При изменении условий труда данные вносятся автоматически․
- Сокращение бюрократии․ Оформление и передача данных происходит в электронном виде․
- Безопасность․ Доступ к информации защищён паролем и шифрованием․
Как оформить ЭТК для работодателя?
Пошаговая инструкция по заполнению электронной трудовой книжки:
- Подготовьте необходимые документы: копию трудового договора, паспорт работника, сведения о предыдущем трудовом месте․
- Войдите в личный кабинет на портале СФР․
- Выберите раздел «Электронные трудовые книжки» и нажмите «Создать новую запись»․
- Заполните все обязательные поля (ФИО, дата рождения, место работы, должность и т․д․)․
- Проверьте введённые данные и подпишите электронную запись․
- Отправьте запрос на подтверждение в СФР․
- После подтверждения система сформирует окончательный вариант ЭТК, который будет доступен работнику․
Как работает переходный период?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает, что:
- Для новых сотрудников, принятых в 2026 году, открывается только электронная форма․
- Для работников, уже имеющих бумажную книжку, возможен выбор: оставить её или перевести данные в электронный формат․
- Если работник не подаёт заявление об отказе от бумажной версии, одновременно могут вестись оба варианта․
Таким образом, работодатели должны обеспечить своевременный переход всех сотрудников на электронную форму, а работники – решить, какой способ ведения трудовых книжек им удобнее․
Что говорит закон и какие инициативы есть?
В последних инициативах Минтруда упоминается:
- Отмена обязательного ведения бумажной трудовой книжки․
- Упрощение формы ЭТК, удаление избыточных полей․
- Поддержка гибридного подхода: одновременно использовать электронную и бумажную версии, если работник не отказался от бумажного документа․
Эти изменения направлены на повышение прозрачности и удобства учёта трудовых отношений․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да․ Работник может написать заявление об отказе от бумажной версии, после чего все его данные будут вестись только в электронном виде․
Вопрос: Как получить доступ к своей электронной книжке?
Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на официальном портале СФР․ Для входа требуется ввести логин и пароль, указанные при регистрации․
Вопрос: Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?
Ошибку можно исправить, подав запрос в СФР через тот же личный кабинет․ После проверки данные будут обновлены․
Переход на электронную форму трудовых книжек – это естественный шаг в цифровой трансформации труда в России․ ЭТК упрощает документооборот, повышает безопасность информации и делает процесс учёта трудовой деятельности более прозрачным․ Работодателям и работникам важно заранее подготовиться к переходу, изучить порядок оформления и воспользоваться преимуществами, которые предлагает современная электронная система․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению электронной трудовой книжки, рекомендуем обратиться в местное отделение Пенсионного фонда или в отдел кадров вашей организации․