Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она может быть оформлена в бумажном или электронном виде. Ниже подробно рассмотрим, кто и как может оформить новую трудовую книжку, какие шаги необходимо выполнить и где получить необходимые сведения.

Виды трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, оформляемый на специальном бланке и хранящийся у работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, ведётся в единой государственной информационной системе и доступна через портал Госуслуги.

Согласно ст. 66 и 66.1 ТК РФ, работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.

Кто оформляет трудовую книжку?

Оформлением трудовой книжки занимается работодатель:

При приёме на работу нового сотрудника – если у него ещё нет трудовой книжки.
При переходе работника на электронную форму – выдаётся бумажная книжка на руки, а дальнейшее ведение переходит в ЭТК.
При утере или порче документа – выдаётся дубликат.

Если работник сам хочет получить первую трудовую книжку (например, после окончания учёбы или при первом трудоустройстве), он обращается к своему будущему работодателю, который и оформит документ.

Как получить новую трудовую книжку впервые

Шаги для работника

Подготовить документы: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (при необходимости), а также заявление о приёме на работу.
Обратиться к работодателю: после подписания трудового договора работодатель заполняет трудовую книжку (внесёт сведения о должности, дате приёма, основании приёма).
Проверить правильность заполнения: все записи должны быть сделаны чернилами, заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
Получить книжку на руки: при переходе на электронную форму работник получает бумажную книжку, а работодатель освобождается от её дальнейшего ведения.

Шаги для работодателя

Завести бланк трудовой книжки (форма ТД-1).
Внести сведения о работнике (ФИО, дата рождения, профессия, образование).
Сделать первую запись о приёме на работу.
Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.
Выдать книжку сотруднику (если требуется переход на ЭТК) или оставить у себя для дальнейшего ведения (бумажный вариант).

Как получить дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена, работник может запросить дубликат:

Обратиться к текущему или последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
Работодатель, имея доступ к личному делу сотрудника, заполняет новый бланк, переносит все записи из прежней книжки (или из архива кадров).
Дубликат заверяется подписью и печатью организации.
Если работодатель больше не существует (ликвидация, реорганизация), дубликат можно получить в Пенсионном фонде РФ (ПФР) или через Многофункциональный центр (МФЦ), предоставив трудовую справку и документы, подтверждающие стаж.

Как оформить электронную трудовую книжку через Госуслуги

Электронная трудовая книжка ведётся в единой государственной информационной системе и доступна каждому застрахованному лицу.

Преимущества ЭТК

Доступ к сведениям о трудовой деятельности в любое время через личный кабинет на Госуслугах.
Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа.
Возможность быстро получить выписку или подтверждение стажа для банка, посольства и т.д.

Пошаговая инструкция

Подтвердить учётную запись на портале Госуслуги (уровень «Подтверждённая»). Для этого потребуется пройти верификацию через банк, почту или центр обслуживания.
Войти в личный кабинет и перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
Если у вас ещё нет ЭТК, система предложит создать её на основе данных из ПФР и налоговой службы.
После создания вы сможете просматривать все записи о приёмах, переводах, увольнениях, а также скачивать выписки в формате PDF.
При необходимости передать сведения новому работодателю – достаточно предоставить ему доступ к вашей ЭТК через личный кабинет или распечатать выписку.

Обратите внимание: работодатель, получивший от сотрудника заявление о переходе на электронную форму, обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки и больше не отвечает за её ведение и хранение.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка может понадобиться для подтверждения стажа при оформлении кредита, визы, пособия и т.д.

Способы получения выписки

Через портал Госуслуги – в разделе «Электронная трудовая книжка» выбрать «Получить выписку», указать период и получить документ в электронном виде;
В Многофункциональном центре (МФЦ) – предъявить паспорт и СНИЛС, получить бумажную выписку.
В Пенсионном фонде РФ – аналогично МФЦ, но через отделения ПФР.
Через работодателя – если вы ведёте бумажную книжку, работодатель выдаст выписку по вашему запросу.

Ответственность работодателя

Согласно ТК РФ, работодатель обязан:

Оформлять трудовую книжку при приёме на работу, если у сотрудника её нет.
Вовремя вносить записи о переводах, награждениях, увольнениях.
Обеспечить сохранность бумажных книжек (хранить в условиях, исключающих повреждение).
При переходе сотрудника на электронную форму – выдать книжку на руки и прекратить её ведение.
При утере или порче документа – выдать дубликат в течение трёх рабочих дней после заявления сотрудника.

Нарушение этих требований может повлечь административные штрафы в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?: Да, если вы ещё не перешли на ЭТК, у вас остаётся бумажный вариант. После подачи заявления о переходе на электронную форму работодатель выдаёт бумажную книжку на руки, а дальнейшее ведение происходит в ЭТК.
Нужно ли платить за получение дубликата или выписки?: Выдача дубликата трудовой книжки работодателем – бесплатна. Выписка из ЭТК через Госуслуги, МФЦ или ПФР также предоставляется бесплатно. Платные услуги могут взиматься только коммерческими организациями при оформлении срочных справок.
Как узнать, есть ли у меня электронная трудовая книжка?: Войдите в личный кабинет на Госуслугах и проверьте раздел «Электронная трудовая книжка». Если записей нет, значит ЭТК ещё не сформирована – её можно создать через тот же раздел.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?: Сначала направьте письменную претензию. Если ответ не получен или отказ сохраняется, обратитесь в трудовую инспекцию или в суд. Также можно получить дубликат через ПФР или МФЦ, предоставив подтверждающие документы.

Получить новую трудовую книжку – процесс, регламентированный законодательством и доступный каждому гражданину. Главное – правильно определить, какой вид книжки вам необходим (бумажный или электронный), подготовить нужные документы и последовательно выполнить шаги, описанные выше. Использование портала Госуслуг значительно упрощает работу с электронной трудовой книжкой, позволяя получать выписки, проверять стаж и передавать сведения работодателю в режиме онлайн.

Соблюдая установленные правила и своевременно взаимодействуя с работодателем и государственными сервисами, вы сможете избежать проблем с оформлением и хранением трудовой книжки, а также обеспечить себе надёжное подтверждение трудовой деятельности на протяжении всей профессиональной карьеры.