Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад. Это нововведение стало удобным и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и обычных граждан. Основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и формирующий будущие пенсионные права, — это трудовая книжка. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь будет вестись преимущественно в цифровом формате.
В связи с этим у многих кадровиков и работников возникает закономерный вопрос: нужна ли запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку? Давайте разберемся в этом подробно.
Что говорит законодательство?
Сам по себе переход работника на электронную трудовую книжку не является основанием для внесения новой записи в бумажный бланк трудовой книжки. Формирование данных в электронном виде происходит автоматически через отчетность работодателя в Социальный фонд России (СФР).
Однако есть важный нюанс, связанный с завершением переходного периода:
- Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде (отказался от бумажной), работодатель обязан выдать бумажную трудовую на руки. При этом в бумажный бланк никаких записей о переходе не вносится.
- Если работник сохранил бумажную трудовую (подал заявление о продолжении ведения сведений на бумаге), то она продолжает заполняться по общим правилам.
Когда запись все-таки нужна?
Хотя специальная запись о самом факте перехода на ЭТК не делается, в бумажной трудовой книжке фиксируются кадровые события, которые происходят в процессе работы. Запись необходима, если происходит:
Переход с совместительства на основную работу
Ситуация: как оформить переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации? В этом случае в трудовую книжку вносится запись. Если ранее запись о работе по совместительству не вносилась, она вписывается сейчас, а затем делается отметка о том, что работа по совместительству прекращена и сотрудник принят на основную работу.
Исправление ошибок
Очень часто в бумажных трудовых книжках встречаются ошибки. Например, в трудовой книжке работника была неверно указана его должность. Если организация ликвидирована, исправить запись через работодателя невозможно. В таком случае сотрудник обращается в государственный архив, и уже там подтверждают правильный стаж; В электронную базу такие исправения вносятся корректирующими отчетами от текущего работодателя, а в бумажной делается стандартная запись об изменении.
Как настроить заполнение ЭТК в программе?
Разбираем важные вопросы оформления электронных трудовых книжек с точки зрения автоматизации. Работодателям необходимо корректно настроить учетные программы для отправки данных в СФР.
- Обновление ПО: Убедитесь, что ваша программа кадрового учета поддерживает актуальные форматы отчетности (ЕФС-1).
- Настройка статуса сотрудника: В карточке каждого сотрудника должна быть отметка о том, выбрал он бумажную книжку или перешел на ЭТК.
- Автоматизация: Настройте автоматическую генерацию и отправку отчетов при приеме, увольнении или переводе сотрудника.
Что делать с бумажной трудовой после перехода на ЭТК?
Если вы перешли на электронную трудовую книжку, бумажная не уничтожается. Она остается у вас на руках как документ, подтверждающий ваш стаж до момента цифровизации. Все записи, которые были в ней до подачи заявления о переходе на ЭТК, сохраняют свою юридическую силу.