Важно! На момент написания статьи (22 мая 2026 года) завершился переходный период по обязательному внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России. С 1 января 2026 года работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда работник сохранил за собой право на бумажный носитель.
Ключевое правило: заявление — это основание
С 2026 года одновременное ведение электронной и бумажной трудовых книжек возможно только при наличии письменного заявления работника об отказе от перевода на электронный формат. Если такого заявления нет, работодатель обязан:
- Вести вашу трудовую книжку только в электронном виде (ЭТК).
- Не выдавать вам бумажную трудовую книжку.
- Не проставлять в ней записи.
Что такое заявление на ведение ЭТК?
Это письменное заявление работника, в котором он:
- Дает согласие на ведение его трудовой истории исключительно в электронном виде.
- Отказывается от получения бумажной трудовой книжки (или, если она была, от ее дальнейшего использования).
- Указывает, что ознакомлен с порядком доступа к своей ЭТК через портал «Трудовая книжка» (интегрированный в Госуслуги).
Сроки подачи заявления: когда и зачем?
Законодательство не устанавливает конкретный срок для подачи такого заявления. Однако есть два ключевых момента:
- При приеме на работу: Работодатель обязан с 2026 года сразу оформлять нового сотрудника с ведением ЭТК. Если вы хотите бумажную книжку, вы должны в день приема на работу подать заявление об отказе от ЭТК.
- Для действующих сотрудников: Работодатель должен провести процедуру информирования и получить заявления от всех работников, которые ранее имели бумажные книжки. Рекомендуемый срок для этого — в течение 30 дней с момента вступления в силу новых правил (т.е. до 31 января 2026 года), но на практике процесс мог занять больше времени.
Как правильно оформить заявление?
Заявление пишется в произвольной письменной форме, но должно содержать обязательные реквизиты и ясную формулировку.
Образец (шаблон) заявления:
Директору [Название организации] [Адрес организации] от [Ваша ФИО полностью] [Ваша должность] [Ваш адрес, телефон, email] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести мою трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ исключительно в электронном виде на basis портала «Трудовая книжка» (trudvsem.ru). В случае наличия у меня бумажной трудовой книжки прошу считать ее недействительной и не производить в нее дальнейших записей. Ознакомлен(а) с порядком получения информации о своей электронной трудовой книжке. «___» __________ 20__ г. _________________ / [Ваша подпись] /
Что указать обязательно:
- Данные работодателя (на кого пишете).
- Ваши ФИО, должность, контакты.
- Четкая просьба о ведении ЭТК.
- Отказ от бумажной книжки (если она есть).
- Подпись и дата.
Куда подавать заявление?
Заявление подается в отдел кадров (бухгалтерию) вашей организации лично под расписку или направляется заказным письмом с уведомлением. Рекомендуется получить на своем экземпляре отметку о принятии (входящий номер, дата, подпись ответственного лица).
Последствия отсутствия заявления (с )
- Для работника: Вы не получите бумажную книжку. Все записи о работе будут вноситься только в ЭТК. Доступ к ней — через Госуслуги (необходима учетная запись).
- Для работодателя: Он не имеет права выдавать вам бумажную книжку и обязан вести ЭТК. Нарушение этого правила влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Как проверить, что ЭТК ведется?
После того как работодатель внесет первую запись, вы можете:
- Зарегистрироваться/авторизоваться на портале Госуслуги.
- Найти сервис «Электронная трудовая книжка».
- Просмотреть все записи о своей трудовой деятельности.
Работодатель также обязан по вашему запросу предоставить вам распечатку из ЭТК на бумажном носителе (за свой счет).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли передумать и вернуть бумажную книжку?
Да, можно подать новое заявление об отказе от электронной трудовой книжки. После этого работодатель обязан:
- Прекратить ведение вашей ЭТК.
- Оформить вам бумажную трудовую книжку (если ее не было) или возобновить записи в имеющуюся.
- Перенести все имеющиеся записи из ЭТК в бумажную книжку.
Что, если у меня уже есть старая бумажная книжка с записями?
Если вы подали заявление на ведение ЭТК, работодатель обязан перенести все записи из вашей бумажной книжки в электронную. После этого бумажная книжка считается недействительной. Ее можно оставить у себя на память, но юридической силы она не имеет.
А если работодатель не ведет ЭТК и не просит заявление?
Это нарушение. С работодатель обязан вести ЭТК для всех вновь принятых сотрудников. Для действующих — после получения заявлений. Если вам отказывают, вы можете:
- Написать письменное заявление с требованием перевести вас на ЭТК.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.
С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка — это норма. Заявление на ее ведение — это не формальность, а важное юридическое действие, определяющее, как будет храниться ваша трудовая история. Если вы хотите сохранить традиционную бумажную книжку, вы должны активно заявить об этом в письменной форме. В противном случае ваши данные будут автоматически переведены в безопасный и удобный электронный формат, доступный в любое время через Госуслуги.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 906) и практики применения с . Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу или в Государственную инспекцию труда.