Трудовая книжка — это документ, подтверждающий факт трудоустройства, сведения о работе, переводах и увольнении работника. С 2025 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), которая полностью заменяет бумажный аналог. Ниже разберём, как устроена система, какие нормативные акты регулируют её ведение, как оформить и где можно просмотреть данные.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина. В неё вносится:
- дата приёма на работу и название организации;
- должность, вид работы, режим работы;
- дата перевода на другую работу (если таковая имела место);
- дата увольнения и основания;
- сведения о стаже работы.
Эти данные нужны работодателю, работнику и государственным органам для расчёта пенсионных и социальных выплат, а также при проверках трудовой дисциплины.
Правовое основание
Основой для ведения трудовой книжки является статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). В ней прописано, что:
- трудовая книжка обязательна для всех работающих граждан;
- в ней фиксируются сведения о работе, переводах и увольнении;
- работодатель обязан вести её в бумажном виде, но с 2025 года возможен переход на электронный формат.
Дополнительно регулируются нормативные правовые акты Министерства труда и социальной защиты РФ, в т.ч. правила ведения сведений в электронном виде (формы ЕФС‑1, ЕФС‑2 и т.д.).
Бумажная трудовая книжка vs. электронная трудовая книжка (ЭТК)
3.1 Бумажная трудовая книжка
Классический вариант, который хранится у работника. В неё вносится информация вручную с помощью специальных печатей и подписи работодателя. Плюсы: простота, отсутствие технических требований. Минусы: риск потери, повреждения, необходимость физического хранения.
3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК — цифровой аналог бумажной, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР). В неё автоматически попадают данные о приёме, переводах и увольнении, которые работодатель передаёт через ЕФС‑1.
Преимущества:
- Непрерывный доступ к данным через портал госуслуг;
- Отсутствие риска потери или повреждения;
- Автоматический расчёт стажа и пенсионных начислений;
- Упрощённый процесс выдачи выписок.
Недостатки:
- Требуется наличие электронных подписей и доступа к интернету;
- Переход на ЭТК может потребовать дополнительного обучения персонала.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс состоит из нескольких шагов:
- Регистрация работодателя в системе СФР. Для этого необходимо подать заявление в Фонд пенсионного и социального страхования.
- Получение электронного сертификата. Работодатель получает сертификат, который используется для подписания электронных документов.
- Передача данных о сотруднике. При приёме работника работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и передаёт её в СФР.
- Периодическое обновление. При переводе, смене должности, увольнении работодатель обновляет данные в системе.
- Проверка и подтверждение. СФР проверяет корректность данных и публикует их в базе.
После завершения всех этапов работник получает доступ к своей ЭТК через портал госуслуг и может просматривать и скачивать выписки.
Где посмотреть и получить выписку из ЭТК?
Для доступа к данным о трудовой деятельности необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на Едином портале госуслуг (ЕГПУ);
- Войти в раздел «Трудовая книжка»;
- Выбрать нужный документ (полная выписка, часть выписки и т.д.) и скачать в формате PDF.
Если работник ещё не имеет доступа к порталу, ему необходимо пройти процедуру подтверждения личности (первый раз в системе).
Как правильно заполнить данные в ЭТК?
Ввод данных осуществляется работодателем через форму ЕФС‑1. Важно соблюдать следующие правила:
- Указывать точные даты приёма и увольнения;
- Заполнять сведения о должности и видах работы в соответствии с ТК РФ;
- При переводе в другую организацию указывать дату перевода и новое место работы;
- В случае увольнения обязательно указывать основание (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
Неправильные данные могут привести к задержкам в расчётах пенсионных и социальных выплат.
Что делать, если данные в ЭТК неверны?
Если работник обнаружил ошибку, он может:
- Обратиться в отдел кадров работодателя с просьбой исправить данные;
- Если работодатель не реагирует, подать жалобу в Фонд пенсионного и социального страхования через портал госуслуг;
- При необходимости обратиться в суд для защиты своих прав.
Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, который упрощает ведение трудовой истории, повышает прозрачность и снижает риски потери документов. Работодатели и работники должны:
- Переходить на ЭТК как можно раньше, чтобы избежать двойного ведения;
- Обучать персонал работе с системой;
- Регулярно проверять корректность данных в личном кабинете;
- Сохранять резервные копии (если это требуется по внутренним политикам).
Таким образом, трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, а с 2025 года эта фиксация осуществляется в электронном виде, обеспечивая более надёжный и удобный доступ к информации о стаже и трудовом опыте.