Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․

Основные преимущества ЭТК:

• Надёжность: исключается риск потери или порчи документа
• Доступность: информацию можно получить в любое время через личный кабинет на сайте ПФР
• Автоматическое обновление: все записи о трудовой деятельности вносятся работодателем в электронном виде
• Экологичность: снижение бумажного документооборота

Почему переход на электронные трудовые книжки стал обязательным?

Переход на электронный формат был инициирован в связи с:

1. Современными технологиями: цифровизация всех сфер жизни требует обновления устаревших систем
2. Проблемами бумажных носителей: частые случаи потери, порчи или подделки трудовых книжек
3. Упрощением кадрового учёта: автоматизация процесса ведения трудовой документации
4. Государственной политикой: реализация программы «Цифровая экономика»

Когда начался и когда завершится переход?

Важно! Переходный период включает несколько ключевых этапов:

Этап 1: Подготовительный (2019 год)

• Принятие нормативных актов
• Разработка технических решений
• Информирование работодателей и работников

Этап 2: Начало внедрения (с 1 января 2020 года)

• Работодатели начали представлять в ПФР сведения о кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД
• Сохранение бумажных трудовых книжек для ранее принятых сотрудников до их решения о переходе

Этап 3: Основной (2021-2025 годы)

• С 2021 года при приёме на работу заполняются только электронные трудовые книжки
• Работники могут выбрать формат своей трудовой книжки
• Ведение параллельно бумажных и электронных версий для тех, кто не подал заявление об отказе от бумажной книжки

Этап 4: Завершающий (до 1 января 2026 года)

⚠️ КРАЙНИЙ СРОК! Все работающие граждане должны определиться с форматом своей трудовой книжки до этой даты․

Как подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Кто должен подавать заявление?

Заявление должны подать все работающие граждане, у которых:

• Есть действующая бумажная трудовая книжка
• Хотят перейти на электронный формат

Если вы были приняты на работу после 1 января 2021 года, ваша трудовая книжка уже ведётся в электронном виде․

Где и как подать заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать:

Через работодателя

Наиболее распространённый способ․ Вам необходимо:

1. Написать заявление в свободной форме или по образцу
2. Передать его в отдел кадров или бухгалтерию по месту работы
3. Получить копию заявления с отметкой о принятии

Через личный кабинет на сайте ПФР

Для этого вам понадобится:

• Учётная запись на портале Госуслуги
• Электронная подпись (необязательно, но рекомендуется)
• Доступ к личному кабинету на сайте ПФР

Через МФЦ (Многофункциональный центр)

При личном обращении в МФЦ с паспортом и СНИЛС․

Образец заявления

Рекомендуемый образец заявления:

Что будет, если не подать заявление?

Если вы не подадите заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то:

• Ваша трудовая книжка будет вестись в обоих форматах (бумажном и электронном)
• Все новые записи будут вноситься в электронную версию
• Бумажная версия будет храниться у работодателя

Это не является нарушением, но может создать неудобства при оформлении различных документов, так как некоторые организации могут требовать бумажную версию․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет․ После перехода на электронный формат вернуться к бумажной версии невозможно․ Все записи будут вноситься только в электронную трудовую книжку․

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Вы можете получить доступ:

• Через личный кабинет на сайте ПФР
• Через портал Госуслуги
• Через приложение «Мой налог» (для физических лиц)
• Обратившись в отделение ПФР с паспортом и СНИЛС

Можно ли работать без трудовой книжки?

Да, с 2021 года при приёме на работу трудовая книжка не обязательна․ Достаточно предоставить:

• Паспорт
• СНИЛС
• Диплом об образовании (при необходимости)
• Иные документы, предусмотренные законодательством

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?

В этом случае вам необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю для восстановления записей
2. Получить дубликат в ПФР
3. При необходимости, обратиться в суд для восстановления записей

Советы по оформлению заявления

Чтобы избежать ошибок при подаче заявления, следуйте этим рекомендациям:

Проверьте правильность заполнения

• Все данные должны быть указаны полностью и без ошибок
• ФИО должно совпадать с паспортом
• Адрес должен быть актуальным

Уточните у работодателя

Некоторые организации имеют свои образцы заявлений․ Уточните, есть ли у вашего работодателя утверждённый бланк․

Получите подтверждение

Обязательно получите копию заявления с отметкой о принятии или регистрационным номером․

Сохраните копию

Сохраните копию поданного заявления у себя․ Это может понадобиться в случае спорных ситуаций․

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России․ Он позволяет сделать процесс ведения трудовой документации более надёжным, доступным и современным․

Несмотря на то, что бумажные трудовые книжки ещё сохраняются для тех, кто не подал соответствующее заявление, всем работающим гражданам рекомендуется рассмотреть возможность перехода на электронный формат․

Помните, что крайний срок для принятия решения — 1 января 2026 года․ После этой даты все новые записи будут вноситься только в электронную трудовую книжку․

Если у вас остались вопросы, обратитесь:

• К работодателю
• В отделение ПФР по месту жительства
• На горячую линию ПФР: ###-###-####
• Через портал Госуслуги

Будьте внимательны и своевременно решайте вопрос с форматом своей трудовой книжки!