С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все новые сотрудники, начиная с 1 января 2026 г., автоматически получают электронную трудовую книжку, а бумажный вариант становится необязательным. Ниже вы найдёте подробную информацию о том, что такое ЭТК, как её получить, какие преимущества она даёт и какие права и обязанности у нового сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в единой информационной системе (ЕИС) и содержит всю информацию о трудовом стаже, должностях, заработной плате, отчислениях в пенсионный фонд и другие данные, которые ранее фиксировались в бумажной трудовой книжке.

Ключевые особенности:

• Ведётся в режиме реального времени.
• Доступен работодателю, сотруднику и органам госнадзора.
• Юридически эквивалентен бумажной трудовой книжке.
• Содержит электронную подпись работодателя и, при необходимости, сотрудника.

Законодательная база

Внедрение ЭТК регулируется Федеральным законом от 28 декабря 2015 г. № 239‑ФЗ «О введении в действие электронных трудовых книжек». Важные пункты:

• Обязательность использования ЭТК для всех новых сотрудников;
• Постоянный доступ к данным через портал «e‑работник».
• Право сотрудника на получение бумажной копии по заявлению.
• Обязанность работодателя вести и обновлять данные в ЕИС.

Преимущества ЭТК для новых сотрудников

• Удобство доступа – можно проверить свой стаж и историю работы в любой момент через портал «e‑работник».
• Экономия времени – нет необходимости ждать бумажную копию.
• Надёжность – данные защищены шифрованием и резервным копированием.
• Сокращение бумажных расходов – экономия ресурсов и средств.
• Прозрачность – сотрудник видит все изменения в реальном времени.

Как получить ЭТК при приёме на работу

1. Подготовка документов – при приёме работодатель заполняет форму о приёме в системе 1С:ЗУП (или аналогичном программном обеспечении).
2. Создание записи в ЕИС – система автоматически создаёт запись о новом сотруднике в ЕИС.
3. Подпись работодателя – электронная подпись работодателя подтверждает корректность данных.
4. Уведомление сотрудника – сотруднику отправляется письмо с инструкциями по входу в портал «e‑работник».
5. Получение доступа – сотрудник регистрируется в портале, вводит свои данные (ИНН, дата рождения) и получает доступ к своей ЭТК.

Права и обязанности нового сотрудника

• Проверка данных – сотрудник обязан проверить корректность введённых данных в течение 5 дней после получения доступа.
• Запрос на исправление – при обнаружении ошибок сотрудник может подать запрос через портал «e‑работник».
• Запрос бумажной копии – если сотрудник предпочитает бумажный вариант, он может подать письменное заявление работодателю.
• Сохранение конфиденциальности – сотрудник не должен передавать данные третьим лицам без согласия.
• Участие в обновлении данных – при смене должности, зарплаты и т.д. сотрудник должен своевременно сообщать работодателю.

Переходный период и его завершение

Переходный период по внедрению ЭТК завершился 1 января 2026 г. Это означает, что:

• Новые сотрудники, принятые после этой даты, автоматически получают электронную трудовую книжку.
• Работодатели обязаны вести данные в ЕИС и обновлять их в реальном времени.
• Бумажный вариант остаётся возможным только по заявлению сотрудника.

Как проверить наличие ЭТК и получить доступ

1. Перейдите на портал «e‑работник» – https://e-работник.россия.
2. Войдите в систему – используйте свои персональные данные (ИНН, дата рождения, пароль).
3. Проверьте статус – в разделе «Моя трудовая книжка» вы увидите статус «Электронная» и сможете просмотреть историю.
4. Запросите PDF‑копию – в меню «Скачать» выберите формат PDF.
5. Запросите бумажную копию – если необходимо, нажмите «Запросить бумажную копию» и следуйте инструкциям.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку? – Да, по заявлению сотрудника. Работодатель обязан выдать её в течение 10 рабочих дней.
• Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Подайте запрос на исправление через портал «e‑работник».
• Как защитить свою ЭТК от несанкционированного доступа? – Используйте сложный пароль и двухфакторную аутентификацию.
• Можно ли использовать ЭТК для получения кредита? – Да, она является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж.
• Как обновлять данные при смене должности? – Работодатель обязан внести изменения в систему 1С:ЗУП, после чего данные автоматически обновятся в ЕИС.

Контакты и ресурсы

• Портал «e‑работник» – https://e-работник.россия
• Госуслуги – https://www.gosuslugi.ru
• Служба поддержки 1С:ЗУП – https://support.1c.ru
• Федеральный закон № 239‑ФЗ – https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_222367/

Электронная трудовая книжка – это шаг к более прозрачной и удобной системе управления трудовыми отношениями. Для новых сотрудников это означает мгновенный доступ к своей истории работы, экономию времени и ресурсов, а также возможность быстро реагировать на любые изменения в трудовом стаже.