Цифровизация кадрового делопроизводства стала реальностью. С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК), а к 2026 году процесс перехода завершен: новые сотрудники заводятся только в электронном формате, а данные о стаже передаются в Социальный фонд России (СФР) в режиме реального времени. Система СБИС (Saby) является одним из самых популярных инструментов для автоматизации этого процесса.
В этой статье мы подробно разберем, как настроить работу с ЭТК в СБИС, как заполнить данные при приеме сотрудника, как оформить переводы и увольнения, а также как сформировать необходимые отчеты.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл или документ на руках у работника, а информационная база данных, которую ведет Пенсионный фонд (ныне СФР). Работодатель обязан передавать туда сведения о трудовой деятельности сотрудников.
Ключевые особенности в 2026 году:
- Для сотрудников, впервые поступающих на работу с 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще.
- Для «старых» сотрудников, не отказавшихся от бумажной версии, ведется параллельное заполнение: вручную в бумажный бланк и электронно через отчетность в СФР.
- Основным документом для подтверждения стажа становится выписка СТД-Р.
Подготовка: Настройка раздела «Кадры» в СБИС
Прежде чем вносить данные, убедитесь, что в вашей организации в СБИС правильно настроен модуль «Управление персоналом» или «Отчетность».
- Перейдите в раздел «Сотрудники» или «Кадры».
- В карточке каждого сотрудника должна быть вкладка «Трудовая книжка» (часто находится в разделе «Зарплата» или «Личные данные»).
- Проверьте статус ведения трудовой:
- Если сотрудник выбрал электронную книжку, должен стоять статус «Ведение электронной ТК».
- Если сотрудник сохранил бумажную, выбирается статус «Ведение бумажной ТК».
Важно: В строке «Трудовая книжка» обязательно должна быть отметка «электронно» и дата подачи заявления сотрудником (если переход был добровольным в переходный период). Для новых сотрудников 2026 года это требование автоматически.
Пошаговый алгоритм заполнения ЭТК в СБИС
Заполнение электронной трудовой книжки происходит не путем ручного ввода текста в «цифровую книгу», а через формирование и отправку отчетов в СФР. Основным форматом сейчас является форма ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД);
Шаг 1. Оформление приема на работу
При приеме нового сотрудника или переводе существующего:
- Оформите приказ о приеме на работу и трудовой договор в СБИС.
- Перейдите в раздел «Отчетность» -> «ПФР/СФР» -> «ЕФС-1» (Сведения о трудовой деятельности).
- Создайте новый отчет. Система автоматически подтянет данные из карточки сотрудника (ФИО, СНИЛС, должность, дата приема).
- Выберите тип мероприятия: «ПРИЕМ».
- Укажите код выполняемой функции (согласно классификатору ОКЗ, который также настраивается в СБИС).
- Проведите форматно-логический контроль (встроенная функция СБИС проверит ошибки).
- Подпишите отчет электронной подписью руководителя и отправьте в СФР.
Шаг 2. Внесение изменений (переводы, переименование)
Любые кадровые изменения (перевод на другую должность, изменение оклада, переименование организации) требуют подачи формы ЕФС-1.
- В СБИС выберите сотрудника и событие (например, «Перевод»).
- Система сформирует отчет с типом мероприятия «ПЕРЕВОД».
- Укажите новую должность, подразделение и дату изменения.
- Отправьте отчет в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
Шаг 3. Оформление увольнения
При увольнении сотрудника действия аналогичны:
- Оформите приказ об увольнении в СБИС.
- Сформируйте отчет ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ».
- Укажите основание увольнения (статью ТК РФ) и дату.
- Отправьте отчет в фонд.
Как получить справку СТД-Р для сотрудника?
Справка СТД-Р — это выписка из электронной трудовой книжки, которую работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении или по его письменному заявлению в любой момент работы.
Инструкция по формированию в СБИС:
- Перейдите в карточку сотрудника.
- Найдите раздел «Документы» или меню действий с трудовой книжкой.
- Выберите опцию «Сформировать СТД-Р».
- Система запросит актуальные данные из базы СФР (или использует локальные, если есть связь).
- Проверьте данные: в справке должны быть отражены все кадровые события, даты заявлений о выборе формы ТК и личные данные.
- Подпишите документ электронной подписью организации и распечатайте (или отправьте электронно, если это согласовано).
Частые ошибки и важные нюансы
Работа в СБИС минимизирует ошибки благодаря встроенному контролю, но человеческий фактор остается:
- Сроки: Отчет ЕФС-1 при приеме и увольнении сдается не позднее следующего рабочего дня. При ежемесячной отчетности (если нет ежедневных событий), до 15 числа следующего месяца. СБИС имеет встроенный календарь бухгалтера, который напомнит о дедлайнах.
- Коды ОКЗ: В 2026 году требование указывать код выполняемой функции строго обязательно. Убедитесь, что в справочнике СБИС для каждой должности прописан актуальный код ОКЗ.
- Дублирование: Если у сотрудника ведется бумажная книжка, данные в нее вносятся вручную чернилами, а в СБИС отправляется электронный отчет. Данные должны полностью совпадать.
- Заявления: Не забудьте подшить заявления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки (для тех, кто работал до 2021 года). В СБИС можно отсканировать эти заявления и прикрепить к карточке сотрудника.
Преимущества работы через СБИС
Использование платформы СБИС для ведения ЭТК дает ряд преимуществ:
- Актуальность форм: При изменении законодательства формы отчетов (ЕФС-1, СТД-Р) обновляются автоматически.
- Контроль ошибок: Система не даст отправить отчет с незаполненными обязательными полями или неверным форматом дат.
- История: Все отправленные отчеты и полученные протоколы проверки хранятся в архиве, что удобно при проверках.
- Мобильность: Доступ к данным возможен с любого устройства, что важно для удаленной работы кадровиков.
Заполнение электронной трудовой книжки в СБИС — это регламентированный и отлаженный процесс. Главное — своевременно вносить данные о кадровых событиях и внимательно проверять сформированные отчеты перед отправкой в Социальный фонд.