Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Правильное и своевременное ведение этого документа — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность. Данная статья содержит подробные образцы записей для самых распространенных ситуаций.
Основные правила внесения записей
Прежде чем рассматривать образцы, необходимо запомнить несколько фундаментальных правил:
- Запись вносится незамедлительно (в день издания приказа или события).
- Запись делается разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся, например, «ст.» для статьи).
- Все записи нумеруются по порядку в течение всего срока действия книжки.
- Подписывается запись руководителем организации (или уполномоченным лицом) и сверяется с работником (под роспись).
- При исправлении ошибки делается зачеркнутая (одной чертой) ошибочная запись, рядом пишется правильная, делается пояснение «Исправление считать недействительным» и ставится подпись с датой.
- С 2021 года для новых работников ведется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажная книжка продолжает действовать для тех, кто был принят до этой даты и не подал заявление о переходе на ЭТК.
Образцы записей по ключевым ситуациям
Прием на работу
Это первая и самая важная запись. Она служит основанием для начала стажа.
Образец:
Принят на работу с [число, месяц, год] на должность [название должности] по [название документа, например, трудовому договору №… от…].
Пример: Принят на работу с 15 марта 2024 г. на должность инженера-программиста по трудовому договору № 45-К от 10 марта 2024 г.
Важно: Если прием на работу оформляется приказом, в запись включается номер и дату приказа.
Перевод на другую работу (в той же или другой организации)
Запись о переводе не отменяет предыдущую запись о приеме. Она лишь дополняет ее, фиксируя новую должность, структурное подразделение или условия труда.
Образец:
Переведен с [дата] на должность [новая должность] в [название отдела/филиала]. Условия труда изменены [привести, если менялись, например: оплата труда установлена по тарифной ставке…].
Пример: Переведен с 01 июня 2024 г. на должность старшего инженера-программиста в отдел разработки. Условия труда изменены: оплата труда установлена по тарифной ставке 5-1.
Увольнение
Запись об увольнении — завершающая. Она должна точно отражать основание и дату прекращения трудового договора.
Образец (наиболее частые случаи):
- По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ):
Уволен по собственному желанию с [дата увольнения] на основании пункта 3 части первой статьи 80 Трудового кодекса Российской Федерации. - По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ):
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон с [дата увольнения]. - За грубое нарушение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ):
Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей с [дата увольнения] на основании пункта [номер] части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. - По истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ):
Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия с [дата увольнения].
Критически важно: Формулировка в записи должна полностью соответствовать формулировке в приказе (распоряжении) об увольнении. Любое расхождение может стать основанием для оспаривания записи.
Награждение (почетная грамота, благодарность)
Такая запись не является обязательной, но вносится по инициативе работника или работодателя для фиксации заслуг.
Образец:
Награжден [название награды, например: Почетной грамотой Министерства труда РФ] за [указать причину, если есть, например: многолетнюю безупречную работу] от [дата награждения].
Пример: Награжден Почетной грамотой Администрации города за активное участие в общественной жизни от 10 декабря 2025 г.
Особые случаи и частые ошибки
- Пропущенная запись о переводе после увольнения: Если перевод был, но запись не внесена до увольнения, это не отменяет факта перевода. Стаж и должность на момент увольнения определяются по последней внесенной записи. Рекомендуется внести пропущенную запись задним числом с пояснением, но только если есть подтверждающие документы (приказ о переводе).
- Изменение ФИО: Вносится запись на основании документа, подтверждающего смену имени (свидетельство о браке, решение суда).
Образец: В связи с изменением фамилии (имени, отчества) с [старое ФИО] на [новое ФИО] запись от [дата предыдущей записи] считать относящейся к [новое ФИО]. - Внесение записи об увольнении по собственному желанию: Недопустимо писать «Уволен по инициативе работника» или «Уволен по собственному желанию с , последний рабочий день «. Правильно — только дата увольнения (последний рабочий день), так как именно с нее прекращаются трудовые отношения.
Что делать, если запись не внесена или внесена неправильно?
Работник вправе требовать от работодателя внесения корректной записи. Если запись отсутствует или содержит ошибку, необходимо:
- Написать заявление о внесении (или исправлении) записи в трудовую книжку.
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней рассмотреть заявление и внести (исправить) запись.
- Если работодатель отказывается, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Внесение записей в трудовую книжку, формальная, но крайне ответственная процедура. Точность формулировок, соответствие основаниям увольнения и своевременность — залог защиты интересов как работника, так и работодателя. Всегда сверяйте текст записи с текстом издания приказа (распоряжения) и положениями Трудового кодекса РФ.