Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат документа, который постепенно заменяет бумажные трудовые книжки; С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, и все больше компаний переходят на этот формат. СБИС – популярный сервис для автоматизации бизнеса, предлагает удобные инструменты для ведения кадрового учета и формирования электронных трудовых книжек. В этой статье мы подробно расскажем, как создать и использовать электронную трудовую книжку в СБИС.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, по сути, идентичный бумажной. В ней хранится информация о периодах работы, должностях, квалификации, датах приема и увольнения, а также об основаниях для увольнения.
Преимущества использования электронной трудовой книжки:
- Удобство: Доступ к информации о трудовой деятельности всегда под рукой.
- Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от физического повреждения и утери.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги.
- Автоматизация: СБИС автоматизирует процесс ведения и формирования ЭТК.
- Быстрота: Отправка сведений в Пенсионный Фонд осуществляется в один клик.
Как создать электронную трудовую книжку в СБИС?
Процесс создания и ведения электронной трудовой книжки в СБИС достаточно прост. Вот пошаговая инструкция:
Подготовка к работе в СБИС
- Регистрация: Если у вас еще нет аккаунта в СБИС, необходимо зарегистрироваться на сайте [https://sbis.ru/](https://sbis.ru/).
- Выбор тарифа: Выберите тарифный план, который соответствует потребностям вашей компании. СБИС предлагает различные тарифы с разным функционалом.
- Настройка кадрового учета: В СБИС необходимо настроить кадровый учет, указав информацию о вашей компании и сотрудниках.
Создание электронной трудовой книжки для сотрудника
Перейдите в раздел «Кадры» -> «Трудовые книжки».
Нажмите кнопку «Создать трудовую книжку».
Укажите данные сотрудника: ФИО, дата рождения, место работы, должность и другие необходимые сведения.
Заполните информацию о периодах работы: Добавьте записи о периодах работы сотрудника, указав даты начала и окончания, должность, вид деятельности и другие детали.
Сохраните трудовую книжку.
Внесение записей в электронную трудовую книжку
СБИС позволяет вносить записи в электронную трудовую книжку сотрудника различными способами:
- Ручное внесение: Вы можете вручную вносить записи о приеме, увольнении, переводах и других изменениях в трудовую книжку.
- Импорт данных: Вы можете импортировать данные из других источников, например, из бумажных трудовых книжек.
- Автоматическая синхронизация: СБИС автоматически синхронизирует данные с Пенсионным фондом России.
Отправка сведений в Пенсионный Фонд
СБИС позволяет отправлять сведения о приеме, увольнении и переводах сотрудников в Пенсионный Фонд России в один клик. Это значительно упрощает процесс ведения кадрового учета и снижает риск ошибок.
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
Если сотрудник просит перейти на электронную трудовую книжку, необходимо выполнить следующие действия:
Получите от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
В СБИС найдите в карточке сотрудника задачу о переходе на электронную трудовую книжку.
Проверьте заявление и зарегистрируйте сведения в СФР.
Убедитесь, что электронная трудовая книжка сотрудника активирована.
СЗВ-ТД в СБИС: формирование отчетов
СЗВ-ТД (Сведения о работниках, перешедших на электронную трудовую книжку) – это документ, который необходимо формировать и отправлять в Пенсионный Фонд России. В СБИС можно легко сформировать СЗВ-ТД, используя готовые шаблоны.
Полезные советы
- Регулярно обновляйте информацию о сотрудниках в СБИС.
- Проверяйте правильность заполнения электронных трудовых книжек.
- Используйте готовые шаблоны для формирования СЗВ-ТД.
- Ознакомьтесь с видеоинструкцией по работе с электронными трудовыми книжками в СБИС.
Использование электронной трудовой книжки в СБИС – это современный и удобный способ ведения кадрового учета. СБИС автоматизирует процесс формирования и отправки сведений в Пенсионный Фонд России, что позволяет сэкономить время и снизить риск ошибок. Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации бизнеса, который поможет вам оставаться в курсе всех изменений в законодательстве.
Важно помнить: Все изменения в трудовой деятельности сотрудника должны быть отражены в электронной трудовой книжке в соответствии с требованиями законодательства. Регулярно проверяйте правильность заполнения данных и своевременно отправляйте сведения в Пенсионный Фонд России.