Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы. В 2025‑2026 годах в Украине все работодатели и работники переходят к электронной трудовой книжке (ЭТК). Для того чтобы получить электронную копию, необходимо отсканировать все страницы бумажной книжки и загрузить их на портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Ниже приведены подробные рекомендации, какие страницы нужно сканировать, как их подготовить и какие требования предъявляет ПФУ.

Какие страницы включать в скан‑копию

Сканировать следует все заполненные страницы трудовой книжки, включая:

• Раздел «Відомості про роботу» (рабочие места, даты начала и окончания работы, должности, заработная плата).
• Раздел «Відомості про нагородження» (премии, грамоты, благодарственные письма).
• Вкладыши оригинала трудовой книжки (если они есть).
• Страницы с датами и реквизитами (номер, серия, дата выдачи).
• Страницы с отметками о переводах, увольнениях, повышениях.

Если трудовая книжка содержит страницы, которые не были заполнены (пустые страницы), их можно пропустить, но лучше оставить их в скан‑копии, чтобы избежать вопросов о целостности документа.

Как правильно отсканировать страницы

ПФУ предъявляет строгие требования к качеству сканов. Ниже перечислены основные правила:

1. Формат и цвет – сканы должны быть в цветном формате (RGB), чтобы сохранялись все детали и цветные отметки.
2. Разрешение – минимум 300 точек на дюйм (dpi). При сканировании с мобильного телефона рекомендуется использовать приложение, поддерживающее высокое разрешение.
3. Полнота изображения – скан должен включать всю страницу без обрезки. Важно, чтобы все реквизиты (номера, даты, подписи) были видны.
4. Читаемость – текст и цифры должны быть чёткими. При необходимости можно использовать режим «чтение» (OCR) для улучшения качества.
5. Формат файлов – можно использовать отдельные JPG‑файлы для каждой страницы или один PDF‑файл со всеми страницами. Главное – сохранить порядок страниц.
6. Избегайте сканов с ксерокопий – сканировать следует оригинал, а не копию, сделанную из ксерокопии. Копии снижают качество и могут вызвать отказ.

Хронологический порядок

ПФУ требует, чтобы страницы были загружены в хронологическом порядке, начиная с первой заполненной страницы и заканчивая последней. Это облегчает проверку и сверку данных. Если вы загружаете PDF, убедитесь, что страницы в нём упорядочены правильно. При загрузке отдельных JPG‑файлов можно использовать нумерацию (001.jpg, 002.jpg и т.д.).

Как загрузить сканы на портал ПФУ

Ниже описана пошаговая инструкция, основанная на актуальных данных 2025‑2026 годов.

1. Регистрация – зайдите на портал ПФУ и зарегистрируйтесь с помощью КЭП (Ключевой Электронной Подписи) или Дія.Підпис.
2. Выбор раздела – в левом боковом меню выберите пункт «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
3. Загрузка сканов – нажмите «Завантажити скан-копії» и выберите формат:
   • Постранично (отдельные JPG‑файлы) – укажите каждую страницу.
   • Полный документ (PDF) – загрузите один файл.
4. Подпись – после загрузки нажмите «Подписать» и подтвердите действие с помощью КЭП/Дія.Підпис.
5. Отправка – нажмите «Отправить в ПФУ» и дождитесь подтверждения.

Если вы работаете за границей, процесс аналогичен, но вам понадобится прикрепить сканы всех заполненных страниц в хронологическом порядке и нажать «Подписать и отправить в ПФУ».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить сканы в черно‑белом формате? – Нет, ПФУ требует цветные сканы.
• Нужны ли сканы страниц с наградами? – Да, они считаются частью трудовой истории.
• Что делать, если у меня есть только копия? – Попробуйте получить оригинал у работодателя или в архиве. Копия из ксерокопии не принимается.
• Можно ли использовать мобильный телефон? – Да, но убедитесь, что приложение поддерживает 300 dpi и цветной режим.
• Как проверить, что все страницы загружены? – После отправки вы получите электронное письмо с подтверждением и списком загруженных страниц.

Для успешной оцифровки трудовой книжки:

• Сканируйте все заполненные страницы в цветном формате и 300 dpi.
• Убедитесь, что страницы в хронологическом порядке и полностью видны.
• Используйте оригинал, а не копию из ксерокопии.
• Загрузите сканы в PDF или отдельные JPG‑файлы через портал ПФУ.
• Подпишите документы с помощью КЭП/Дія.Підпис и отправьте в ПФУ.

Следуя этим рекомендациям, вы избежите задержек и претензий со стороны Пенсионного фонда, а также получите электронную трудовую книжку, которая будет храниться в цифровом виде и доступна в любой момент.