Перевод сотрудника – один из самых частых кадровых процессов в современной организации. Правильное оформление записи в трудовой книжке при переводе защищает интересы как работника, так и работодателя, а также гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н от ).

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Виды переводов
3. Ответственность за оформление
4. Порядок внесения записи
5. Образцы записей
6. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление записей о переводе:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 71, 73).
• Приказ Минтруда России № 320н от «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 1652 «Об утверждении формы и порядка заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке».
• Приказ Минтруда РФ от № 312н «Об особенностях заполнения сведений о приёме, переводе и увольнении в случае перевода работника в другой организации».

Согласно п. 10 указанных правил, все записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) не позднее 5 рабочих дней со дня вступления перевода в силу.

Виды переводов

Ответственность за оформление

За правильность и своевременность заполнения трудовой книжки отвечает работодатель (руководитель организации или лицо, уполномоченное им). Нарушения могут привести к административной ответственности в виде штрафов в пределах 5 000 – 30 000 рублей (ст. 75.1 ТК РФ) и к возможным судебным искам со стороны работника.

Кто конкретно оформляет запись?

• Главный бухгалтер (при наличии функции кадровика) – в небольших компаниях.
• Отдел кадров (HR‑специалист) – в средних и крупных организациях.
• Личный представитель работодателя (директор, заместитель) – при отсутствии отдельного кадрового отдела.

Порядок внесения записи

Шаг 1. Подготовка приказа

1. Сформировать приказ «О переводе (временном/постоянном) работника … с должности … на должность …».
2. Указать в приказе:
   • ФИО работника;
   • Текущее и новое наименование должности;
   • Наименование структурного подразделения;
   • Дата начала перевода;
   • Срок (для временного перевода);
   • Основание (трудовой договор, соглашение сторон, реорганизация и т.д.).
3. При необходимости оформить отдельный приказ об увольнении (для внешнего перевода).

Шаг 2. Согласование с работником

Работник подписывает приказ (или отдельный акт согласия). При переводе без согласия работника (по инициативе работодателя) в приказе указывается ссылка на соответствующее положение ТК РФ.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

1. Определить номер записи. Нумерация ведётся последовательно (5‑й, 6‑й и т.д.).
2. Заполнить графу «Сведения о работе» (раздел 1, пункт 1.1 ЕФС‑1):
   • Дата начала работы (дата перевода);
   • Наименование должности;
   • Наименование организации (для внешнего перевода – прежний и новый работодатели);
   • Основание (приказ № … от …);
   • Ставка, разряд, тариф (если изменились).
3. Если перевод сопровождается увольнением, в той же книжке делается запись об увольнении (пункт «Сведения об увольнении»), а в книжке нового работодателя – запись о приёме в порядке перевода.
4. Подписать запись (руководитель организации) и поставить печать (если используется бумажный вариант).
5. Вручить работнику трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после внесения записи.

Шаг 4. Регистрация в государственных информационных системах

• Сформировать и отправить сведения в ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис).
• Обновить данные в СЗВ‑ТД (система заполнения сведений о трудовой деятельности).
• При наличии электронного трудового книжки (ЭТК) – ввести запись в электронный реестр через портал Госуслуги или специализированную программу «Электронная трудовая книжка».

Образцы записей

Перевод внутри одного предприятия (постоянный)

– г. – инженер‑технолог, отдел разработки, ООО «ТехИнвест», осн. приказом № 12/2026 от .

Временный перевод на 6 месяцев

– г. – старший специалист по контролю качества (временный перевод), филиал «Север», ЗАО «МеталлПрогресс», осн. приказом № 34/2026 от .

Перевод в другую организацию (внешний перевод)

В трудовой книжке прежнего работодателя:

– увольнение по согласованию сторон, осн. приказом № 45/2026 от .

В трудовой книжке нового работодателя (запись в порядке перевода):

– инженер‑по‑сборам, отдел продаж, ОАО «ЭнергоТех», осн. приказом № 7/2026 от (перевод от ООО «ТехИнвест»).

Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)

В системе вводятся те же данные, но дополнительно указывается идентификатор ЭТК (например, 1234567890) и прикладывается скан приказа.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершён переходный период по внедрению ЭТК. Основные особенности:

• Запись в ЭТК происходит в режиме онлайн через портал Госуслуги или через корпоративную программу «ЭТК‑HR».
• Срок внесения записи – те же 5 рабочих дней, но система автоматически фиксирует дату и время.
• При переводе в другую организацию работник получает уведомление в личном кабинете и может просмотреть все записи.
• Для корректного заполнения необходимо:
  • Загрузить скан приказа (PDF, не более 2 МБ);
  • Указать ИНН и ОКПО обеих организаций;
  • Подтвердить запись электронной подписью руководителя.

Важно: при потере или порче бумажной трудовой книжки работник может запросить её замену, а все записи будут перенесены в ЭТК автоматически.

Часто задаваемые вопросы

Как оформить запись, если перевод был осуществлён без подписания приказа?

По закону запись в трудовую книжку допускается только на основании официального приказа (распоряжения). Если приказ отсутствует, необходимо оформить его в ретроспективном порядке и подписать обеими сторонами, после чего внести запись в течение 5 рабочих дней.

Можно ли объединить запись об увольнении и приёме в порядке перевода в одну строку?

Да, если перевод происходит внутри одного работодателя. В этом случае в графе «Сведения о работе» указывается дата увольнения с прежней должности и сразу же дата начала работы на новой должности, а в примечании указывается «перевод».

Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о переводе?

Необходимо оформить дополнительный акт с указанием причины пропуска, приложить копии приказов, а затем внести запись в книжку с пометкой «добавлено после факта». При этом в ЭТК запись будет внесена без пометок, а в бумажной книжке – с подписью руководителя и печатью.

Как оформить перевод, если работник находится в отпуске без сохранения места работы?

Перевод в этом случае считается «временным» и оформляется приказом с указанием даты начала и окончания отпуска, а также даты начала выполнения новых обязанностей. Запись в книжке делается с указанием «временный перевод» и срока действия.

Нужно ли вносить запись о переводе, если работник переходит в другое юридическое лицо в рамках реорганизации (слияние, присоединение)?

Да. При реорганизации прежний работодатель издаёт приказ об увольнении, а новый – приказ о приёме в порядке перевода. Записи в обеих книжках обязательны.

Заполнение трудовой книжки при переводе работника – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения сроков. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы избежите типичных ошибок, снизите риск административных штрафов и обеспечите сотруднику надёжную документальную историю трудовой деятельности.

Помните: правильный приказ → своевременная запись → подпись и печать → обновление в ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД → (при необходимости) запись в ЭТК.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.