Трудовая книжка (далее — ТК) на протяжении многих лет остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. В Украине процесс ведения и заполнения этого документа претерпел существенных изменений: начиная с 2021 года, наряду с традиционной бумажной формой, официально внедрен и функционирует ее электронный аналог. В этой статье мы подробно рассмотрим правила заполнения трудовой книжки, процесс ее оцифровки и актуальные требования законодательства.
Электронная трудовая книжка: оцифровка и переходный период
Оцифровка трудовой книжки — это перевод сведений о трудовой деятельности физического лица из бумажной формы в электронную с хранением данных в Реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины (ПФУ). С 2021 года бумажная ТК постепенно заменяется электронной. Главная цель этого шага — оптимизация документооборота, обеспечение доступности и прозрачности начисления страхового стажа.
Важно: Внедрение электронной трудовой книжки является необходимой предпосылкой для дальнейшей реализации автоматического назначения пенсии (без дополнительного обращения гражданина) по факту наступления пенсионного возраста.
Как происходит оцифровка?
Перенести данные в электронный формат можно двумя путями:
- Самостоятельно работником: через онлайн-портал Пенсионного фонда. Для этого необходимо зарегистрироваться на сайте ПФУ, подготовить сканированные копии страниц книжки в высоком качестве, загрузить их и пройти проверку данных.
- С помощью работодателя: работодатель должен отсканировать или сфотографировать все страницы трудовой книжки работника, где есть записи. После этого он заполняет электронную форму на веб-портале ПФУ, внося данные о трудовой деятельности, и заверяет их электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Следует помнить, что существует определенный срок, до которого нужно оцифровать документ. Сканированные копии могут подаваться как работодателем, так и самим работником. В дальнейшем именно электронные реестры будут подтверждать трудовой стаж. Если же трудовой книжки нет (например, она утеряна), стаж будет устанавливаться на основании других документов.
Оформление трудовой книжки впервые
Несмотря на цифровизацию, бумажный документ все еще имеет силу. Если лицо трудоустраивается впервые, то по его требованию работодатель обязан завести и заполнить трудовую книжку (согласно ст. 48 КЗоТ Украины).
Основанием для оформления ТК является приказ (распоряжение) о приеме на работу начинающего работника. При этом кадровику необходимо строго соблюдать установленные сроки:
- Трудовая книжка должна быть оформлена не позднее 5 дней после приема на работу.
- Запись о приеме на работу делается только после издания соответствующего приказа.
Правила заполнения бумажной трудовой книжки
К заполнению трудовой книжки каждый кадровик должен относиться крайне ответственно. Основные требования к заполнению и ответственность за ненадлежащее ведение документа строго регламентированы законодательством.
Общие требования к записям
- Записи должны производиться разборчивым почерком, без помарок и исправлений (исправление ошибочных записей имеет свою строгую процедуру — путем признания записи недействительной);
- Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Все записи нумеруются в пределах соответствующего раздела.
Записи при увольнении и переводе
Особого внимания требуют записи, вносимые при увольнении или переводе работника на другую работу. Они должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и с обязательной ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Например, при увольнении по собственному желанию делается ссылка на ст. 38 КЗоТ, а при увольнении по соглашению сторон — на п. 1 ст. 36 КЗоТ. День увольнения считается последним рабочим днем, и именно эта дата ставится в графе «Дата».
Подтверждение стажа в современных реалиях
Верховная Рада Украины значительно упростила процедуру подтверждения страхового стажа. Теперь пенсии можно получить без предоставления бумажной трудовой книжки. Это оказалось особенно актуальным в условиях военного положения, когда документы могут быть уничтожены или утеряны вследствие войны или ликвидации предприятий.
Сегодня электронная трудовая книжка содержит полную информацию о:
- Приеме на работу;
- Переводах на другие должности/места работы;
- Увольнении;
- Других изменениях в трудовой деятельности.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за своевременное и правильное заполнение как бумажной, так и электронной трудовой книжки. С 1 января 2020 года работодателям необходимо отчитываться в Пенсионный фонд обо всех кадровых изменениях (по аналогии с формой отчетности СЗВ-ТД), так как именно с этого времени начался масштабный переход на электронные трудовые книжки.
Заполнение украинской трудовой книжки сегодня — это процесс, который объединяет традиционные кадровые правила и современные цифровые технологии. Кадровым специалистам необходимо тщательно следить за соответствием записей нормам закона в бумажном варианте, а также своевременно вносить данные в электронные реестры ПФУ. Такой двойной контроль гарантирует сохранность стажа и обеспечивает гражданам Украины беспроблемное подтверждение своей трудовой истории в будущем.