На сьогодні‚ 23 травня 2026 року‚ українська система обліку трудового стажу пережила одну з найважливіших реформ за останнє десятиліття — повний перехід на електронну трудову книжку. Цей процес‚ який розпочався у 2021 році‚ завершується у 2026-му‚ але не призводить до повної ліквідації паперових документів. У цій статті ми детально розберемо‚ що таке електронна трудова книжка в Україні‚ як вона працює‚ хто її веде‚ які переваги вона має перед традиційною‚ і чому кожен працівник повинен зрозуміти цей механізм.

Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка (ЕТК) — це цифровий аналог паперової трудової книжки‚ який містить повну історію трудової діяльності працівника: місця роботи‚ посади‚ періоди працевлаштування‚ звільнення‚ нагороди та інші значущі дані. Вона зберігається в єдиній державній інформаційній системі Пенсійного фонду України (ПФУ) і доступна працівнику через особистий кабінет на порталі portal.pfu.gov.ua.

Поняття «трудова книжка» в Україні більше не обмежується паперовою книжечкою зі штампами і підписами. За законом‚ тепер це — цифровий документ‚ який має таку саму юридичну силу‚ як і паперова версія‚ але з істотними перевагами:

• неможливість втрати або пошкодження;
• автоматичне оновлення даних;
• доступність у будь-який час з будь-якого пристрою;
• зменшення кількості помилок при внесенні інформації;
• швидке формування витягів для отримання пенсії‚ посібників‚ льгот.

Коли і як було введено електронну трудову книжку?

Згідно з Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів щодо впровадження електронної трудової книжки» (від № 1437-IX)‚ з 10 червня 2021 року в Україні офіційно почав діяти новий формат обліку трудового стажу.

З цього моменту:

1. Всі новоприйняті на роботу працівники (які не мали раніше паперової трудової книжки) отримують лише електронну версію.
2. Працівники‚ які вже мали паперову трудову книжку‚ мають право вибрати: зберігати її як додатковий документ або перейти на електронну форму.

Для тих‚ хто вирішив залишити паперову книжку‚ було передбачено період оцифровки — до 10 червня 2026 року. Це означає‚ що до цієї дати всі роботодавці зобов’язані були внести всі існуючі записи з паперових трудових книжок своїх працівників до електронної системи ПФУ.

Як відбувається оцифровка паперових трудових книжок?

Процес оцифровки відбувається в такій послідовності:

1. Працівник надає роботодавцю свою паперову трудову книжку.
2. Спеціаліст кадрової служби (або бухгалтер) вносить дані з книжки в інформаційну систему ПФУ через спеціальний модуль — «Електронна трудова книжка».
3. Дані перевіряються на відповідність вимогам законодавства (наприклад‚ правильність дат‚ назв посад‚ підписів‚ печаток).
4. Після внесення інформації працівник отримує повідомлення на електронну пошту або через особистий кабінет ПФУ про те‚ що записи додано.
5. Працівник має право перевірити всі дані і подати заяву про внесення корективів‚ якщо знайде помилки.

Важливо! Після 10 червня 2026 року роботодавці більше не зобов’язані вносити нові записи в паперові трудові книжки. Усі подальші зміни (прийняття‚ звільнення‚ переведення) фіксуються виключно в електронній системі.

Як працівник може переглядати свою електронну трудову книжку?

Доступ до електронної трудової книжки має кожен громадянин України‚ який має:

• реєстрацію в Єдиному державному реєстрі;
• ідентифікатор (особистий код або номер ІПН);
• доступ до особистого кабінету на порталі ПФУ.

Як отримати доступ:

1. Перейдіть на сайт: https://portal.pfu.gov.ua
2. Увійдіть через Дія.Портал (за допомогою електронного підпису або коду з SMS).
3. Перейдіть у розділ «Електронна трудова книжка».
4. Перегляньте всі записи: місця роботи‚ посади‚ дати прийняття та звільнення‚ відомості про премії‚ відпустки‚ навчання тощо.

Також можна отримати електронний витяг з електронної трудової книжки, це офіційний документ з електронним цифровим підписом‚ який підходить для подання в банки‚ суди‚ інші державні органи.

Чи зберігаються паперові трудові книжки після 2026 року?

Так‚ зберігаються. Закон не передбачає знищення паперових трудових книжок. Вони залишаються в архіві роботодавця або у власності працівника як історичний документ. Однак:

• Вони не використовуються для внесення нових записів після ;
• Вони не є єдиним підтвердженням стажу, основним джерелом є електронна база ПФУ;
• Вони можуть використовуватися як додаткове підтвердження у разі спорів або відсутності даних в електронній системі.

Наприклад‚ якщо в електронній книжці відсутні записи про роботу до 2021 року‚ а паперова книжка зберігається — працівник може подати її в ПФУ для внесення даних вручну.

Які дані вносяться в електронну трудову книжку?

За законом‚ у електронну трудову книжку вносяться такі сведения:

• ПІБ працівника;
• номер ІПН;
• назва підприємства‚ установи‚ організації;
• дата прийняття на роботу;
• посада‚ професія‚ кваліфікація;
• дата звільнення та підстава;
• нагороди‚ відзнаки‚ звання;
• навчання‚ перепідготовка‚ підвищення кваліфікації;
• відпустки (з виплатою‚ без збереження посади тощо);
• інші відомості‚ передбачені законодавством.

Всі ці дані вносяться роботодавцем відповідно до форми № ЕФС-1 — це єдиний офіційний документ для звітності про трудову діяльність.

Які проблеми виникають при переході на електронну систему?

Хоча система має багато переваг‚ вона не без недоліків. Ось найпоширеніші проблеми:

1. Неточність даних — багато роботодавців не вносять повну інформацію (наприклад‚ не вказують підстави звільнення або не вказують відпустки).
2. Відсутність записів про роботу до 2021 року — особливо у випадках‚ коли підприємство ліквідувалося‚ а документи зникли.
3. Помилки при оцифровці — неправильні дати‚ пропущені записи‚ неправильні назви посад.
4. Недостатній рівень інформованості — багато працівників не знають‚ як перевірити свою електронну книжку‚ і не відстежують помилки.

У 2025 році було відкрито кілька судових справ‚ де пенсіонери втрачали право на пенсію через відсутність записів у електронній книжці‚ хоча паперова книжка зберігалася. Це підкреслило важливість перевірки даних ще до .

Що робити працівнику?

Щоб уникнути проблем у майбутньому‚ кожен працівник повинен:

1. Зайти в особистий кабінет ПФУ і перевірити всі записи в електронній трудовій книжці.
2. Порівняти їх з паперовою трудовою книжкою (якщо вона є).
3. Подати заяву про внесення корективів‚ якщо знайдені помилки або відсутні записи — через особистий кабінет або відділення ПФУ.
4. Зберігати паперову трудову книжку — вона може стати важливим доказом у суді або при отриманні льгот.
5. Не відмовлятися від електронної книжки — навіть якщо ви вибрали зберігати паперову‚ електронна є основним документом для розрахунку пенсії.

Висновок: чому електронна трудова книжка — це майбутнє

Впровадження електронної трудової книжки в Україні — це не просто технічна зміна‚ а справжній прорив у системі соціального захисту. Це означає:

• менше бюрократії;
• менше шахрайства;
• більше прозорості;
• більше прав для працівників.

Якщо ви працюєте в Україні — перевірте свою електронну трудову книжку вже зараз. Не чекайте‚ поки вам знадобиться пенсія або льгота. Помилка‚ яку ви не помітили сьогодні‚ може виявитися критичною через 10 років.

Пам’ятайте: ваш трудовий стаж — це не просто цифри в базі; Це ваша історія‚ ваша праця‚ ваші роки. І вона має бути точно збережена.

Посилання для перевірки: https://portal.pfu.gov.ua
Гаряча лінія ПФУ: 0 800 50 30 30 (безкоштовно з мобільних та стаціонарних)