С 2021 года Украина начала масштабную цифровую трансформацию системы учёта трудового стажа. Вместо традиционных бумажных трудовых книжек (ТК) вводится электронная система — электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот переход не является добровольным: все работники Украины обязаны оцифровать свои трудовые книжки до 10 июня 2026 года. В этой статье вы найдёте исчерпывающую информацию о том, как проходит замена бумажной трудовой книжки на электронную, кто должен это делать, какие документы нужны, каковы последствия несвоевременного выполнения и как восстановить данные в случае утери или повреждения.

Почему нужно заменять бумажную трудовую книжку?

Бумажные трудовые книжки, уязвимый формат: они могут быть утеряны, повреждены, испорчены огнём, водой или просто изношены. Кроме того, ручной ввод данных в архивы Пенсионного фонда Украины (ПФУ) приводит к ошибкам, задержкам и потере информации. Электронная трудовая книжка решает эти проблемы:

• Надёжность — данные хранятся в защищённой базе ПФУ и не могут быть утеряны физически.
• Доступность — любой гражданин может в любое время проверить свой трудовой стаж через личный кабинет на портале ПФУ.
• Точность, автоматическая синхронизация с работодателями исключает ошибки при внесении записей.
• Удобство при назначении пенсии — все периоды работы автоматически учитываются, не требуя сбора справок и архивных выписок.

Важно понимать: бумажная трудовая книжка не отменена, она остаётся юридически значимым документом до полной оцифровки. Однако после 10 июня 2026 года все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный формат.

Кто обязан оцифровать трудовую книжку?

Обязанность по оцифровке лежит на каждом владельце бумажной трудовой книжки, независимо от возраста, места работы или стажа. Особенно важно это для:

• Работников, у которых есть периоды трудовой деятельности до 1 января 2004 года — эти данные отсутствуют в электронной базе ПФУ и требуют ручного ввода.
• Пенсионеров и лиц, приближающихся к выходу на пенсию — без полной оцифровки стажа может быть снижена размер пенсии.
• Работников, сменивших несколько работодателей — риск потери записей в бумажной книжке выше.

Оцифровать трудовую книжку могут:

• Сам работник — через личный кабинет на портале ПФУ.
• Работодатель — от имени сотрудника, если работник предоставил согласие и бумажную книжку.
• Юридическая компания, специализированные сервисы, оказывающие услуги по оцифровке и подаче документов в ПФУ.

Сроки замены: до 10 июня 2026 года

Согласно Закону Украины №1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно создания электронной трудовой книжки», переход на электронные трудовые книжки должен быть завершён до 10 июня 2026 года. Это жёсткий и неотложный срок.

Что будет, если не оцифровать трудовую книжку до этой даты?

• Все периоды работы, не внесённые в ЭТК, не будут учтены при назначении пенсии.
• При трудоустройстве новый работодатель может потребовать предоставить бумажную книжку, но все новые записи будут вноситься только в электронную систему.
• При утере бумажной книжки после восстановить стаж будет значительно сложнее — потребуется сбор архивных справок, что займёт месяцы.
• Отсутствие ЭТК может стать препятствием при оформлении государственных льгот, субсидий и социальных выплат.

Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Процедура оцифровки проста и не требует посещения офисов ПФУ. Ниже — пошаговая инструкция для самостоятельного выполнения.

Шаг 1: Подготовьте документы

• Бумажная трудовая книжка (оригинал).
• Паспорт гражданина Украины.
• Идентификационный код (ІПН).
• Сканер или смартфон с качественной камерой.

Шаг 2: Зарегистрируйтесь на портале ПФУ

Перейдите на официальный сайт: https://portal.pfu.gov.ua/

Для входа в личный кабинет вам понадобится один из способов электронной идентификации:

• Электронная подпись (ЕЦП) — выдана сертифицированным центром.
• BankID — через мобильное приложение вашего банка (ПриватБанк, Ощадбанк и др.).
• Дія — если у вас есть аккаунт в приложении «Дія» и вы подтвердили личность.

Шаг 3: Загрузите сканы трудовой книжки

1. Войдите в личный кабинет на портале ПФУ.
2. Найдите раздел «Оцифровка трудовой книжки» или «Загрузка документов».
3. Отсканируйте все страницы трудовой книжки: ьный лист, листы с записями о работе, записи о наградах, увольнениях, переводах.
4. Загрузите файлы в формате PDF или JPG (не более 5 МБ на файл).
5. Проверьте качество изображений: текст должен быть читаемым, без теней и размытости.
6. Нажмите «Отправить».

Шаг 4: Подождите подтверждения

ПФУ обрабатывает загруженные данные в течение 5–10 рабочих дней. После проверки вы получите уведомление в личном кабинете. Если есть ошибки (например, нечитаемые записи), вам предложат загрузить документы заново.

Шаг 5: Проверьте электронную трудовую книжку

После успешной оцифровки вы можете:

• Просматривать все записи о трудовой деятельности в личном кабинете.
• Скачивать выписку о стаже в формате PDF.
• Печатать электронную трудовую книжку, она имеет юридическую силу при наличии цифровой подписи ПФУ.

Что делать, если трудовая книжка повреждена или утеряна?

Если бумажная трудовая книжка:

• Повреждена (обгорела, порвана, загрязнена), работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней по заявлению работника (согласно Инструкции №102).
• Утеряна, необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Если работодатель ликвидирован, обращайтесь в архив или ПФУ с просьбой восстановить данные на основе сведений о начислении страховых взносов.

После получения дубликата его также необходимо оцифровать по вышеуказанной инструкции.

Особенности для работодателей

Работодатели обязаны:

• Предоставить сотрудникам возможность оцифровать трудовые книжки (в т.ч. — предоставить доступ к сканерам и интернету).
• Вносить все новые записи о приёме, увольнении, переводе в электронную трудовую книжку через систему ПФУ — с 10 июня 2026 года это станет обязательным.
• Хранить бумажные трудовые книжки до полной оцифровки, они остаются юридически значимыми документами до .

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли оцифровать трудовую книжку без работодателя?

Да, можно. Работник может сделать это самостоятельно через портал ПФУ. Работодатель не является обязательным участником процесса, хотя может помочь.

Вопрос 2: Нужно ли сдавать бумажную книжку в ПФУ?

Нет. Бумажная трудовая книжка остаётся у работника. Оцифровка — это только создание цифровой копии. Не требуется передача оригинала.

Вопрос 3: Будут ли учитываться периоды работы до 2004 года?

Да, но только если они оцифрованы. Система ПФУ не содержит данных о работе до 2004 года — их нужно ввести вручную через загрузку сканов бумажной книжки.

Вопрос 4: Можно ли оцифровать трудовую книжку за другого человека?

Да, но только с нотариально заверенной доверенностью. Работодатель может делать это от имени сотрудника без доверенности, если сотрудник дал письменное согласие.

Вопрос 5: Что делать, если в ЭТК нет записи о работе?

Если в электронной трудовой книжке отсутствует запись, которая есть в бумажной — загрузите скан этой страницы заново и подайте запрос на проверку через портал ПФУ. При необходимости — обратитесь в местное управление ПФУ с заявлением.

Замена бумажной трудовой книжки на электронную — это не бюрократическая формальность, а важнейший шаг к обеспечению вашей финансовой безопасности в будущем. Пенсия, льготы, социальные выплаты — всё зависит от точного и полного учёта вашего трудового стажа.

Не ждите последнего дня! С 10 июня 2026 года система ПФУ перестанет принимать новые заявки на оцифровку бумажных книжек. После этой даты восстановить утерянные данные будет крайне сложно и дорого.

Сделайте это сегодня — сохраните своё будущее.

Официальный портал Пенсионного фонда Украины: https://portal.pfu.gov.ua/
Телефон горячей линии ПФУ: 0-800-50-30-30 (бесплатно с мобильных и стационарных)