Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина и его стаж. С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая стала цифровым аналогом традиционного бумажного носителя. В статье рассматриваются основные требования к ведению трудовой книжки, порядок оформления, сведения, которые в неё вносятся, а также особенности работы с ЭТК.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официально признанный документ, в котором фиксируются все места работы, сроки трудового договора, начисленный стаж, а также сведения о наградах и поощрениях. По статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) она является обязательной для всех работающих граждан.

1.1 Бумажная трудовая книжка

• Форма: 1 стор. A4, 1 лист, 3 строки на странице.
• Вводится работодателем в течение 30 дней с момента начала работы.
• Содержит сведения о месте работы, должности, датах начала и окончания трудового договора, а также о начисленном стаже.

1.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
• Возможность выбора способа ведения: электронный или бумажный.
• Преимущества: отсутствие риска потери, быстрый доступ к данным, автоматический расчёт стажа.

Порядок ведения трудовой книжки

2.1 Оформление при первом приёме на работу

Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 г. (ранее не работавшего по трудовому договору), трудовая книжка открывается в электронной форме. Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) и отправляет её в СФР.

2.2 Внесение изменений при смене места работы

• Работодатель обязан отчитываться по каждому 30 мая о внесении изменений.
• При переходе на новое место работы вносится новая запись с датой начала и окончания предыдущего договора.
• В бумажной книжке – запись в следующей свободной строке; в ЭТК – автоматическое обновление в базе.

2.3 Закрытие трудовой книжки

При увольнении сотрудника в последней строке указывается дата окончания трудового договора и начисленный стаж. В бумажной книжке – печать работодателя; в ЭТК – отметка в системе.

Сведения, которые вносятся в трудовую книжку

3.1 Основные сведения

• ФИО работника, дата рождения, место жительства.
• Место работы, должность, код должности.
• Дата начала и окончания трудового договора.
• Стаж работы (в днях, месяцах, годах).

3.2 Дополнительные сведения

• Сведения о наградах и поощрениях (по запросу Минтруда).
• Сведения о стаже в государственных службах.
• Сведения о работе в иностранных компаниях (если применимо).

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1).
• Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации».
• Постановление Минтруда РФ о порядке ведения трудовой книжки (с 2026 г. обновлены правила).

Как подтвердить наличие ЭТК у работника?

При приёме на работу впервые гражданам оформляется ЭТК с даты начала работы. Для подтверждения можно запросить у сотрудника скриншот или ссылку на его профиль в системе СФР, где отображаются все записи.

Практические рекомендации работодателям

1. Выберите способ ведения: электронный или бумажный; При наличии ЭТК рекомендуется использовать её, чтобы избежать ошибок и ускорить процесс.
2. Обучите персонал работе с формой ЕФС‑1 и системой СФР.
3. Проверяйте корректность введённых данных каждые 30 мая.
4. Сохраняйте копии всех документов, связанных с трудовой книжкой, в течение 10 лет.
5. Следите за изменениями в законодательстве: Минтруд периодически обновляет правила ведения трудовых книжек.

Что изменилось в 2026 г.?

Минтруд объявил о сокращении избыточных требований и устаревших сведений в трудовых книжках. Были исключены некоторые старые поля, упрощён порядок внесения данных о наградах и поощрениях. Кроме того, введён новый формат электронных записей, который облегчает интеграцию с другими государственными системами.

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. С переходом на электронную форму она стала более удобной и надёжной. Работодатели должны соблюдать порядок ведения, своевременно обновлять данные и учитывать новые требования законодательства, чтобы избежать штрафов и недоразумений при проверках.