Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат учета стажа и трудовой деятельности работников, который пришел на смену традиционному бумажному варианту․ Хранится ЭТК в Социальном фонде России (СФР) и содержит полную информацию о сотруднике: ФИО, СНИЛС, дату рождения, а также все сведения о местах работы и должностях․
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что учет трудового стажа окончательно переходит в цифровой формат, и вопрос правильного оформления заявления становится как никогда актуальным․
Что такое заявление на ЭТК и зачем оно нужно?
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — это официальный документ, который работник подает своему работодателю (в отдел кадров), чтобы выразить свое желание вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Какое бы решение ни принял сотрудник — остаться на бумажном варианте или перейти на электронный — о нем обязательно следует сообщить руководству, подав соответствующее заявление․
Как происходит процесс перехода на ЭТК?
Если вы решили подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, процедура будет выглядеть следующим образом:
- Подача заявления․ Вы обращаетесь в отдел кадров по текущему месту работы и пишете заявление․
- Обработка сведений․ Работодатель в течение пяти рабочих дней вносит изменения в информационную систему․
- Внесение записи в бумажную трудовую․ Кадровик делает в вашей бумажной трудовой книжке отметку о том, что вы перешли на ЭТК․
- Возврат документа․ Бумажная трудовая книжка возвращается вам на руки․ С этого момента работодатель прекращает ее ведение․
Важно знать!
Если вы впервые устраиваетесь на работу после завершения переходного периода (после 1 января 2026 года), бумажная трудовая книжка на вас не заводится вообще — сведения изначально будут вестись только в электронном виде․
Что будет, если не подать заявление?
Многие работники задаются вопросом: что произойдет, если не подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку? В этом случае работодатель продолжит вести вашу трудовую книжку одновременно в двух форматах — и в бумажном, и в электронном․ Однако стоит помнить, что после окончания переходного периода правила могут ужесточиться, и подача заявления станет обязательной для полного перехода на цифровой документооборот․
Как получить сведения из электронной трудовой книжки?
После перехода на ЭТК подтверждать свой стаж и опыт работы можно без предъявления бумажного документа․ Получить выписку или сведения из ЭТК можно несколькими способами:
- У работодателя (по последнему месту работы) — вы можете запросить как электронную выписку, так и сведения на бумажном носителе․
- В Социальном фонде России (СФР), обратившись в территориальный орган фонда․
- В МФЦ — многофункциональные центры также предоставляют услуги по выдаче выписок из ЭТК․
- Через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР․
Когда может понадобиться выписка из ЭТК?
Информация из электронной трудовой книжки может понадобиться в различных жизненных ситуациях, среди которых:
- Оформление визы в визовых центрах и консульствах для поездки за границу;
- Предоставление доказательств в суд, если нужно подтвердить информацию о месте работы и трудовой деятельности;
- Подтверждение стажа для назначения пенсии или социальных выплат;
- Устройство на новую работу․
Как предъявлять ЭТК при устройстве на работу?
При трудоустройстве на новое место работы вы можете предоставить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде․ Работодатель также может самостоятельно запросить информацию из ЭТК․ Если вам нужна выписка для нового работодателя, ее можно получить:
- У бывшего работодателя;
- В территориальном органе СФР;
- В МФЦ․
Международный опыт: цифровизация в Украине
Тренд на оцифровку трудового стажа актуален не только в России․ В Украине также идет масштабная реформа․ С 10 июня 2021 года там начали переводить бумажные документы в электронный формат․ Финальная фаза реформы наступит до 10 июня 2026 года, к этому сроку все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц․ Украинцы могут сформировать выписку из электронной трудовой книжки без очередей через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ)․
Переход на электронную трудовую книжку, это удобный и безопасный способ сохранить свой трудовой стаж․ Цифровому формату не страшны утеря или порча, а получить доступ к своим данным можно в любой точке мира․ Если вы еще не подали заявление о переходе на ЭТК, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия, чтобы оформить все документы правильно и своевременно․