Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведётся в электронном формате с 1 января 2020 года. Она формируется на основе данных, которые работодатели ежемесячно передают в Пенсионный фонд России (ПФР).

Сроки внедрения электронных трудовых книжек

Ключевые даты:

1. 1 января 2020 года — начало обязательного ведения электронных трудовых книжек. Работодатели обязаны ежемесячно предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников.
2. До 30 июня 2020 года — работодатели обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве и возможности выбора формы трудовой книжки (бумажной или электронной).
3. 2021-2025 годы — период активного перехода работников и работодателей на электронные трудовые книжки. По данным HeadHunter, около 54 миллионов россиян уже перешли на ЭТК.
4. 2026 год — большинство работающих граждан используют электронные трудовые книжки. Однако около половины россиян всё ещё отказываются от перехода на электронный формат.

Кто должен перейти на электронную трудовую книжку?

На электронную трудовую книжку должны перейти:

• Все работники, состоящие в трудовых отношениях с 1 января 2020 года;
• Работники, у которых трудовая деятельность началась до 2020 года, но которые продолжают работать после этой даты;
• Новые сотрудники, принятые на работу после 2020 года.

Важно! Работники, которые не имели трудовых отношений с 2020 года (например, пенсионеры, домохозяйки, безработные), могут не переходить на электронную трудовую книжку. Их бумажные трудовые книжки остаются действительными.

Как происходит переход на электронную трудовую книжку?

Переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:

1. Уведомление работника, работодатель обязан до 30 июня 2020 года уведомить сотрудника о возможности выбора формы трудовой книжки (письменно).
2. Подача заявления, работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку или оставить бумажную. Если заявление не подано, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
3. Формирование ЭТК, после подачи заявления работодатель начинает передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР. Данные появляются в ЭТК после увольнения сотрудника.
4. Ведение электронной трудовой книжки — работодатель ежемесячно передаёт в ПФР сведения о кадровых изменениях (приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.).

Какие сведения содержатся в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке отражаются следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Место работы (наименование организации);
• Периоды работы (дата приёма и увольнения);
• Должность, профессия, специальность;
• Основания для прекращения трудового договора;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на электронную?

Очень важно! Бумажная трудовая книжка не утрачивает юридической силы и продолжает использоваться как подтверждение трудовой деятельности за период до 2020 года. Её необходимо хранить, так как в ней содержатся сведения, которые не дублируются в электронном формате.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, бумажный вариант:

• Остаётся у работодателя;
• Может быть выдан работнику на руки по его запросу;
• Хранится в организации до востребования.

Сколько россиян уже перешли на электронные трудовые книжки?

По данным на 2026 год:

• Около 24 миллионов работников перешли на электронные трудовые книжки;
• Около 50% россиян всё ещё отказываются от перехода на ЭТК;
• Около 54 миллионов граждан уже используют электронные трудовые книжки (по данным HeadHunter).

Проблемы и сложности при переходе на электронные трудовые книжки

Несмотря на активное внедрение, переход на электронные трудовые книжки сопровождается рядом сложностей:

• Нежелание работников — многие граждане предпочитают бумажный вариант из-за привычки или недоверия к электронным системам;
• Технические сложности, не все работодатели и сотрудники готовы к работе с электронными системами;
• Отсутствие доступа к информации, не все работники знают, как получить доступ к своей электронной трудовой книжке;
• Ошибки в данных — иногда в ЭТК могут быть неточности, которые нужно оперативно исправлять.

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Получить доступ к ЭТК можно через:

1. Личный кабинет на сайте ПФР — https://es.pfrf.ru/;
2. Мобильное приложение «Госуслуги» — после авторизации в приложении;
3. Портал «Работа в России», https://trudvsem.ru/;
4. Обращение в ПФР — лично или через представителя;
5. Обращение к работодателю — работодатель обязан предоставить информацию о трудовой деятельности сотрудника.

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Если вы обнаружили неточности в своей электронной трудовой книжке, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с просьбой исправить ошибку;
2. Направить обращение в ПФР через личный кабинет или лично;
3. Подать заявление о корректировке данных в территориальный орган ПФР;
4. При необходимости, обратиться в суд для защиты своих прав.

Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, который упрощает ведение трудовой деятельности как для работников, так и для работодателей. Однако переход на ЭТК требует времени, и не все граждане готовы отказаться от привычного бумажного формата.

Очень важно! Сохраняйте свою бумажную трудовую книжку, если у вас есть записи до 2020 года. Электронная трудовая книжка дополняет, но не заменяет бумажный вариант полностью.

Если у вас остались вопросы по электронной трудовой книжке, обратитесь к работодателю или в Пенсионный фонд России для получения консультации.