В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов работодатель имеет ряд обязательных требований к оформлению трудовой книжки (трудового журнала) и к внесению в неё соответствующих записей. Ниже изложены все ключевые положения, которые должны быть учтены при приёме, перемещении и увольнении персонала.
Правовые основания
Согласно ст. 20 ТК РФ, работодатель – юридическое лицо или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником. Один из главных документов, фиксирующих эти отношения, – трудовая книжка. Ведение её регулируется:
- Трудовым кодексом РФ;
- Порядком ведения трудовой книжки, утверждённым постановлением Правительства РФ;
- Федеральным законом «О страховых взносах в Пенсионный фонд», который требует ведения электронных записей для страхового оформления.
Требования к оформлению трудовой книжки
При приёме сотрудника на работу необходимо:
- Запросить у работника трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остаётся в собственности работника, а в него не вносятся новые сведения.
- Если у сотрудника нет такой книжки (потеря, порча, отсутствие), работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению сотрудника, указав причину её отсутствия.
- В случае перехода на электронный формат, бумажная запись не вносится, а все сведения фиксируются в электронной версии.
Сроки внесения записей
Все сведения, касающиеся:
- приёма на работу;
- перевода на другую постоянную должность;
- изменения квалификации;
- наград, премий и иных кадровых мероприятий;
- увольнения;
должны быть внесены в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Официальный документ должен быть подписан не позднее недельного срока с даты его издания. При увольнении запись делается в день увольнения и должна полностью соответствовать тексту приказа.
Выдача трудовой книжки работнику
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (если трудовая книжка ведётся). Исключение составляют случаи, когда по закону ведение такой книжки не требуется.
В случае утери, порчи или иной причины невозможности использования оригинальной книжки, работодатель обязан по заявлению сотрудника оформить новую и внести в неё соответствующие сведения.
Электронная vs бумажная форма
С 2021 года в РФ активно внедряется электронное оформление трудовой деятельности. Основные особенности:
- Для новых сотрудников (с 2025 года) бумажные трудовые книжки не оформляются; все записи ведутся исключительно в электронном виде.
- Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, работодатель обязан вести её по прежним правилам и одновременно вести её электронный эквивалент.
- Электронные записи должны быть оформлены в рамках отчёта ЕФС‑1, который подаётся не позднее следующего рабочего дня после оформления сотрудника.
Особенности ведения записей
Все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). При этом:
- Записи делаются в день приема (для приёма) или в день увольнения (для увольнения).
- При переводе сотрудника на другую постоянную работу вносятся сведения о новой должности, месте работы и дате перевода.
- Наградные и поощряющие записи (премии, благодарности) фиксируются в отдельном разделе, подписываясь приказом о наградном вознаграждении.
Санкции за нарушение требований
Нарушение обязательств по оформлению и ведению трудовой книжки влечёт за собой:
- Административную ответственность согласно статье 5.27 КоАП РФ (незаконное отказ в выдаче трудовой книжки).
- Гражданско‑правовую ответственность – компенсацию морального вреда и возмещение убытков, если отсутствие записи привело к потере прав работника (например, при расчёте пенсии).
- Суд может обязать работодателя внести запись об увольнении и выплатить работнику задолженность и компенсацию.
Практические рекомендации работодателю
Для соблюдения всех требований рекомендуется:
- Создать внутренний регламент оформления трудовой книжки, утверждённый руководством организации.
- Обеспечить наличие бланков СТД‑Р (или СТД‑ПФР) для новых сотрудников, полученных от предыдущего работодателя.
- Вести электронный реестр всех приказов, в которых фиксируются кадровые изменения, и привязывать их к соответствующим записям в трудовой книжке.
- Регулярно проверять соответствие внесённых записей тексту приказов и сроки их внесения.
- Обучать HR‑персонал требованиям Трудового кодекса и новым электронным процедурам.
Оформление и ведение трудовой книжки – это не просто формальность, а важный инструмент обеспечения прав работников, контроля над их стажем и страховыми взносами. Работодатель обязан:
- Запрашивать у новых сотрудников книжку с закрывающей записью;
- Вносить все сведения в неё на основании официальных приказов в установленные сроки;
- Выдавать трудовую книжку работнику в течение трёх рабочих дней;
- Обеспечивать переход на электронный формат там, где это предусмотрено законом;
- Своевременно реагировать на запросы работников о выдаче или восстановлении книжки.
Только строгое соблюдение этих требований позволяет избежать административных штрафов, судебных споров и защитить репутацию организации.