В современном мире все больше кадровых процессов переходят в электронный формат. Одним из ключевых документов‚ переходящих в цифровую форму‚ является трудовая книжка. В этой статье мы разберём‚ как правильно оформить запись о службе в армии в электронной трудовой книжке‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс‚ кто отвечает за внесение данных и какие нюансы стоит учитывать при работе с бывшими военнослужащими.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа‚ в котором фиксируется информация о трудовой деятельности сотрудника‚ его стаже‚ местах работы‚ должностях и пр. В России ЭТК используется для:

• Отчётности в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования;
• Кадрового учёта и расчёта заработной платы;
• Упрощения работы с персоналом в условиях цифровой трансформации.

В соответствии с п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (постановление Минтруда от № 40) и п. 66.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вносить в электронный формат основную информацию о трудовой деятельности каждого работника.

Кому и как вносится запись о службе в армии?

Запись о службе в армии в трудовой книжке (бумажной или электронной) вносится работодателем. Процесс выглядит следующим образом:

1. Предъявление военного билета. Сотрудник должен предоставить работодателю свой военный билет с необходимыми отметками о службе.
2. Подготовка заявления. Работник оформляет заявление о внесении записи о службе в армии. Это заявление становится законным основанием для дальнейших действий.
3. Приказ руководителя. На основании заявления руководитель организации издаёт приказ о внесении записи в трудовую книжку.
4. Внесение записи в ЭТК. После оформления приказа работодатель вносит запись в электронную трудовую книжку через систему (например‚ 1С).

Важно помнить‚ что запись о службе в армии должна включать:

• Дата начала и окончания службы;
• Орган‚ в котором проходила служба (вооружённые силы‚ пограничные войска и т.д.);
• Уровень и должность‚ если таковые имеются.

Какие сведения включаются в электронную трудовую книжку?

В соответствии с разъяснениями Минтруда (письмо от № 14‑1/10/В‑4784) в электронную трудовую книжку включаются:

• Периоды учебы (если они были зафиксированы в бумажной трудовой книжке);
• Периоды военной службы (согласно Инструкции 40);
• Данные о трудовой деятельности‚ стаже и должностях.

Эти сведения автоматически передаются в Фонд пенсионного и социального страхования РФ‚ что позволяет корректно рассчитывать пенсионный стаж.

Особенности записи о службе в армии по призыву

Согласно приказу Минтруда от № 320н‚ запись о службе в армии по призыву в трудовой книжке вносится только в том случае‚ если работник был на работе во время службы. Если во время службы работник не был трудоустроен‚ запись не требуется.

Однако‚ если работник был трудоустроен в период службы‚ но служба проходила в рамках призыва‚ запись о службе в армии в трудовой книжке не вносится. Это правило применимо как к России‚ так и к другим странам‚ где действует аналогичная практика (например‚ Беларусь).

Что делать с бывшими военнослужащими‚ служившими в армии СССР и Украине?

При записи о службе в вооружённых силах бывшего СССР или украинской армии в трудовой книжке следует учитывать следующие моменты:

• Запись должна указывать конкретный период службы и организацию (например‚ «Вооружённые силы СССР» или «Украинская армия»).;
• Если служба была в рамках призыва и работник не был трудоустроен‚ запись не требуется;
• При наличии официальных документов (военный билет‚ приказ о призыве) запись вносится в соответствии с Инструкцией 40.

Нюансы‚ которые стоит учитывать

• Служба в дисциплинарной воинской части. Срок пребывания в дисциплинарной части не учитывается как период службы в трудовой книжке.
• Дисциплинарный арест. Срок отбывания дисциплинарного ареста не засчитывается как служебный стаж.
• Период обучения. Если во время службы работник проходил обучение (например‚ в военной академии)‚ этот период также вносится в трудовую книжку.
• Формы и образцы. Для правильного оформления записи можно воспользоваться готовыми шаблонами из Консультант Плюс или BUK.1С.

Как проверить корректность записи в ЭТК?

После внесения записи работодатель обязан проверить‚ что данные корректно отображаются в системе. Для этого можно:

• Открыть профиль сотрудника в системе 1С и просмотреть раздел «Трудовая книжка»;
• Сравнить даты начала и окончания службы с данными военного билета;
• Убедиться‚ что запись соответствует требованиям Трудового кодекса РФ и Инструкции 40.

Запись о службе в армии в электронную трудовую книжку – важный шаг‚ который обеспечивает правильный расчёт пенсионного стажа и соблюдение законодательства. Ключевые моменты:

• Запись вносится работодателем после получения военного билета и заявления сотрудника;
• Включаются даты начала и окончания службы‚ организация и должность;
• Служба по призыву в трудовой книжке вносится только при наличии трудоустройства во время службы;
• Служба в дисциплинарной части и отбывание дисциплинарного ареста не учитываются как служебный стаж;
• При работе с бывшими военнослужащими из СССР и Украины важно указать точную организацию и период службы.

Соблюдение этих правил гарантирует корректность кадровой документации и защиту прав работников.