Реорганизация юридического лица — это сложный процесс, в ходе которого компания может сменить форму собственности, слиться с другой организацией или разделиться на несколько новых. Для сотрудников это означает, что их работодатель де-юре прекращает свое существование, а на его место приходит правопреемник. В связи с этим у кадровиков возникает закономерный вопрос: как правильно отразить этот факт в трудовой книжке работника?
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные трудовые не отменены окончательно. В некоторых ситуациях вести их по-прежнему необходимо: это касается сотрудников, которые до 2020 года подали заявление о сохранении бумажного формата, а также тех, кто работает удаленно или впервые устроился на работу после указанной даты, но пожелал завести бумажный экземпляр.
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или выдается впервые, важно корректно внести все записи, чтобы не прервать страховой и трудовой стаж сотрудника. Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек.
Что говорит закон о реорганизации?
Согласно статье 75 Трудового кодекса РФ, смена собственника имущества организации или реорганизация не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками. Трудовые отношения в этом случае продолжаются автоматически. Сотрудник не увольняется и не принимается заново — его договор переходит к новому юридическому лицу (правопреемнику).
Тем не менее, факт реорганизации должен быть зафиксирован в документации. Как именно это сделать, зависит от того, сменилось ли наименование работодателя.
Ситуация 1: Реорганизация со сменой названия
Чаще всего при слиянии, присоединении или преобразовании компания получает новое наименование (например, ООО «Ромашка» стало АО «Ромашка»). В этом случае в трудовую книжку вносится запись о переименовании работодателя.
Порядок действий:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается новое полное и сокращенное наименование организации.
- Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения записи (дата государственной регистрации реорганизации).
- В графе 3 делается запись: «Организация реорганизована. Наименование изменено на (новое название)» или просто «Переименована в (новое название)».
- В графе 4 указывается основание, приказ (распоряжение) работодателя о внесении записи в трудовую книжку, его дата и номер. Либо можно сослаться на документ о регистрации реорганизации (свидетельство ЕГРЮЛ).
Ситуация 2: Реорганизация без смены названия
Иногда реорганизация происходит без изменения наименования (например, меняется только организационно-правовая форма, а название остается прежним, или компания выделяет из себя другое юридическое лицо, но сама продолжает работать под старым брендом). В таких случаях запись в трудовой книжке о самом факте реорганизации не делается. Поскольку название работодателя не изменилось, в бумажной трудовой книжке ничего не фиксируется, а в электронной (ЕФС-1) статус работодателя обновится автоматически через межведомственное взаимодействие.
Пошаговый образец внесения записи
Рассмотрим наглядный пример. Компания ООО «Альфа» была реорганизована в форме преобразования и стала АО «Бета». Дата регистрации изменений — 15 мая 2026 года. В этот же день руководитель издал приказ № 45-к о приведении трудовых книжек в соответствие с новыми данными ЕГРЮЛ.
Запись в разделе «Сведения о работе» будет выглядеть следующим образом:
- Графа 1 (№ записи): 12
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о приеме…): АО «Бета» (заголовок).
Организация реорганизована в форме преобразования, переименована в Акционерное общество «Бета». - Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Важные нюансы для кадровика
- Заверение записей: Если запись о переименовании вносится в бумажную трудовую книжку, она не заверяется подписью и печатью работодателя сразу же. Заверение (подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью) происходит только при увольнении работника или при закрытии бумажной трудовой книжки в связи с переходом на ЭТК;
- Штамп или заголовок: Если у компании есть штамп с полным и сокращенным наименованием, можно использовать его вместо рукописного заголовка. Это экономит время и снижает риск ошибок.
- Исправление ошибок: Если при внесении записи о реорганизации допущена ошибка в дате или названии, ее нельзя зачеркивать. Делается признание записи недействительной и вносится правильный вариант.
- Уведомление сотрудников: Хотя закон прямо не обязывает уведомлять работников о внесении записи о реорганизации в их трудовые, кадровая служба должна быть максимально прозрачна. Лучше всего ознакомить сотрудников под роспись с изданным приказом о внесении изменений в трудовые книжки.
Реорганизация компании — это юридический факт, который напрямую влияет на трудовые отношения. Главное правило для специалиста по кадрам: не увольнять и не принимать заново, а корректно отразить смену наименования работодателя в разделе «Сведения о работе». При этом важно помнить о приоритете электронных трудовых книжек, которые с 2021 года являются основным способом учета стажа, но не забывать и о тех сотрудниках, кто сохранил право на бумажный вариант документа. Грамотное ведение записей гарантирует, что у работника в будущем не возникнет проблем с подтверждением стажа для начисления пенсии или социальных выплат.