С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс завершается 1 января 2026 года. С этого момента основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, станет исключительно электронная версия. Работодателям необходимо корректно отражать все кадровые изменения и сдавать отчетность в Пенсионный фонд России (ПФР). Разберем, какие существуют способы ведения трудовых книжек и какой отчет (форму СЗВ-ТД) необходимо подавать в зависимости от выбранного варианта.
Два способа ведения трудовых книжек после 2020 года
С вступлением в силу изменений в законодательство работодатель может вести трудовые книжки двумя способами:
- Электронный (основной) — данные о трудовой деятельности вносятся в информационную систему ПФР (Единую государственную информационную систему социального обеспечения — ЕГИСС). Работнику выдается сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе по его запросу.
- Бумажный (устаревший, но возможный до 2026 года) — традиционная трудовая книжка установленного образца, которую заполняет и хранит работодатель.
Важно! Одновременное применение электронного и бумажного вариантов возможно только если работник не подал письменное заявление об отказе от бумажной книжки. Если сотрудник направил такое заявление, работодатель обязан вести его записи только в электронном виде.
Отчетность в ПФР: форма СЗВ-ТД
Независимо от выбранного способа ведения, работодатель обязан ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников по универсальной форме СЗВ-ТД. Этот отчет, ключевой документ для корректного отражения пенсионных прав гражданина.
Что отражается в отчете СЗВ-ТД?
- Прием на работу (вступление в трудовые отношения).
- Увольнение (прекращение трудовых отношений).
- Изменение условий трудового договора (например, перевод, изменение оплаты труда).
- Сведения о переходе сотрудника на электронную или бумажную трудовую книжку.
- Данные о стаже и заработке для расчета пенсии.
Срок сдачи: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за январь — до 15 февраля.
Как правильно отразить в СЗВ-ТД способ ведения трудовой книжки?
В отчете СЗВ-ТД есть специальный реквизит «Способ ведения трудовой книжки». Здесь нужно указать один из двух кодов:
- Код «1» — ведение электронной трудовой книжки (основной способ).
- Код «2» — ведение бумажной трудовой книжки (возможно только при наличии заявления сотрудника об отказе от ЭТК или до 2026 года для тех, кто не выразил желания перейти на электронный формат).
Если у одного работодателя есть сотрудники с разными способами ведения, в отчете СЗВ-ТД для каждого из них должен быть корректно указан соответствующий код.
Что делать, если сотрудник хочет сменить способ ведения?
Если работник, которому велась бумажная книжка, подал заявление о переходе на ЭТК (или наоборот), работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в текущую трудовую книжку (при переходе с бумажной на электронную — о выдаче сведений).
- В отчете СЗВ-ТД за месяц, в котором произошло изменение, указать новый код способа ведения для этого сотрудника.
- При переходе на ЭТК более не хранить и не заполнять бумажный вариант для этого работника.
Ключевые даты и переходный период
| Период | Правила |
|---|---|
| С | Начало обязательного отражения кадровых изменений в ЕГИСС (ПФР) по форме СЗВ-ТД. Возможно параллельное ведение ЭТК и бумажных книжек. |
| С | При приеме на работу новые сотрудники должны быть оформлены только на ЭТК, если не подадут заявление об отказе. Для уже работающих — сохраняется возможность бумажного варианта по их заявлению. |
| С | Завершение переходного периода. Трудовая книжка установленного образца прекращает действие. Все трудовые стажи и записи должны быть отражены только в электронном виде в системе ПФР. |
Практические шаги для работодателя (как действовать)
- Определите способ ведения для каждого сотрудника. Направьте работникам уведомление о возможности выбора (если это еще не сделано) и получите от них письменные заявления об отказе от бумажной книжки (если они выбирают ЭТК).
- Внедрите процесс ежемесячного сбора данных для отчета СЗВ-ТД (прием, увольнение, изменения).
- Заполняйте отчет СЗВ-ТД точно и в срок. Указывайте корректный код способа ведения (1 или 2) для каждого работника.
- При переходе на ЭТК выдайте работнику по его запросу сведения о трудовой деятельности (форма Т-2 или выписка из ЕГИСС).
- Архивируйте все выданные бумажные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (если они были) в соответствии с правилами хранения.
Ответственность: Несвоевременная или неполная сдача отчета СЗВ-ТД, а также некорректное отражение сведений влечет административную ответственность для работодателя и должностных лиц (штрафы по ст. 15.33 КоАП РФ).
С 2026 года только электронная трудовая книжка будет иметь юридическую силу. До этого момента работодатель должен:
- Ежемесячно сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР.
- В этом отчете для каждого сотрудника указывать код способа ведения его трудовой книжки (1, электронный, 2 — бумажный).
- Учитывать заявления работников об отказе от бумажного варианта.
- Готовиться к полному переходу на ЭТК до 1 января 2026 года.
Соблюдение этих правил обеспечит корректное отражение пенсионных прав работников и избавит работодателя от проблем с контролирующими органами.