В 2026 году в России завершается переход на электронные трудовые книжки․ Эта инфографика поможет понять, как правильно оформить бумажную и электронную форму, где получить выписку и какие требования предъявляются к работодателям․

Текущий законодательный фон

С 1 января 2021 года ведение сведений о трудовой деятельности для новых сотрудников осуществляется исключительно в электронном виде․ Тем не менее, работники, которые выбрали бумажную форму, могут продолжать пользоваться ею, но только до окончания переходного периода (окончание 2026 года)․

Ключевые нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – требования к оформлению трудовых книжек․
• Федеральный закон от  № 439‑ФЗ – порядок предоставления сведений в электронном виде․
• Приказ Минтруда РФ от  № 14‑2/В‑136 – правила подачи отчёта ЕФС‑1․
• Приказ Минтруда РФ от  № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»․

Электронная трудовая книжка: как оформить

Электронная форма оформляется в рамках Единой информационной системы Социального фонда России (СФР)․ Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и передаёт их в СФР в рамках отчёта ЕФС‑1․

Порядок подачи сведений

1. При приёме на работу работодатель в течение одного рабочего дня подаёт в СФР сведения о новой работе (форма ЕФС‑1)․
2. Сведения включают: ФИО, дату рождения, место работы, должность, ставку, тип занятости, даты начала и окончания труда․
3. Если сотрудник уже работает в другой организации, его прежний работодатель обязан предоставить выписку из его трудовой деятельности․

Как получить выписку

• Через портал Госуслуги – в личном кабинете выбираете «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
• Через СФР – запрос «Выписка по форме СТД‑Р»․
• По требованию работника работодатель может выдать бумажный экземпляр выписки (форма СТД‑Р или СТД‑СФР)․

Пример формулировки запроса

«Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ, ч․ 5 ст․ 2 закона от  № 439‑ФЗ»․

Бумажная трудовая книжка: особенности оформления

Хотя переход на электронную форму почти завершён, некоторые сотрудники всё ещё могут пользоваться бумажной запиской․ Ниже – основные правила её оформления․

Когда оформляют бумажную форму

• Для работников, которые выбрали бумажный вариант до ․
• Для тех, кто официально попросил оформить дубликат в бумажном виде․

Сведения, вносящие в трудовые книжки

В ьный лист и последующие страницы вносятся следующие данные:

• ФИО работника․
• Дата рождения․
• Место работы (наименование организации, адрес)․
• Дата начала работы․
• Должность и ставка․
• Сведения о переводах, повышениях, отпусках, наградах․
• Сведения о стаже и условиях работы․

Как оформить дубликат

При потере или порче оригинала:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление в HR‑отдел․
2. Работодатель подтверждает сведения о трудовой деятельности с помощью выписки из СФР․
3. На основании подтверждения оформляется новый экземпляр․

Правила заполнения и ведения трудовых книжек в 2026 году

С  года вступают в силу новые правила, утверждённые Министерством труда․ Они касаются как электронных, так и бумажных форм․

Основные правила внесения записей

• Записи вносятся только после получения официального подтверждения от работодателя․
• Для переводов, повышений и иных изменений в трудовом статусе вносится отдельная запись․
• Сведения о работе в предыдущих организациях фиксируются в разделе «Сведения о работе»․
• Сведения о награждениях и премиях – в разделе «Сведения о награждении»․

Формы и шаблоны

Для оформления электронной трудовой книжки используется форма СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности)․

Пример оформления ьного листа:

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Ф․И․О․ работника: ______________________
Дата рождения: ______________________
Место рождения: ______________________
Номер в реестре СФР: ______________________

Как получить выписку из трудовой книжки впервые

Для новых сотрудников, которые впервые оформляют трудовые отношения, бумажная книжка не выдаётся․ Вместо неё выдаётся выписка по форме СТД‑Р или СТД‑СФР․

• Выписка оформляется работодателем и передаётся сотруднику в течение 3‑х рабочих дней․
• Выписка содержит сведения о месте работы, дате начала, должности, ставке и виде занятости․
• Эту выписку можно использовать для подтверждения опыта работы при устройстве в другую компанию․

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если сотрудник в 2020 году выбрал бумажную форму, а сейчас хочет перейти на электронную?

Сотруднику необходимо подать письменное заявление в текущего работодателя о переходе на электронную форму․ Работодатель в течение 5 дней передаст запрос в СФР, после чего в системе будет создана электронная запись, а сотрудник получит доступ к ней через портал Госуслуги․

Как оформить электронную книжку при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

1. Зафиксировать дату увольнения․
2. Внести в электронную форму запись об окончании трудовых отношений․
3. Предоставить сотруднику выписку (по запросу) с указанием даты увольнения и подтверждённого стажа․

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки?

Нет․ С 2021 года для новых сотрудников допускается только электронная форма․ Бумажная форма может существовать только в случае, если сотрудник явно запросил её до начала переходного периода․

Переход на электронные трудовые книжки упрощает процесс учёта и контроля трудовой деятельности, ускоряя получение выписок и уменьшая количество бумажных ошибок․ Работодателям важно своевременно подавать сведения в СФР, а работникам – знать, как запросить выписку и как оформить дубликат в случае потери оригинала․

Соблюдение указанных правил гарантирует юридическую корректность и упрощает дальнейшее использование данных о трудовом стаже для расчёта пенсии, страховых выплат и других целей․