С 1 января 2024 года в России полностью вступил в силу переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако вопрос о том, вносится ли запись в трудовую книжку о тех или иных обстоятельствах, остается крайне важным как для работодателей, так и для самих работников. В 2026 году правила ведения изменились, и действуют они теперь в двух параллельных реальностях: для бумажных и для электронных книжек.

Главное, что нужно помнить: запись вносится всегда, когда происходит событие, меняющее трудовые отношения (прием, увольнение, перевод, изменение условий договора и т.д.). Но способ, формулировка и даже необходимость внесения зависят от формата книжки и конкретной ситуации.

Общий принцип: что требует записи?

Согласно действующему в 2026 году Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному приказом Минтруда России), запись обязательна для следующих ключевых событий:

• Прием на работу (первая запись или новая запись при смене работодателя).
• Увольнение с работы по любой причине.
• Перевод на другую постоянную работу в той же или другой организации.
• Отпуск (если он связан с увольнением, например, учебный).
• Изменение условий трудового договора (например, смена названия должности без перевода, изменение режима работы).
• Награждения (почетными званиями, наградами, если это предусмотрено локальными актами).

Важно: В электронной книжке все эти события фиксируются автоматически на основе сведений из Сведений о трудовой деятельности (СТД), которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР).

Ключевое изменение 2026 года: два параллельных формата

Система работает по принципу «если нет отказа — электронка».

Электронная трудовая книжка (основной формат)

• Работодатель обязан открыть ЭТК новому сотруднику, если тот не подал заявление об отказе от нее в письменной форме.
• Все записи вносятся только в электронный реестр (в СФР) по установленным формам.
• Бумажная книжка не ведется. Работник может получить выписку из ЭТК (на бумаге) по своему запросу через Госуслуги или СФР.
• Закрывающей записи в бумажном виде НЕ ПРОИЗВОДИТСЯ. Факт окончания работы фиксируется только в электронной базе.

Бумажная трудовая книжка (исключение)

• Работник имеет право потребовать выдачу бумажной книжки, если подал письменное заявление об отказе от ЭТК до 1 января 2024 года или в момент приема на работу в 2026 году (если закон не изменится).
• Если бумажная книжка выдана, работодатель обязан вести ее по старым правилам, но с учетом новых формулировок.
• В бумажной книжке обязательно ставится закрывающая запись при увольнении (например: «Уволен с работы по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ»).
• При наличии в бумажной книжке закрывающей записи новый работодатель не вносит в нее новые записи. Он оформляет новую бумажную книжку или переходит на ЭТК.

Как правильно вносить запись: образцы 2026 года

Формулировки стали более стандартизированными. Запись делается разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений, с указанием даты и подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя).

Образец записи об увольнении по собственному желанию (бумажная книжка):

Уволен с работы по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подпись: _________________ / [Фамилия И.О.] /

Образец записи об увольнении по собственному желанию (электронная книжка):

В электронной системе выбирается соответствующий код причины увольнения (в соответствии с классификатором СФР). Текст записи формируется автоматически, например:
"Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию)".

Запись о приеме на работу:

Принят на работу в качестве [должность] с [дата].
Подпись: _________________ / [Фамилия И.О.] /

Особые случаи и частые вопросы

Вносится ли запись, если человек работает по совместительству?

Да, вносится. Запись делается в раздел «Сведения об обучении и повышении квалификации» или в отдельную строку с указанием: «Работал по совместительству в должности… с … по …». В электронной книжке это фиксируется как отдельная запись о трудовой деятельности.

Вносится ли запись, если был просто перевод без смены работодателя?

Да. Делается запись об изменении условий трудового договора: «Переведен на должность [новая должность] с [дата]. Условия оплаты труда: [указать, если меняется]».

Вносится ли запись, если работа была по срочному договору и он просто закончился?

Да. Запись: «Рабочий договор (контракт) прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ».

А если человек уволился, а потом снова приняли на ту же должность?

Это новая запись о приеме. Между ними будет запись об увольнении. В электронной книжке это будут две отдельные записи (эпизоды трудовой деятельности).

Что делать, если запись не была внесена или внесена неправильно?

Это нарушение со стороны работодателя, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

1. Работник вправе потребовать от работодателя внесения корректной записи в письменной форме.
2. Если работодатель отказывается, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
3. В суде можно требовать не только внесения записи, но и восстановления нарушенных прав (например, если из-за неправильной записи возникли проблемы с пенсией).

В 2026 году ответ на вопрос «вносится ли запись в трудовую книжку о том…» почти всегда — ДА. Ключевые изменения:

• Приоритет, электронный формат.
• Для бумажной книжки — закрывающая запись обязательна и блокирует дальнейшее ее ведение.
• Формулировки должны быть точными и соответствовать статьям Трудового кодекса.
• Работодатель несет полную ответственность за своевременность и правильность внесения записей.

Важно: Для получения самой актуальной информации всегда обращайтесь к официальному тексту Порядка ведения и хранения трудовых книжек (поиск на сайте Минтруда России) или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных изменений и практики 2026 года. Дата актуальности информации: май 2026.