На дворе май 2026 года, и вопросы цифровизации кадрового учета перешли из разряда «нововведений» в категорию «стандартной практики». Однако, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для определенной категории сотрудников. В этой статье мы разберем, как правильно вести учет, можно ли отказаться от «электронки» в пользу бумаги и, самое главное, как технически реализовать эти процессы в программах семейства 1С.

Текущая ситуация: Бумажная vs Электронная трудовая в 2026 году

Важно сразу внести ясность: полной отмены бумажных трудовых книжек не произошло. Законодательство РФ (ТК РФ) сохраняет параллельное существование двух форматов, но с четким разделением по категориям работников:

• Сотрудники, впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года: Для них бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется исключительно в электронном виде (сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ).
• Сотрудники, имевшие трудовой стаж до 2021 года: Они сохранили право выбора. Если они подали заявление о ведении трудовой в электронном виде, бумажная выдается им на руки. Если заявления не было, работодатель продолжает вести бумажную книжку параллельно с отправкой данных в СФР.

Можно ли перейти с электронной трудовой обратно на бумажную?
Нет. Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, позволяющей работнику, который ранее выбрал электронную трудовую книжку (подав соответствующее заявление), отказаться от этого выбора и вернуться к бумажному варианту. Смысл закона заключается в постепенном, но необратимом переходе на цифровой формат.

Отмена действий и заявлений в программе 1С:ЗУП

Часто под запросом «отмена 1с» пользователи подразумевают две разные ситуации:
Отмена ошибочно отправленного отчета (ЕФС-1).
Регистрация или аннулирование заявления сотрудника о выборе способа ведения трудовой.

Рассмотрим оба случая подробно.

Как отменить ошибочный отчет ЕФС-1 в 1С

Если вы отправили в Социальный фонд России (СФР) отчет с ошибками (например, неверные данные о приеме или увольнении), просто удалить его нельзя. Необходимо сформировать отменяющую форму.

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите в раздел «Отчетность по страховым взносам».
2. Найдите ранее отправленный отчет ЕФС-1 (Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»). Важно: отчет должен быть помечен как «Принят» или иметь статус, позволяющий корректировку.
3. Используйте кнопку «Создать на основании» или функцию «Корректировка».
4. В открывшемся документе обязательно установите признак «Отмена» (или выберите тип «Отменяющая»). В некоторых версиях 1С:ЗУП это делается путем создания нового документа «Регистрация трудовой деятельности» с признаком отмены.
5. Проверьте, что в отчете заполнены только те поля, которые нужно отменить или исправить, и стоит правильный признак формы.
6. Сформируйте и отправьте отчет в СФР.

Важно: Без использования признака «Отмена» система может расценить новые данные как дублирующие, что приведет к ошибкам протокола проверки.

Регистрация и отмена заявления о выборе способа ведения трудовой

В программах 1С (ЗУП 8, Бухгалтерия предприятия) существует специальный механизм для фиксации выбора сотрудника.

Если сотрудник решил отказаться от бумажной книжки (перейти на ЭТК):

• Сотрудник пишет заявление о переходе на электронную трудовую.
• В 1С перейдите в карточку сотрудника или раздел «Кадровый учет» -> «Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».
• Создайте новый документ, указав дату заявления и выбрав вариант «Электронная».
• На основании этого документа формируется отчет ЕФС-1 (раздел о выборе способа), который необходимо отправить в СФР.
• Бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки с записью о подаче заявления.

Можно ли «отменить» заявление в 1С?
Технически в программе можно изменить или удалить документ заявления, только если оно еще не было отправлено в СФР или если речь идет об исправлении технической ошибки ввода до момента отчетности. Однако, с юридической точки зрения, отменить уже поданное и принятое заявление о переходе на ЭТК нельзя. Поэтому функционал 1С не позволит легитимно «откатить» статус сотрудника обратно на «бумажную» версию, если отчет уже ушел в фонд, так как это противоречит ТК РФ.

Особенности приема на работу в 2026 году

При приеме новых сотрудников в текущем периоде (2026 год) алгоритм действий в 1С следующий:

1. Проверка статуса: Уточните у соискателя, велась ли его трудовая деятельность ранее.
   • Если это первое место работы после : бумажная книжка не заводится. В 1С при приеме на работу в поле «Трудовая книжка» выбираеться статус «Электронная» (по умолчанию для новых).
   • Если стаж есть: запрашиваем бумажную книжку (если она велась) и проверяем, подавал ли сотрудник ранее заявление о переходе на ЭТК.
2. Оформление в 1С:
   • Используйте документ «Прием на работу».
   • Вкладка «Трудовые книжки»: здесь вносятся сведения о бумажном документе (если он есть и ведется) или фиксируется факт ведения только ЭТК.
   • Обязательно заполните поля для кодов ОКЗ и трудовых функций — 1С требует точного соответствия справочникам для корректной выгрузки в ЕФС-1.
3. Отчетность: Не забудьте сформировать и отправить ЕФС-1 (раздел 1.1) в месяце приема сотрудника.

Частые вопросы и нюансы

Нужно ли аннулировать записи в бумажной трудовой?

Аннулирование записей в бумажной трудовой книжке производится только в случае, если запись была внесена ошибочно самим работодателем (например, неверная дата или должность). Если же речь идет о переходе на ЭТК, то в бумажную книжку вносится запись о том, что сотрудник подал заявление о ведении трудовой в электронном виде, и на этом ведение бумажного документа работодателем прекращается. Аннулировать предыдущие верные записи не нужно.

Что делать, если 1С «не видит» справочники?

Программа 1С чувствительна к классификаторам. Для корректной работы с электронными трудовыми регулярно обновляйте классификаторы ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) и справочник должностей. Без актуальных данных выгрузка в СФР может быть заблокирована или содержать ошибки.

В 2026 году процесс ведения трудовых книжек в 1С стал максимально автоматизированным, но требует внимательности бухгалтера. Главное, что нужно помнить:

• Полный отказ от бумажных книжек для всех пока не введен, они сохраняются у «старых» сотрудников, не написавших заявление.
• Обратный переход с электронной трудовой на бумажную законодательно запрещен.
• В 1С для исправления ошибок в отчетности используется механизм «Отменяющей формы» ЕФС-1, а не простое удаление документов.

Грамотная настройка 1С:ЗУП и понимание законодательных ограничений позволят избежать штрафов и обеспечить прозрачный кадровый учет вашей организации.