Трудовая книжка — главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Однако с развитием технологий процесс её ведения претерпел колоссальные изменения. Сегодня понятие «провести трудовую книжку» включает в себя не только внесение записей в бумажный бланк‚ но и работу с электронной системой работодателя и Социального фонда России (СФР). В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно вести‚ оформлять и учитывать трудовые книжки в 2026 году‚ учитывая последние изменения в законодательстве.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
Переход на электронные трудовые книжки начался в 2019 году‚ а с 2020 года бумажные документы для новых сотрудников перестали оформлять в обязательном порядке. К 2026 году ЭТК стала абсолютной нормой. По данным региональных отделений СФР‚ миллионы граждан уже перешли на цифровой формат. Например‚ на Вологодчине ведется более 530 тысяч электронных трудовых книжек‚ в Мордовии ими пользуются 76 тысяч жителей‚ а в Самарской области только в 2026 году к системе подключились более 40 тысяч граждан.
Преимущества ЭТК
- Прозрачность и контроль: С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там отражена.
- Сохранность: Электронный формат исключает риск утери‚ порчи или фальсификации документа.
- Доступность: Выписку из ЭТК можно заказать в любой момент через портал Госуслуг.
- Полноценность данных: Электронный вариант содержит те же сведения‚ что и бумажный‚ но в более структурированном виде.
Бумажная трудовая книжка: правила ведения в 2026 году
Несмотря на массовый переход на электронный формат‚ у многих граждан по-прежнему остаются бумажные трудовые книжки. Член комитета Госдумы по труду‚ социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина разъясняет: если работник не подал заявления о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант параллельно с передачей цифровых данных в СФР.
Новые бланки с 2023 года
Важно помнить: с 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках. Использование старых бланков для новых записей или выдачи дубликатов недопустимо. Работодатель обязан закупать бланки строгой отчетности установленного государственного образца.
Упрощение правил Минтрудом
Министерство труда продолжает совершенствовать нормативную базу. По последним новостям‚ Минтруд планирует изменить правила ведения трудовых книжек‚ исключив из них избыточные требования. Это направлено на снижение бюрократической нагрузки на кадровиков и минимизацию ошибок при заполнении.
Алгоритм: как «провести» трудовую книжку сотрудника
Процесс проведения трудовой книжки зависит от того‚ о каком формате идет речь. Разберем оба варианта.
Работа с бумажной трудовой книжкой
- Прием документа: При трудоустройстве сотрудник предоставляет бумажную трудовую книжку (если он не перешел на ЭТК). Кадровик снимает копию и подшивает документ в личное дело.
- Внесение записи: В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме‚ переводе или увольнении. Запись нумеруется‚ ставится дата‚ указывается основание (приказ) и подписи.
- Учет: Документ регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Хранение: Трудовая хранится в сейфе работодателя до момента увольнения сотрудника.
Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
- Прием на работу: Если сотрудник перешел на ЭТК‚ он предоставляет при трудоустройстве только СНИЛС (или выписку из ЭТК с портала Госуслуг).
- Передача данных в СФР: Работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (о приеме‚ увольнении‚ переводе) направить отчет по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России.
- Проверка статуса: Кадровику важно отслеживать статус отправленной отчетности в системе электронного документооборота (ЭДО)‚ чтобы данные сотрудника успешно отразились в его ЭТК.
Риски и судебная практика: почему важна точность записей
Ошибки в трудовой книжке могут стоить сотруднику пенсии. Показательное судебное дело из украинской практики (где электронные трудовые книжки также внедрены для усовершенствования учета) продемонстрировало: пенсионер мог остаться без пенсии из-за старых‚ некорректно оформленных или нечитаемых записей в бумажных трудовых книжках. Судебные разбирательства по восстановлению стажа, сложный и длительный процесс.
Именно поэтому внедрение ЭТК решает эту проблему: цифровые записи‚ переданные в СФР‚ не могут выцвести‚ быть зачеркнутыми или утерянными. Однако за достоверность передаваемых цифровых данных несет ответственность работодатель.
Резюме
Провести трудовую книжку в 2026 году — это значит обеспечить корректный двойной учет: аккуратно вести бумажный бланк (если того требует статус работника) и своевременно передавать актуальные цифровые данные в Социальный фонд. Переход на ЭТК набирает обороты по всей стране‚ делая процесс учета стажа более прозрачным и безопасным для работника‚ а для работодателя — требуя высокой дисциплины в сдаче электронной отчетности.