Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. С 2025 года в России действует двойная система: электронная трудовая книжка (ЭТК) как обязательная для всех и бумажная — только для тех, кто имел её до 1 января 2021 года. В этой статье подробно разберем, какие документы и инструкции регулируют этот процесс.

Законодательная база и ключевые документы

Ведение трудовых книжек регулируется следующими основными нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66-69).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда России.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (в актуальной редакции, например, Приказ Минтруда от № 588н с изменениями).
• Федеральный закон № 400-ФЗ (об обязательном пенсионном страховании) — определяет роль СФР.
• Постановления Правительства РФ о порядке ведения ЭТК.

Бумажная трудовая книжка: документы и порядок ведения

Кто может вести бумажную книжку?

Бумажный формат сохраняется только для работников, у которых на 31 декабря 2020 года уже была оформлена бумажная трудовая книжка. Новые сотрудники с 2021 года получают только электронную.

Основные документы для работы с бумажной книжкой

• Бланк трудовой книжки — стандартизированный документ установленной формы. Заказывается у типографий, имеющих соответствующую лицензию.
• Заявление работника, о выдаче/получении трудовой книжки (если она была ранее).
• Приказы (распоряжения) о приеме на работу и об увольнении — основание для внесения записей.
• Трудовой договор.
• Паспортные данные работника (для проверки ФИО, даты рождения).

Инструкция по заполнению (ключевые пункты)

Согласно официальной инструкции (КонсультантПлюс):

1. ьный лист заполняется на основании паспорта, диплома (для указания образования) и других документов. Ставится подпись работника и кадровика, печать организации (если есть).
2. Страницы с записями:
   • Вносятся на основании приказов о приеме/увольнении.
   • Указываются: наименование организации, дата заключения/расторжения трудового договора, должность, подразделение.
   • Заверяются подписями: руководителя организации (или уполномоченного лица) и работника (если он присутствует).
   • Ставится печать организации.
3. Исправления и помарки не допускаются. Ошибки корректируются путем зачеркивания (одной чертой) и оставления читаемого текста, с указанием даты исправления и подписями.
4. Снятие с учета при увольнении (запись «Уволен(а) по…») делается в день увольнения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): документы и порядок ведения

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка, это официальный цифровой документ, хранящийся в единой базе данных Социального фонда России (СФР). В ней автоматически формируется история трудовой деятельности: все места работы, должности, даты приема и увольнения.

Документы и действия для работодателя

Работодатель не ведет физическую книжку, а отправляет информацию в СФР. Для этого используются:

• Электронные сведения о трудовой деятельности (СоТ) — форма № СЗВ-ТД (ранее СЗВ-СТАЖ).
• Отчетность в СФР (в рамках ПФР).
• Программное обеспечение для обмена данными с СФР (например, через сервис «Эльба» или аналоги).
• Заявление работника (если он хочет получить выписку на бумаге).

Порядок действий работодателя

1. При приеме на работу:
   • Получить от работника СНИЛС и данные о предыдущих местах работы (если известны).
   • Внести информацию о приеме в программу для отчетности.
   • Отправить сведения в СФР в установленные сроки (обычно до 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема).
2. При увольнении:
   • Внести информацию об увольнении в отчетную программу.
   • Направить сведения в СФР.
3. Исправление ошибок:
   • Если допущена ошибка в сведениях, работодатель подает исправленный отчет в СФР с указанием причины.

Порядок действий работника

Работник может:

• Просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
• Получить выписку из ЭТК:
  • В электронном виде (подписанной УКЭП) через Госуслуги/СФР.
  • На бумажном носителе — по заявлению в СФР (заверяется печатью СФР).
• Запросить исправление ошибок — если в записях есть неточности, нужно обратиться с заявлением в СФР, приложив документы-основания (приказы, трудовой договор).

Сравнительная таблица: Бумажная vs Электронная книжка

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влечет административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Предупреждение или штраф от 5 000 до 50 000 руб. для должностных лиц.
• Штраф от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.
• За невыдачу трудовой книжки при увольнении, штраф от 10 000 до 50 000 руб. (для юрлиц).

Практические советы

1. Работодателю: Автоматизируйте процесс сбора и отправки данных в СФР через сервисы типа «Эльба» или «Контур.Эльба». Это минимизирует ошибки.
2. Работнику: Регулярно проверяйте свою ЭТК на Госуслугах. При смене работы убедитесь, что новый работодатель отправил сведения в СФР в срок.
3. При увольнении: Получите от кадровиков выписку из ЭТК на бумаге (если нужен физический документ) или электронную выписку с УКЭП.
4. Храните бумажную трудовую книжку (если она у вас есть) в надежном месте. Она остается юридически значимым документом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если в моей ЭТК нет записи о прошлой работе?

О: Обратитесь с заявлением в СФР, приложив копии документов, подтверждающих работу (приказы, трудовой договор, wage-листы). СФР запросит сведения у предыдущего работодателя.

В: Можно ли завести новую бумажную трудовую книжку в 2026 году?

О: Нет. Новые бумажные книжки не изготавливаются. Если у человека не было бумажной книжки до 2021 года, для него ведется только электронная.

В: Как подтвердить стаж для пенсии, если у меня только ЭТК?

О: СФР автоматически учитывает все записи в ЭТК при назначении пенсии; Дополнительные документы обычно не требуются. Но на случай споров стоит иметь бумажные копии приказов.

В: Кто отвечает за достоверность записей в ЭТК?

О: Работодатель обязан передавать в СФР достоверные сведения. Если ошибка допущена по вине работодателя, он обязан ее исправить. Если ошибка в данных СФР — обращайтесь в СФР.

С 2026 года электронная трудовая книжка — это основной и обязательный формат учета трудового стажа. Бумажная книжка сохраняется только как исторический документ для ограниченной категории граждан. Ключевые действия для всех участников:

• Работодатель — своевременно и корректно отправлять сведения в СФР.
• Работник — контролировать записи в своей ЭТК через Госуслуги.
• Кадровик — следовать Инструкции по заполнению и правилам обмена данными с СФР.

Все необходимые формы, образцы заявлений и актуальные инструкции можно найти на официальных сайтах Социального фонда России (СФР) и Минтруда России.