В последние годы российское трудовое законодательство претерпело значительные изменения, коснувшиеся одного из главных документов каждого работника — трудовой книжки. Многих волнует вопрос: электронные ли сейчас трудовые книжки или бумажные еще остались? Ответ не так однозначен, как кажется. Давайте разберемся во всех нюансах, законах и терминах.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой документ о трудовой деятельности и стаже работника, который хранится в информационных ресурсах государства. В ней содержится вся ключевая информация о сотруднике:
- Место работы и название организации;
- Должность при приеме на работу;
- Дата приема и увольнения;
- Причина прекращения трудового договора;
- Сведения о переводах и повышениях внутри компании.
Законодательная база: как всё начиналось
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Переход на новый формат был предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Этот закон установил саму возможность ведения информации о трудовой деятельности в цифровом формате (в частности, ст. 66.1 ТК РФ).
- Соответствующие поправки в законы об индивидуальном (персонифицированном) учете и страховых пенсиях.
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны начали предоставлять сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронной форме в контролирующие органы.
Право выбора: бумага или цифра
Переход на ЭТК не был резким и принудительным. Государство предоставило работникам право выбора. В 2020 году работодатели были обязаны:
- До 30 июня 2020 года уведомить в письменной форме каждого сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве;
- Предоставить работникам право написать заявление о выборе формата ведения документа.
До конца 2020 года работники должны были подать работодателю одно из заявлений:
- О сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель продолжал вести документ на бумаге, параллельно передавая сведения в электронном виде.
- О ведении трудовой книжки в электронном виде. В этом случае бумажный бланк выдавался работнику на руки, а в дальнейшем стаж подтверждался только цифровой выпиской.
Все граждане, у которых трудовая книжка уже была или только появилась до конца 2020 года, смогли сохранить ее в традиционном бумажном формате, если подали соответствующее заявление. Если же человек устраивается на свою первую в жизни работу после 1 января 2021 года, то бумажная книжка ему не заводится — сведения о его стаже изначально формируются только в электронном виде.
Миф о «несуществующих» электронных книжках
Интересный факт: в профессиональной среде часто звучит мнение, что электронных трудовых книжек не существует. Как отмечают эксперты (в частности, обсуждалось в январе 2024 года), термин «электронная трудовая книжка» — это неудачный термин, применяемый в быту, который вводит людей в заблуждение.
С юридической точки зрения, ЭТК — это не отдельный файл или документ, который можно «взять в руки» даже виртуально. Это система сведений о трудовой деятельности, которая хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ныне СФР). То есть, у вас нет какой-то отдельной «книжки», есть учетная запись с вашими данными.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Несмотря на терминологические споры, проверить свой цифровой стаж абсолютно реально. Посмотреть электронную книжку можно следующими способами:
- На портале Госуслуг (в личном кабинете);
- В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда (СФР);
- Через мобильные приложения этих ресурсов для смартфонов.
Для получения сведений достаточно иметь подтвержденную учетную запись. Граждане смогут подтверждать сведения о трудовой деятельности наряду с бумажной трудовой книжкой и в электронном виде — они имеют равную юридическую силу.
Обязанности работодателей сегодня
На сегодняшний день кадровый учет в большинстве своем цифровизирован. В соответствии с трудовым законодательством РФ, почти все кадровые документы можно вести в электронной форме. Работодатели обязаны:
- Обеспечивать техническую готовность предоставления информации о периодах трудовой деятельности сотрудников согласно законодательству РФ;
- При принятии на работу нового сотрудника вносить в его электронную трудовую книжку (базу данных) должность и название организации;
- Фиксировать все переводы и повышения внутри компании, а также увольнения, своевременно передавая эти данные в СФР.
Ответ зависит от того, о ком идет речь:
- Для тех, кто начал работать до 2021 года и написал заявление о сохранении бумажного формата, трудовая книжка остается бумажной (хотя электронный дубликат сведений в базе государства также формируется).
- Для тех, кто отказался от бумажного варианта, книжка полностью электронная (выдается бумажная выписка о стаже при необходимости).
- Для тех, кто впервые устраивается на работу с 2021 года — книжка ведется исключительно в электронном виде.
Таким образом, бумажные трудовые книжки все еще существуют, но их эра постепенно завершается. Россия уверенно движется к полному цифровому учету стажа, делая процесс подтверждения трудового опыта более прозрачным, удобным и защищенным от потери или порчи бумажного носителя.