В 2026 году кадровое делопроизводство в России переживает важный этап: завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это существенно меняет подход к оформлению документов для новых сотрудников. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформлять трудовые книжки впервые, кому положена бумажная форма, а кому — электронная, и на какие нюансы обратить внимание специалисту по кадрам.
Электронная или бумажная: что выбрать новичку?
Главное изменение, которое действует в 2025–2026 годах: для работников, поступающих на работу впервые, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Заводить бумажный бланк для новичков больше нельзя.
Если вы принимаете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, алгоритм действий следующий:
- Соберите документы: паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
- Оформите прием: подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приеме на работу.
- Сформируйте ЭТК: данные о трудоустройстве будут переданы в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Бумажная книжка такому сотруднику не выдается.
Что делать с уже имеющимися бумажными книжками?
Обратный переход на бумажную трудовую книжку для тех, кто уже выбрал электронный формат, не предусмотрен. Однако если сотрудник ранее сохранил бумажную трудовую книжку и приносит её на новое место работы, кадровик обязан продолжить её ведение наряду с передачей электронных сведений в СФР.
Также важно помнить: несмотря на ввод трудовых книжек нового образца с 1 января 2023 года, имеющиеся у работодателей бланки старого образца действительны. Их можно использовать без ограничения срока.
Оформление бумажной трудовой книжки нового образца
С 1 января 2023 года в России введены в действие трудовые книжки и вкладыши нового образца. Правительство утвердило новую форму документа, а порядок его ведения и хранения регламентируется Приказом Минтруда от № 320н.
Кому оформляется бумажная книжка в 2026 году?
Бумажная трудовая книжка в 2026 году оформляется только определенным категориям сотрудников, если они уже имели такой документ ранее. Вести документ необходимо с использованием специальных правил, установленных обновленным законодательством.
Заполнение ьного листа и записей
Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2026 году требует строгого соблюдения нового порядка:
- На ьном листе указываются ФИО работника, дата рождения, образование и профессия.
- Сведения о приеме на работу, переводах и увольнении вносятся на основании приказа работодателя.
- При увольнении в книге учета движения трудовых книжек можно ставить отметку «Увольнение», а при переходе сотрудника на ЭТК — «Выбор ЭТК».
Книга учета движения трудовых книжек
Ведение книги учета движения трудовых книжек также претерпело изменения в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. На что обратить внимание:
- Делать в новой графе ссылку на нормативный документ, который разрешает выдачу трудовой книжки, не обязательно. Приказ Минтруда от 320н не обязывает это делать.
- В листе о выдаче трудовых книжек для оформления пенсии можно предусмотреть дополнительные графы, чтобы указать цель выдачи и реквизиты запроса из пенсионного фонда.
Особые случаи оформления
Прием на декретную ставку
Эксперты Роструда в своем телеграм-канале напомнили важное правило: при приеме сотрудника на декретную ставку по срочному трудовому договору необходимо внести запись о приеме в его трудовую книжку. Тот факт, что договор срочный, не лишает работника права на внесение сведений о работе в документ.
Реорганизация компании путем выделения
Эксперты Онлайнинспекции разъяснили порядок оформления трудовых книжек работников при реорганизации компании путём выделения нового юрлица. В таких случаях необходимо внимательно следить за правильностью внесения записей о переименовании или смене работодателя, чтобы не прервать стаж сотрудника.
Как посмотреть и заказать выписку из ЭТК
С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь в первую очередь подтверждается в цифровом формате.
Работники могут посмотреть свою электронную трудовую книжку и заказать выписку несколькими способами:
- Через портал Госуслуг.
- Через личный кабинет на сайте СФР (Социального фонда России).
Работодателю при приеме на работу нового сотрудника достаточно запросить выписку из ЭТК (или форму СТД-Р), чтобы подтвердить его предыдущий стаж.
Резюме
Оформление новых трудовых книжек в 2026 году требует от кадровиков внимательности. Главный тренд, цифровизация. Для новичков заводится исключительно ЭТК, бумажные бланки остаются для тех, кто ранее сделал выбор в их пользу. Старые бланки не аннулируются, а учет выдачи документов упрощен благодаря новым правилам по Приказу № 320н.