С 2021 года в России действует норма‚ согласно которой работодатели (или сами работники) обязаны предоставлять электронные копии страниц трудовых книжек в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Эта мера направлена на упрощение учёта страхового стажа‚ повышение прозрачности трудовых отношений и снижение риска потери оригинальных документов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 62 – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ) – пункт 7 предусматривает возможность сдачи копий трудовых книжек‚ заверенных нотариально либо органами ПФР.
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» – определяет функции ПФР по учёту страхового стажа граждан.
• Законопроект № 14257 (актуален на ) – продлевает сроки оцифровки трудовых книжек до 10 июня 2026 года.

Исторический контекст

Согласно информации из открытых источников:

1. 6 августа 2021 г. – с этого дня и на протяжении пяти лет работодатели или сами работники должны предоставлять электронные копии страниц трудовых книжек в ПФР.
2. 12 января 2015 г. – ранее требовалось привезти оригинал трудовой книжки и незаверенную копию в территориальное отделение ПФР самостоятельно.
3. 8 апреля 2025 г. – появилась возможность отправлять сканированные копии через личный кабинет на портале ПФР или в отделение ПФУ.
4. 7 ноября 2025 г. – уточнено‚ что работодатель имеет право‚ но не обязан передавать сканированные копии трудовых книжек в ПФУ; многие организации всё же делают это добровольно.

Порядок сдачи копий трудовых книжек

Подготовка документа

Сотрудник (или его представитель) должен:

• Сделать качественное сканирование или фото каждой страницы трудовой книжки.
• При необходимости заверить копию нотариально или в органе ПФР (по правилам‚ заверение не обязательно‚ но допускается).
• Сохранить файлы в формате PDF‚ JPEG или PNG.

Способы передачи

• Личный кабинет на портале ПФР – загрузка файлов через раздел «Электронные документы».
• Отделение ПФУ – личное предоставление носителя (USB‑накопитель‚ диск) или распечатки.
• Электронный кабинет страхователя/застрахованного лица – создание записи в системе ПФР напрямую.

Сроки предоставления

Согласно действующему законодательству‚ копии должны быть переданы:

• В течение пяти лет с момента вступления в силу нормы (с по ).
• При увольнении работника – в течение 30 дней с даты расторжения трудового договора.
• При изменении места работы – по запросу нового работодателя или самого сотрудника.

Хранение и доступ к копиям в ПФР

Полученные документы размещаются в единой электронной базе Пенсионного фонда‚ где они:

• Хранятся в защищённом виде (шифрование‚ резервное копирование).
• Доступны только уполномоченным сотрудникам ПФР и самим застрахованным лицам через личный кабинет.
• Могут быть использованы для подтверждения страхового стажа при назначении пенсии‚ пособий по безработице и других социальных выплат.

Важно отметить‚ что в законодательстве прямо не указано обязательное нотариальное заверение копий трудовых книжек при их передаче в ПФР (см. фрагмент: «Однако в законодательстве нигде не сказано о том‚ что копия трудовой книжки в данном случае должна быть удостоверена нотариусом»). Тем не менее‚ многие организации предпочитают заверять документы для дополнительной правовой уверенности.

Преимущества системы электронного хранения

• Снижение риска потери оригиналов – даже если трудовая книжка повреждена или утеряна‚ её копия остаётся в базе ПФР.
• Ускорение оформления пенсии – страховой стаж подтверждается автоматически‚ без необходимости запрашивать документы у работодателя.
• Прозрачность для работника – гражданин может в любой момент проверить‚ какие периоды работы учтены в его личном кабинете.
• Экономия времени и ресурсов – работодатели избавляются от необходимости вести архив бумажных копий и организовывать их передачу вручную.

Ответственность за несоблюдение требований

Непредоставление копий трудовой книжки в установленные сроки может повлечь:

• Предупреждение или штраф для работодателя (в соответствии с КоАП РФ‚ ст. 5.27 – нарушение правил ведения трудовых книжек).
• Затруднения при подтверждении стажа работником‚ что может привести к задержке выплаты пенсии или пособий.
• Возможные претензии со стороны работника к работодателю за ненадлежащее ведение трудовых отношений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять копию нотариусом?

По действующим нормам заверение не является обязательным‚ но допускается. Некоторые работодатели предпочитают нотариальное заверение для дополнительной защиты.

Можно ли передать копию в электронном виде через email?

Официально ПФР принимает документы только через личный кабинет на своём портале или в отделениях. Передача по электронной почте не считается законным способом сдачи.

Что делать‚ если я потерял оригинал трудовой книжки?

В таком случае следует обратиться в последний место работы для получения справки о стаже и‚ при необходимости‚ восстановить трудовую книжку через ПФР‚ предъявив имеющиеся копии и другие подтверждающие документы.

Сколько времени хранятся копии в ПФР?

Копии хранятся бессрочно‚ пока они нужны для подтверждения страхового стажа и назначения выплат. После смерти застрахованного лица документы могут быть переданы наследникам по их запросу.

Система хранения копий трудовых книжек в Пенсионном фонде РФ представляет собой важный элемент модернизации учёта трудовой деятельности граждан. Она обеспечивает надёжное сохранение данных о страховом стаже‚ упрощает взаимодействие между работодателем‚ работником и государством‚ а также снижает бюрократическую нагрузку. Следуя установленным порядкам и срокам‚ как работодатели‚ так и работники могут избежать штрафов и гарантировать своевременное получение всех социальных выплат‚ предусмотренных законодательством.

Информация актуальна на .