Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что правила ведения и оформления документов, подтверждающих стаж, кардинально изменились. В ряде случаев бумажные трудовые книжки больше не оформляются вовсе. В этой статье мы подробно разберем, когда именно работодатель не должен заводить бумажный бланк, как работает электронная система и на что стоит обратить внимание работникам и работодателям.
Главное правило: когда бумажная трудовая книжка не оформляется
Самое важное изменение, которое необходимо знать как сотрудникам, так и кадровикам, касается тех, кто устраивается на работу впервые.
Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку ему не оформляют. Сведения о приёме на работу ведутся исключительно в электронном виде. При приёме на работу такого сотрудника работодатель сразу заводит ЭТК.
Это требование прямо закреплено в законодательстве:
- Часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ;
- Часть 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.
Таким образом, на работников, которые впервые поступают на работу, трудовые книжки на бумажном носителе оформлять не нужно и нельзя.
Завершение переходного периода: что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению ЭТК. Теперь трудовой стаж формируется преимущественно в цифровом пространстве. Бумажные трудовые книжки больше не будут оформляться на новых работников — для них будут создаваться только электронные записи.
Что касается тех сотрудников, которые уже имели бумажную трудовую книжку до 2021 года:
- Если работник ранее подал заявление об отказе от ведения бумажной книжки, работодатель выдал её на руки, и с тех пор сведения вносятся только в электронную базу Социального фонда России (СФР).
- Если сотрудник так и не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (не подал заявление до конца 2020 года), работодатели обязаны заполнять документ в двойном формате: одновременно вести бумажный бланк и передавать электронные сведения в СФР.
Двойной формат ведения
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено только для тех, кто сохранил за собой право на бумажный документ. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге до тех пор, пока работник не решит отказаться от неё.
Особенности дистанционной работы
Отдельное внимание стоит уделить дистанционным работникам. Напомним, что по соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в бумажную книжку. А если удаленный сотрудник устраивается на работу впервые, бумажная трудовая книжка не оформляется в принципе — сразу заводится ЭТК.
Что не указывается в электронной трудовой книжке
Электронный формат имеет свои специфики. Важно понимать, что ЭТК — это не просто скан бумажного документа, а структурированная база данных. Одно из ключевых отличий:
В электронной трудовой книжке не указывается общий стаж работы.
Чтобы узнать свой общий стаж для назначения пенсии или социальных выплат, работнику необходимо заказать выписку из Социального фонда. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель актуальные сведения в СФР и какая информация о их трудовой деятельности хранится в базе.
Предоставление сведений из ЭТК
Существуют нюансы и при запросе данных из базы. Например, НИУ ВШЭ (и другие работодатели/организации, предоставляющие сведения из ЭТК) не предоставляет выписку из электронной трудовой книжки в случае, если на работника продолжает вестись трудовая книжка на бумажном носителе. Как предъявлять такие данные? В этом случае подтверждение стажа идет именно через бумажный вариант.
Утрата или повреждение бумажной трудовой книжки
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или отсутствует по иной причине, закон разрешает принять сотрудника без этого документа.
Однако стоит помнить: по закону оформить сотрудника без трудовой можно только в случае отсутствия у сотрудника трудовой книжки в связи с её утратой или повреждением. В такой ситуации работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (если это не первичное трудоустройство после 2020 года, когда оформляется только ЭТК).
Ответственность работодателя
Многие кадровики задаются вопросом: несет ли работодатель ответственность за задержку выдачи трудовой или несвоевременную передачу электронных данных?
Законодательство предусматривает, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней. Что касается электронных сведений, работодатель освобожден от ответственности, если трудовая книжка не была выдана работнику в срок или электронные сведения о трудовой деятельности не были переданы вовремя по причинам, не зависящим от работодателя (например, технические сбои на стороне оператора связи или СФР). Однако это не освобождает от обязанности в итоге передать корректные данные.
Резюме
Эпоха обязательных бумажных трудовых книжек для новых сотрудников завершилась. Теперь трудовые книжки не оформляются на тех, кто впервые вступает в трудовые отношения — для них формируется исключительно электронная база данных. Бумажный формат остается лишь для тех, кто изъявил желание его сохранить. Это делает процесс учета стажа более прозрачным, но требует внимательности как от работников (необходимо проверять передачу данных в СФР), так и от работодателей (соблюдение сроков и правильность двойного ведения документов для тех, кто не отказался от бумажной версии).