Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работы сотрудника. С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ который изменил правила ведения и хранения трудовой книжки. В статье разберём‚ что такое «устройство по трудовой книжке»‚ как правильно его оформлять‚ какие документы нужны‚ а также как перейти на электронный формат.
Что такое «устройство по трудовой книжке»?
Устройство по трудовой книжке — это запись‚ которую работодатель делает в трудовой книжке сотрудника при приёме на работу‚ переводе‚ повышении квалификации‚ увольнении и других изменениях трудового договора. По статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) каждая такая запись фиксирует:
- дата приёма‚ перевода‚ увольнения;
- название организации и её код (ОКПО);
- должность и вид деятельности;
- сведения о стаже и начислениях;
- основание прекращения трудового договора.
Эти сведения обязательны для всех работников‚ проработавших в организации более 5 дней‚ если это их основное место работы. При совместительстве запись в трудовой книжке не требуется.
Законодательная база
Основные нормативные акты‚ регулирующие устройство по трудовой книжке:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66 и ст. 66.1);
- Федеральный закон от 1 января 2020 г. № 19-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от 12 августа 2025 г. о порядке перехода на ЭТК.
Согласно закону‚ в 2020 г. все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Работники‚ имеющие бумажную трудовую книжку до 31 декабря 2020 г.‚ могут в 2020 г. подать заявление о переходе на ЭТК‚ при этом получив бумажную копию с полной ответственностью за неё.
Как оформить устройство по трудовой книжке?
Приём на работу
При приёме нового сотрудника работодатель оформляет трудовой договор‚ выписывает приказ о приёме и делает запись в трудовой книжке. Для этого нужны:
- паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН;
- документы об образовании (если требуется);
- Свидетельство о воинском учёте (для мужчин 18‑35 лет);
- документ о предыдущем трудоустройстве (если есть).
Если работник впервые выходит на рынок труда‚ бумажную трудовую книжку заводить не нужно – достаточно оформить только электронную.
Перевод и повышение
При переводе сотрудника на другую должность или в другую организацию работодатель вносит запись о переводе‚ указывая дату‚ новую должность и код организации. При повышении квалификации также фиксируется новая должность и начисления.
Увольнение
При увольнении работодатель делает запись о прекращении трудового договора‚ указывая причину (выход на пенсию‚ сокращение‚ согласованное увольнение и т.д.) и дату. Важно‚ чтобы запись была сделана в течение 5 рабочих дней с момента увольнения.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Как оформить ЭТК
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Создать учетную запись на портале Госуслуг (если её ещё нет);
- Подать заявление о переходе на ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
- Получить подтверждение о регистрации ЭТК и начать вносить сведения в электронный формат.
После перехода все дальнейшие записи (приём‚ перевод‚ увольнение) ведутся только в электронном виде. Бумажная копия может быть выдана по запросу‚ но она не является обязательной.
Как посмотреть данные ЭТК
Сведения из ЭТК можно получить через:
- Личный кабинет на сайте ПФР;
- Портал Госуслуг (раздел «Электронная трудовая книжка»);
- Служба «Справка о трудовой деятельности» (выдача выписки).
Полученные сведения можно распечатать‚ сохранить на носителе информации или отправить по e‑mail.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
- Плюсы:
- Удобство доступа 24/7;
- Сокращение бумажных формальностей;
- Быстрый обмен данными с ПФР;
- Низкие затраты на хранение и транспортировку;
- Меньше риска утраты или порчи документа.
- Минусы:
- Необходимость наличия интернет‑связи;
- Требуется обучение персонала;
- Возможные технические сбои;
- Ограничения для тех‚ кто не пользуется цифровыми сервисами.
Как получить выписку из ЭТК
Для получения выписки из электронного реестра работник может:
- Подать запрос через портал Госуслуг (раздел «Справка о трудовой деятельности»);
- Обратиться в отдел кадров работодателя‚ который оформит запрос в ПФР;
- Получить электронную копию в формате PDF.
Выписка содержит все записи‚ сделанные в ЭТК‚ и может быть использована при переходе на новое место работы‚ при оформлении пенсии и т.д.
Что делать‚ если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки и запись об этом внесена в документ‚ при приёме на новое место работы нельзя продолжать вести бумажную книжку. Все дальнейшие записи должны быть сделаны в электронном формате.
- С 2020 г. все трудовые книжки ведутся в электронном виде‚ но бумажная копия доступна по запросу;
- При приёме‚ переводе и увольнении обязательно оформлять запись в трудовой книжке (или в ЭТК);
- Для перехода на ЭТК необходимо создать аккаунт на портале Госуслуг и подать заявление в ПФР;
- Проверяйте наличие всех необходимых документов (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ документы об образовании);
- Используйте электронную справку о трудовой деятельности для подтверждения стажа при смене работы.
Официальное устройство по трудовой книжке — это не просто бумажный формальностью‚ а важный элемент правовой защиты и социального обеспечения каждого работника. Соблюдение всех требований законодательства поможет избежать конфликтов с работодателем и обеспечит доступ к социальным гарантиям в будущем.